Schlankere HR-Prozesse dank digitaler Akte

Moderne, leicht zu bedienende IT-Lösungen wie etwa eine digitale Personal- und Arbeitgeberakte können HR-Verantwortlichen ihre tägliche Routinearbeit wesentlich erleichtern. So werden Kapazitäten frei, die sich dafür nutzen lassen, qualifiziertes Personal zu finden und zu halten – eine immer anspruchsvoller werdende Aufgabe. [...]

Die Anforderungen an die Human Resources-Abteilung sind heute komplexer denn je. Ihre Aufgaben umfassen ein breites Spektrum, von der Lohnbuchhaltung über Recruiting, Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung bis hin zu Themen wie Employer Branding und Talent Management. Viele Unternehmen spüren bereits den Fachkräftemangel: Sie müssen länger nach geeignetem Nachwuchs suchen und mehr dafür tun, ihn zu halten. Insbesondere in den Branchen, in denen sich die Wertschöpfung hauptsächlich aus dem Humankapital – dem Wissen und den Fähigkeiten der Mitarbeiter – speist, wächst somit die Verantwortung der Personalabteilung. Umso wichtiger ist es, dass HR-Verantwortliche in die Lage versetzt werden, diese Herausforderung zu meistern. Administrative HR-Prozesse gilt es daher mit passenden Software-Tools so zu gestalten, dass die Mitarbeiter sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. Insbesondere dokumentenbasierte Vorgänge müssen durch Digitalisierung so optimiert werden, dass HR-Mitarbeiter von einer Zeiteinsparung profitieren.

PERSONALAKTEN-LÖSUNG ERGÄNZT SAP HCM

Viele mittelständische und große Unternehmen nutzen für ihre HR-Prozesse das SAP HCM Modul. Mit Hilfe eines angebundenen Archivsystems lassen sich damit auch Dokumente erfassen und archivieren, doch um das Aufgabenspektrum von Personalverantwortlichen komplett abzudecken, fehlen gewisse Funktionalitäten, wie etwa das Anlegen von Terminen zu Akten und Dokumenten inkl. Erinnerungsfunktion per E-Mail. Auch hinsichtlich komfortabler Dokumentensuche und verschiedenartiger Zugriffsmöglichkeiten lässt sich das SAP HCM sinnvoll ergänzen – und zwar durch eine elektronisch angebundene Personalakten-Lösung, entweder On-Premise oder in der Cloud. Diese stellt viele Zusatzfunktionen wie etwa Terminkontrolle und Wiedervorlage bereit, vereinfacht mittels einer aktenübergreifenden Volltextsuche Recherchearbeiten erheblich und sorgt nicht zuletzt durch die zeitlich begrenzte Möglichkeit einer Akteneinsicht durch Dritte für beschleunigte Abläufe. Die Einführung einer externen digitalen Aktenlösung, die per Schnittstelle an das SAP-Modul angebunden wird, ist somit ein möglicher Weg, die Personalverwaltung einfacher und produktiver zu gestalten. Der Vorteil: In der digitalen Personalakte sind sämtliche Dokumente zu einem Mitarbeiter jederzeit an zentraler Stelle verfügbar – in elektronischer Form, sodass die Koexistenz von digitalen Dateien und Papierdokumenten, wie sie derzeit noch in vielen Unternehmen üblich ist, entfällt.

DATENSCHUTZ UND VERFÜGBARKEIT

Aufgrund der höheren Beweiskraft von Papierdokumenten vor Gericht ist es sinnvoll, juristisch relevante Unterlagen in einem Ordnerarchiv aufzubewahren. Im Tagesbetrieb hat es jedoch zahlreiche Vorteile, wenn die HR-Abteilung gänzlich ohne Papierakten auskommt. Schließlich können diese ganz oder in Teilen verloren gehen, unbeaufsichtigt herumliegen, wegen verteilter Standorte nicht zugänglich und aufgrund daraus resultierender Schattenakten unvollständig sein. Eine digitale Verwaltung der sensiblen Personaldokumente gewährleistet hingegen, dass der Datenschutz stets eingehalten wird. Ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept sorgt dafür, dass nur befugte Personen auf die verschiedenen Daten und Dokumente zugreifen können. Umgekehrt sind diese für die berechtigten Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zugänglich, selbst wenn mehrere Personen gleichzeitig auf die elektronische Akte zugreifen. Somit leistet eine vollständige Digitalisierung der Personalprozesse nicht zuletzt einen entscheidenden Beitrag zur Einhaltung der Compliance.

DOKUMENTE AUSSERHALB DER PERSONALAKTE

Allein mit einer digitalen Personalakte lassen sich jedoch noch nicht alle Dokumentenmanagement-Vorgänge abdecken: In jeder Personalabteilung werden auch Dokumente ohne eindeutigen Personenbezug aufbewahrt. Diese Dokumente gehören entweder aufgrund ihres Inhalts nicht in eine Personalakte, oder sie lassen sich keiner bestimmten Personalakte zuordnen. Zum einen sind dies regelmäßig anfallende Beleglisten wie etwa Lohnjournale, in denen alle Gehaltsaufwendungen pro Monat bzw. Jahr aufgeführt sind, oder Zahlungslisten für Lohnsteuer- und Krankenkassenbeiträge. Zum anderen fallen darunter Dokumente allgemeiner Art, die keine konkrete Person betreffen oder aber gleich mehrere. Beispiele sind Beitragsbescheide (z. B. für die jährlichen Beiträge, die Arbeitgeber an Berufsgenossenschaften zahlen), Korrespondenz mit Arbeitsagenturen (etwa bezüglich vom Arbeitgeber bereitgestellter Ausbildungsplätze), Personalstatistiken und Prämienvorschlagslisten (wenn etwa eine Führungskraft drei Mitarbeiter für eine Bonuszahlung vorschlägt, von denen nur einer die Prämie erhält). Schließlich gibt es auch Dokumente mit eindeutigem Personenbezug, die nicht in der Personalakte aufbewahrt werden dürfen. So sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Mitarbeitern, die wegen einer bestimmten Erkrankung mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres arbeitsunfähig sind, ein sogenanntes Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. Im Zusammenhang eines BEM darf z.B. nur in die Personalakte aufgenommen werden, ob es dem Mitarbeiter angeboten wurde, ob dieser zugestimmt hat etc. Dokumente, die sensible Informationen zum Gesundheitszustand der betroffenen Person enthalten, wie etwa ärztliche Gutachten oder Stellungnahmen des Rehaträgers, haben in der Personalakte jedoch nichts zu suchen.

ARBEITGEBERAKTE ALS ZUSÄTZLICHES MODUL

Um sämtliche Personaldokumente zeiteffizient und Compliance-konform verwalten zu können, sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Enterprise Content Management-(ECM)-Lösung für die HR-Abteilung darauf achten, dass diese nicht nur die digitale Verwaltung von Personalakten ermöglicht, sondern sämtliche HR-relevanten Dokumente in einer digitalen Arbeitgeberakte erfasst. Diese sollte sauber von den Personalakten getrennt werden können. Das Arbeitgeberakten-Modul muss ebenso übersichtlich und strukturiert aufgebaut sein wie eine digitale Personalakte, und die Möglichkeit bieten, Prozesse zu automatisieren. Sinnvoll ist z.B. eine Ablagesystematik, in der Beleglisten (Lohnjournale, Zahlungslisten) und sonstige Dokumente getrennt voneinander erfasst werden können. Da erstere oft sehr umfangreich sind und daher von externen Dienstleistern ohnehin nur elektronisch geliefert werden, können sie fast vollständig automatisiert in die Arbeitgeberakte überführt bzw. geladen werden. Bei der Ablage der sonstigen Dokumente sollte es möglich sein, Verbindungen zu Geschäftspartnern und Mitarbeitern herzustellen, sodass sich Dokumente über unterschiedliche Suchbegriffe und -wege auffinden lassen.

EFFIZIENTE SUCHFUNKTIONALITÄT

Neben einem intuitiven Aufbau der Aktenlösung, der jedem Benutzer ein schnelles Zurechtfinden ermöglicht, ist auch eine leistungsfähige Reporting-Funktion unabdingbar. Diese erlaubt es, durch Abfragen nach bestimmten Kriterien schnell und einfach Übersichten zu generieren, sei es nach Dokumentart, Geschäftspartner oder Mitarbeiter. So sollte es beispielsweise möglich sein, mit wenigen Klicks eine Übersicht über die Beitragsbescheide des Pensionssicherungsvereins der letzten fünf Jahre zu erstellen. Voraussetzung dafür ist, dass ein Benutzer ein Dokument beim Ablegen entsprechend klassifizieren kann: Durch Zuordnung zu Mitarbeitern und Geschäftspartnern ist der Bezug des Dokuments sofort ersichtlich und für die Gliederungsfunktion zugänglich. Für das schnelle Auffinden von Dokumenten darf natürlich auch eine Volltextsuche nicht fehlen; hierfür benötigt die Lösung eine integrierte Texterkennung. Mit diesen Funktionalitäten kann sich jeder Benutzer innerhalb von Sekunden einen Überblick über die gerade benötigten Dokumente verschaffen – und die frei gewordene Zeit für andere Aufgaben nutzen.

* Matthias Edel ist Senior Consultant ECM Products bei der forcont business technology gmbh.