Projektmanagement: Welche Methode ist die richtige?

Die individuelle Auswahl einer passenden Methode für jedes neue Projekt ist unerlässlich. Mit unserem Leitfaden zur Bewertung von Projektmanagement-Methoden stellen Sie sicher, dass Sie die perfekte Lösung für jedes Ihrer Projekte ermitteln können. [...]

Die Wahl der richtigen Projektmanagement–Methode für Ihr Team ist der erste Schritt zum Erfolg.

Doch bei so vielen verschiedenen – und in einigen Fällen sich überschneidenden – Ansätzen zur Bewältigung der Komplexität eines gegebenen Projekts, wie sollen Sie da wissen, welche Projektmanagement-Methode für Sie am geeignetsten ist?

Projektmanager können Ihr Unternehmen dabei unterstützen, anstehende Projekte effektiver und effizienter zu gestalten und zugleich damit verbundene Risiken minimieren. Dies erfordert allerdings um einiges mehr, als bloß die Prioritäten in der Organisation zu erkennen. Sie müssen ein tieferes Verständnis dafür haben, auf welche Weise eine Methode die größten Auswirkungen auf ihr Projekt haben kann – und wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass eben diese Methode jeden Erfolg des Projekts zunichtemacht.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die gängigsten Projektmanagement–Methoden (PMMs) vor, die in der Praxis am häufigsten zur Anwendung kommen, und zeigen Ihnen, wie Sie beurteilen können, welche dieser Methoden für Ihr Projekt und Ihr Unternehmen am geeignetsten ist. Einmal umgesetzt, kann und sollte der Prozess zur Bewertung und Auswahl der richtigen Projektmanagement–Methode dokumentiert und wiederholt werden, damit Sie in Zukunft weniger Zeit darauf verwenden müssen, Ihre Projekte zu strukturieren und zu verwalten, und sich besser darauf konzentrieren können, Projektziele zu erreichen und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Die beliebtesten Projektmanagement-Methoden

Wasserfall: Die Wasserfall-Methode ist seit Jahren ein wesentlicher Bestandteil jeder Projektmanagement-Methodik. Sie ist von Grund auf sequenziell konzipiert und wird in vielen unterschiedlichen Branchen verwendet; davon am häufigsten in der Softwareentwicklung. Dabei umfasst sie insgesamt 5 statische Phasen – Anforderungen, Entwurf, Implementierung, Überprüfung und Wartung –, die in einer spezifischen Reihenfolge ausgeführt werden. Die Wasserfall-Methode ermöglicht eine bessere Kontrolle innerhalb der jeweiligen Phasen, kann jedoch auch äußerst unflexibel sein, sollte sich der Umfang eines Projekts ändern, nachdem es bereits begonnen hat. Diese Methode bietet eine intensiviere Planungsphase, die die Chancen erhöhen soll, alle Projektanforderungen bereits im Voraus so umfangreich wie möglich zu erfassen und den Verlust wichtiger Informationen und Voraussetzungen in der Anfangsphase zu reduzieren.

Agil: Agiles Projektmanagement verfolgt einen ganz anderen Ansatz. Diese Methode wurde ursprünglich für Projekte entwickelt, die große Flexibilität und Geschwindigkeit erfordern. Um dies zu erreichen, besteht die Methode des agilen Projektmanagements aus kurzen Lieferzyklen, die auch „Sprints“ genannt werden. Agiles Projektmanagement eignet sich am besten für Projekte, die weniger Kontrolle und Echtzeitkommunikation innerhalb selbstmotivierter Team-Zusammenstellungen erfordern. Als PMM ist die agile Methode hochgradig interaktiv und ermöglicht schnelle Anpassungen, auch während eines Projekts. Sie wird häufig bei Softwareentwicklungsprojekten verwendet, da sie Probleme wesentlich schneller erkennt und Änderungen frühzeitig in Entwicklungsprozess mitaufnehmen kann, statt warten zu müssen, bis alle Tests abgeschlossen sind. Agiles Projektmanagement bietet wiederholbare Prozesse, reduzierte Risiken, eine sofortige Möglichkeit für Feedback, schnellere Bearbeitungsmöglichkeiten und eine reduzierte Komplexität in der Vorgehensweise.

Hybrid: Während viele Entwicklerteams entweder den Wasserfall oder die agile PMM bevorzugen, können die Vorteile beider Ansätze definitiv für eine hybride Projektmanagement–Methode sprechen: In diesem Fall würde die Planungs- und Bedarfs-Phase mithilfe des Wasserfall-Ansatzes durchgeführt werden, während das Design, die Entwicklung, die Implementierung und die Evaluation der agilen Methodik folgen.

Critical-Path-Projektmanagement: Die Critical-Path-Methode (CPM) – oder zu Deutsch: die Methode des kritischen Pfads – ist eine Schritt-für-Schritt-Methode, die hauptsächlich für Projekte mit voneinander abhängenden Vorgängen verwendet wird. Sie enthält eine Liste von Vorgängen und verwendet eine sogenannte Work-Break-Struktur (WBS), eine abzuhandelnde Zeitleiste sowie Abhängigkeiten, Meilensteine und (Zwischen-)Ergebnisse zur Strukturierung. Sie definiert kritische und unkritische Vorgänge, indem die „längste“ (auf dem kritischen Pfad) und die „kürzeste“ (Gleit-)Zeit berechnet wird, in der die notwendigen Aufgaben abgeschlossen werden können, um zu bestimmen, welche Vorgänge kritisch sind und welche nicht.

Critical-Chain-Projektmanagement: Critical-Chain-Project-Management (CCPM) – oder auch Critical-Chain-Multiprojektmanagement – unterscheidet sich von der CPM vor allem dadurch, dass es sich auf die Verwendung von Ressourcen innerhalb eines Projekts statt auf die Projektvorgänge selbst konzentriert. Um potenziellen Problemen mit den Ressourcen vorzubeugen, sind bei dieser Methode Puffer integriert, die sicherstellen sollen, dass Projekte pünktlich sind und die Sicherheit in keiner Weise beeinträchtigt wird.

Six Sigma: Six Sigma wurde ursprünglich von Motorola entwickelt, um jegliche Form der Verschwendung zu vermeiden und Prozesse sowie deren Gewinne grundlegend zu verbessern. Es handelt sich um eine datengesteuerte Methode, die aus drei Schlüsselkomponenten besteht: DMAIC (define, measure, analyze, improve, control), DMADV (define, measure, analyze, design and verify) und DFSS (Design for Six Sigma). DFSS kann dabei die zuerst genannten Optionen sowie andere – bspw. IDOV (identify, design, optimize, verify) – enthalten. Als Methode ist Six Sigma immer wieder Zentrum einer Debatte in der Projektmanagement-Community.

Scrum: Benannt nach einem Begriff aus dem Rugby (scrum = Gedränge) ist Scrum ein Teil des agilen Frameworks und von interaktiver Natur. „Scrum-Sitzungen“ oder „30-Tage-Sprints“ werden bei dieser Methode verwendet, um priorisierte Aufgaben zu bestimmen. Dabei wird ein sogenannter „Scrum Master“ statt eines Projektmanagers eingesetzt, um die Vorgänge zu erleichtern. Es werden kleinere Teams zusammengestellt, die sich eigenständig auf bestimmte Aufgaben konzentrieren. Anschließend treffen Sie sich mit dem Scrum Master, um ihren Fortschritt und ihre Ergebnisse bewerten zu lassen und nicht gelöste Aufgaben neu zu priorisieren.

Andere PMMs: Zusätzlich zu den oben genannten Projektmanagement–Methoden gibt es noch andere PMMs zu berücksichtigen, darunter die Ereignisgesteuerte Prozesskette, Feature Driven Development (FDD), die Dynamic System Development Methode (DSDM), Adaptive Software Development, den Rational Unified Prozess (RUP), Lean-Development (LD), Prince2 und viele andere.

Wichtig ist, dass keine Einzellösung gibt, die auf alle möglichen Fälle anwendbar ist, auch nicht innerhalb desselben Unternehmens. Erfahrungen im Projektmanagement können für die individuelle Auswahl der richtigen Methode ausschlaggebend sein – das Wissen eines Projektmanagers über die Vor- und Nachteile der einzelnen Methoden kann dabei helfen, Projekte so erfolgreich zu steuern, dass sie das Potenzial für Stakeholder maximieren können.

Wie man Projektmanagement-Methoden effektiv evaluiert

Der Prozess, der erforderlich ist, um die richtige Projektmanagement-Methodik für neue Projekte zu bewerten, zu dokumentieren und auszuwählen, ist zwar zunächst sehr detailliert, zeitraubend und komplex, am Ende aber jede Mühe wert (vorausgesetzt, es wurde die am besten geeignete PMM ausgewählt).

Das amerikanische Project Management Institute (PMI) hat zu diesem Zweck einen weltweit anerkannten Standard namens Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) entwickelt, der Unternehmen dabei helfen soll, Möglichkeiten des Projektmanagements zu erkennen, zu messen und zu verbessern und PM–Prozesse zu standardisieren. Dieser Vorgang trägt dazu bei, bereits erfolgreiche Projektergebnisse weiter zu festigen, die bestmöglichen Praktiken zu bestimmen und die Verbindung zwischen strategischer Ausführung und Planung zu stärken. OPM3 konzentriert sich dabei auf die gesamte strategische Effektivität des Unternehmens und bezieht das gesamte Projekt-, Programm- und Portfolio-Management mit ein. 2013 wurde OPM3 vom American National Standards Institute (ANSI) als American National Standard anerkannt.

Im Rahmen seines Praxisleitfadens „Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide“ diskutiert das PMI unter anderem High-Level-Prozesse zur Anpassung von PMMs, die Unternehmen sorgfältig evaluieren und verwenden sollten, um zu bestimmen, welche Methodologien für welche Projekte funktionieren. Die dabei getroffenen Entscheidungen sollten auch auf den Faktoren basieren, die im PMI Methodology Tailoring Process genannt werden, um den strategischen Nutzen zu maximieren.

Vorteile des organisatorischen Projektmanagements

Für Ihr Unternehmen kann es durchaus sinnvoll sein, OPM3 zu übernehmen, da es vor allem darauf ausgelegt ist, eine strategisch erfolgreiche Ausrichtung zu erreichen – und erfolgreiche Projektergebnisse hängen stark von einer solchen Ausrichtung ab.
Aufgrund der verschiedenen Stärken und Schwächen einzelner PMMs sollten Unternehmen mehrere Projektmanagement–Methoden in Betracht ziehen, basierend auf dem einzigartigen Charakter ihres jeweiligen Projekts, ihrer Organisationsform und ihrer Projektziele.
In jedem Fall sollten Unternehmen standardisierte „Best Practices“ entwickeln, die bei Bedarf verfeinert werden können, sollten sich Faktoren ihres Projekts – oder zukünftiger Projekte, auf die diese angewendet werden sollen – ändern. Dabei geht es vor allem darum, herauszufinden, wie ein spezifisches Projekt mit den unternehmensweiten Zielen in Einklang steht. Sobald potenzielle Erfolgs- oder Fehlerkriterien ausfindig gemacht wurden, ist es einfacher, die am besten geeignete Methode (oder Methoden) zu finden, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, das gewünschte Geschäftsergebnis so effektiv und effizient wie möglich umzusetzen.

Wichtige Überlegungen bei der Auswahl einer Projektmanagement-Methode

Für die Auswahl der richtigen Methode sind hier nur ein paar Beispiele der vielen unterschiedlichen Faktoren aufgezählt, die während des Prozesses sorgfältig berücksichtigt werden sollten:

• Organisatorisch strategische Ziele und Grundwerte
• Wichtige geschäftliche Faktoren
• Einschränkungen
• Interessengruppen
• Risiken
• Komplexität
• Projektgröße und Kosten

Ein Prozess zur Bewertung der richtigen Projektmanagement-Methodik

Sobald diese Bewertungskriterien in Ihre Entscheidung einbezogen wurden, sollten Sie einen Prozess entwickeln, mit dem sich die besten PMM-Optionen für Ihr spezifisches Projekt identifizieren lassen. Dieser sollte dann von Zeit zu Zeit überarbeitet und modifiziert werden, um mit den sich entwickelnden Bedürfnissen Ihres Unternehmens und denen Ihrer Interessengruppen Schritt halten zu können.

Hier ein paar allgemeine Schritte:

1. Bestimmen Sie die Projekttreiber, indem Sie die primären Ziele und Prioritäten Ihres Projekts festlegen und gegeneinander abwiegen.
2. Nachdem Sie Ihre Projekttreiber, Anforderungen und Ziele bestimmt haben, bestimmen Sie alle Kriterien, die eine dazu passenden Methodik beeinflussen könnten und umgekehrt.
3. Bestimmen Sie alle verfügbaren / möglichen Methoden, die für das jeweilige Projekt am relevantesten sind.
4. Nehmen Sie sich Zeit, jede PMM in Bezug auf das Projekt zu vergleichen und anderen gegenüberzustellen.
5. Überlegen Sie, welche Methode die besten Ergebnisse liefern und das geringste Risiko bieten könnte.
6. Holen Sie sich Feedback und Buy-In.
7. Dokumentieren Sie die gewählte Methodik und das Grundprinzip.
8. Implementieren Sie die Methodik.
9. Überwachen und ändern Sie sie nach Bedarf.

Welche Faktoren sollten in die Bewertung miteinbezogen werden?

In der Organisationsentwicklung und bei der Umsetzung von Projekten sollte diese Liste relevanter Bewertungskriterien unbedingt miteinbezogen werden. Ebenso wie bei der Auswahl der geeigneten Methodik. Obwohl die größten Risikofaktoren oftmals in den organisatorischen Fähigkeiten und der Bereitschaft begründet liegen, können auch alle anderen oben genannten Kriterien erhebliche Probleme verursachen, sollten sie gegen wichtige Projektanforderungen verstoßen.

Wie bereits erwähnt, sind PMMs definitiv keine Einheitsgröße, auch nicht innerhalb des gleichen Unternehmens, Projekttyps oder in der gleichen Industrie. In der einen Situation kann eine spezifische Methodik am besten funktionieren, und in der anderen kann es geeigneter sein, eine ganz andere Projektmanagement–Methode oder vielleicht sogar einen hybriden Ansatz zu verwenden. Es ist unwahrscheinlich, dass dieselbe Methode bei allen Projekten in derselben Organisation immer gleich gut funktioniert. Eine bewährte Methode ist die Entwicklung und Umsetzung eines gestrafften Methodology Assessment Process (MAP) bzw. eines Methodenbewertungsverfahrens, um den individuell-besten Ansatz für jedes Projekt zu ermitteln. Doch denken Sie daran, dass auch dieser Prozess eine Neubewertung und diverse Änderungen erfordert, wenn sich die geschäftlichen Faktoren ändern.

*Moira Alexander ist Autorin bei LEAD or LAG: Linking Strategic Project Management & Thought Leadership und Gründerin der Lead-Her-Ship Group.