So bewahren Sie elektronische Dokumente sicher auf

Sensible Daten in Form von elektronischen Dokumenten wie Word-, Excel-Dateien, PDFs und Präsentationen sind im Vergleich zu den Papierpendants nicht so einfach sicher aufzubewahren. Wir erörtern, wie Sie solche Dokumente vor unbefugten Zugriffen schützen. [...]

Die auf vertrauliche Dokumente gestempelte Warnung „Streng geheim“, war Jahrzehnte lang etwas für Spionagethriller. Die Sicherung solcher Dokumente war für gewöhnlich relativ einfach: Sie wurden unter Verschluss gehalten, verborgen vor neugierigen Blicken. Doch elektronische Dateien wie Word-Dokumente, PDFs, Tabellenkalkulationen und Präsentationen sind nicht so einfach zu sichern.

Heutzutage sind sie der Lebensnerv der meisten Unternehmen und werden ohne weiteres mit Kollegen, Partnern und Kunden geteilt. Check Points neuestem Security Report zufolge werden im Durchschnitt alle 49 Sekunden sensible Daten aus dem Unternehmen gesendet. Des Weiteren verwenden 85 Prozent der Unternehmen Dropbox für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Fest steht aber: Sobald ein Dokument ein Unternehmensnetzwerk verlässt, gibt es normalerweise keinen Überblick oder keine Kontrolle mehr darüber, wie es geteilt wird oder wer Zugriff darauf hat.

Auf diesem Wege werden allerdings die Inhalte der Dokumente, vor allem aber auch die Unternehmen selbst in Gefahr gebracht. Ein Paradebeispiel hierfür ist der jüngste Sony Pictures-Hack, bei dem Cyber-Kriminelle eine Fülle an persönlichen Informationen über Angestellte sowie private Korrespondenz über mehrere sehr bekannte Dritte stahlen und veröffentlichten.

DOKUMENTE RICHTIG SCHÜTZEN
Ob vertrauliche Informationen des Unternehmens, Mitarbeiterdaten oder anderes sensibles Material – Hauptproblem ist, dass die Sicherung der Inhalte von Geschäftsdokumenten für die Mitarbeiter, die sie erstellen, normalerweise keine Priorität hat. Hingegen wird angenommen, dass die Dokumente innerhalb der Sicherheitsinfrastruktur des Unternehmensnetzwerks sicher bleiben und dass kein unabsichtlicher Versand an unautorisierte Personen erfolgt oder die Dokumente mit diesen geteilt werden. Jedoch hat sich in den letzten zehn Jahren wiederholt gezeigt, dass ungeschützte Dokumente infolge zufälliger oder böswilliger Aktivitäten in die falschen Hände fallen. Unternehmen können sich somit nicht immer auf ihre Netzwerksicherheit oder auf die auf den Notebooks und Mobilgeräten der Mitarbeiter installierte Sicherheitssoftware verlassen, um Dokumente zu sichern.

Es stellt sich daher die Frage, wie diese Dateien mit einem modernen, durchsetzbaren und verfolgbaren Äquivalent eines „Streng geheim“-Hinweises gesichert werden können, der dafür sorgt, dass nur autorisierten Personen die Sichtung und Nutzung der Dokumente erlaubt ist.

Traditionell wurden Dokumente mithilfe einer Lösung eines OEM- oder Aftermarket-Anbieters passwortgeschützt: Sobald ein Dokument gesperrt ist, kann es nur durch Eingabe eines Passworts oder durch die Verwendung der gleichen Entschlüsselungssoftware, die auch der Absender gebraucht, entsperrt werden. Das Problem bei dieser Methode ist, dass Passwörter verloren gehen, vergessen oder kompromittiert werden. Einfacher Passwortschutz bietet somit nicht mehr die Schutzebene, die Unternehmen in der heutigen Zeit benötigen.