So bewahren Sie elektronische Dokumente sicher auf

Sensible Daten in Form von elektronischen Dokumenten wie Word-, Excel-Dateien, PDFs und Präsentationen sind im Vergleich zu den Papierpendants nicht so einfach sicher aufzubewahren. Wir erörtern, wie Sie solche Dokumente vor unbefugten Zugriffen schützen. [...]

DIGITALES RECHTE-MANAGEMENT IST UNABDINGBAR
Erforderlich ist ein Datenschutz, der über die grundlegende Datenverschlüsselung hinausgeht. Dies kann durch Hinzufügen von geschäftsorientiertem, digitalem Rechtemanagement erreicht werden. Unternehmen ermöglicht dieser Ansatz, individuell festzulegen, wie sie ihre Dokumente sichern. Die Sicherheit sollte bereits bei der Erstellung eines neuen Dokuments eingerichtet und stets aufrechterhalten werden. Dies garantiert die kontinuierliche Umsetzung der Unternehmensrichtlinien, wobei vollständig protokolliert und geprüft wird, wer auf das Dokument zugegriffen hat und mit wem es geteilt wurde.

Dies kann mithilfe eines Slim-Client für Dokumentensicherheit erfolgen, der auf PCs und Mobilgeräten verwendet werden und als Plug-in für beliebte Unternehmensprogramme wie Microsoft Office und Adobe Acrobat dienen kann. Bei der Erstellung eines Dokuments mit diesen Programmen verwendet der Autor das Sicherheits-Plug-in, um die Nutzer oder Gruppen zu bestimmen, die es sehen und bearbeiten können. Außerdem legt er fest, wie das Dokument verteilt werden kann – beispielsweise durch Ausdruck oder durch Verhinderung der Weiterleitung an andere. Dokumente sowie Daten, die auf nicht vertrauenswürdigen Geräten oder Cloud-Diensten gespeichert sind, werden dadurch gesichert. Zudem wird gewährleistet, dass die Daten hoch verschlüsselt bleiben und stets nur namentlich genannten Empfängern zugänglich sind, die vom Autor des Dokuments festgelegt sind.

Versucht ein Nutzer, ein geschütztes Dokument ohne den geeigneten Client auf seinem Gerät zu öffnen, wird ihm ein einseitiger Dokumenten-„Umschlag“ angezeigt, der ihm mitteilt, das Dokument sei geschützt. Im Anschluss führt er ihn zum Download des entsprechenden Clients, um das geschützte Dokument sehen oder bearbeiten zu können. Der Client-Plugin fängt Dokumentenaktivitäten ab und bestimmt, welche Funktionen erlaubt sind oder blockiert werden, und zwar auf Basis der dem Nutzer gewährten Genehmigungen wie Lesen, Bearbeiten, Sichern, Drucken, screengrab oder Kopieren/Einfügen. Im Umkehrschluss bedeutet dies: Verlässt ein Nutzer das Unternehmen, wird ihm sein Zugriff auf die geschützten Dokumente entzogen.

Die Fähigkeit, granulare Zugriffskontrolle und Rechtemanagement darauf anzuwenden, wie und von welchem Nutzer Dokumente geteilt, gesichtet und bearbeitet werden können, ist eine starke Waffe im Sicherheitsarsenal eines Unternehmens. Die Fokussierung auf Management und Schutz der Nutzung von Geschäftsdaten und -dokumenten vereinfacht die Sicherheitsherausforderung – insbesondere angesichts des schnellen Wachstums im Bereich des mobilen und ortsunabhängigen Arbeitens.

Eigentlich spielt das Gerät, das für den Zugriff und die Verarbeitung des Dokuments verwendet wird, keine Rolle, solange die Person die entsprechenden Rechte hat. Mit dem dokumentenzentrierten Ansatz können Unternehmen ihre sensiblen Informationen vor neugierigen Augen Dritter schützen und damit der Bedeutung „Streng geheim“ gerecht werden.

*Jürgen Hill ist Teamleiter Technologie bei cio.de