SharePoint als Basis für eine digitale Personalakte

Wie alle anderen Unternehmensbereiche, stehen heute auch Personalabteilungen vor der Herausforderung, ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe möglichst effizient zu gestalten. Dazu zählen die üblichen administrativen Aufgaben und das Wissensmanagement, also Dokumentation, Verteilung und Zur-Verfügung-Stellen von Wissen. Gerade für Unternehmen mittlerer Größe bringt Microsofts SharePoint als Grundlage für eine digitale Personalakte einige Vorteile mit sich. [...]

COLLABORATION UND WISSENSMANAGEMENT
Die Personalabteilung profitiert vom Einsatz der Digitalen Personalakte in Form von effizienteren, medienbruchfreien Prozessen und eines schnellen Zugriffs auf stets aktuelle Daten. Doch SharePoint-basierte Lösungen bieten eine weitere wertvolle Funktion, die zunehmend die Geschwindigkeit und Qualität von Geschäftsprozessen beeinflusst: die Collaboration. Für die Personalabteilung bedeutet dies beispielweise die Zusammenarbeit mit dem Fachbereich, der Personal- oder Fortbildungsbedarf anmeldet; oder mit der Unternehmensführung, die eine Personalpolitik mit abgeleiteter Strategie vorgibt. Nicht zuletzt zählt dazu auch das Bewerbermanagement – Interessenten finden den Weg zu einem Unternehmen immer häufiger über digitale Anzeigen und Social-Media-Plattformen. Auch hier bietet SharePoint die Features, die erforderlich sind, um diese Kanäle zu integrieren.
Bei der wichtigen Aufgabe, das Wissen im Unternehmen zu dokumentieren und an die richtigen Mitarbeiter zu verteilen, sind Ansätze mit dedizierten Applikationen immer wieder gescheitert. Die Gründe hierfür sind die häufig mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter, ausgelöst beispielsweise durch unbekannte Benutzeroberflächen, wenig intuitive Handhabung oder unkomfortable Log-In-Anforderungen. Mit SharePoint als integrierter Plattform lassen sich diese Hürden einfach überwinden. Durch die hohe Integration von MS Office und anderer Elemente wie Wikis, Blogs und Teamsites erreichen Personalabteilungen ihre Zielgruppen ohne hemmende Einstiegshürden.
Das macht sich insbesondere im Bereich der Fort- und Weiterbildung positiv bemerkbar. Denn nicht immer sind externe Veranstaltungen hier zielführend – das vorgegebene Timing und die Kursgeschwindigkeit orientieren sich häufig nicht an den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen der Teilnehmer. Dennoch ist die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter wichtig. Zum einen für das Unternehmen selbst, um durch gut ausgebildete Mitarbeiter die eigenen Ansprüche an Qualität und Innovationsfähigkeit zu realisieren. Zum anderen lassen sich durch entsprechende Maßnahmen auch die Mitarbeiter halten, die konkrete Vorstellungen an eine berufliche Weiterentwicklung haben. Um diesen Bedarf zu decken, setzen inzwischen viele Unternehmen E-Learning-Modelle ein, bei denen jeder Teilnehmer selbst Lernzeitpunkt und -geschwindigkeit bestimmt. Ein erfahrener Dienstleister kann derartige E-Learning-Angebote nahtlos in die SharePoint-basierte Personalakte integrieren. So entsteht ein intelligentes, transparentes und jederzeit nachvollziehbares Zusammenspiel zwischen dem Anlass für Fortbildungsmaßnahmen, der Messung der Ergebnisse und der abschließenden Auswertung.
* Dr. Michael Bark ist Redakteur des deutschen TecChannel.