So finden Sie das passende ERP-System!

ERP-Systeme sind oft das Rückgrat des täglichen Geschäftsbetriebs und kommen mittlerweile in Unternehmen nahezu jeder Größenordnung und in allen Branchen zum Einsatz. Die Auswahl einer geeigneten Lösung ist aber gerade für KMU nicht einfach. Dieser Ratgeber gibt KMU Hilfestellung – und stellt die wichtigsten Systeme vor. [...]

ERP-Systeme kommen mittlerweile in Unternehmen nahezu jeder Größenordnung und in allen Branchen zum Einsatz. Sie unterstützen und steuern alle wichtigen Unternehmensprozesse in Kommunikation, Entwicklung, Produktion und Vertrieb und schaffen Transparenz im Lager, bei den Warenflüssen und in der Buchhaltung. Handelsbetriebe versprechen sich von einer ERP-Lösung die uneingeschränkte Transparenz über alle Filialen, Märkte und Kunden hinweg. Das produzierende Gewerbe benötigt eine exakte Materialdisposition, die Einhaltung von Rezepturen, eine Chargenrückverfolgung und die Steuerung der Supply Chain. Beide – der Industrie- und der Handelsbetrieb – könnten unter erhöhten Lagerkosten leiden, die sie reduzieren wollen. All dies kontrollieren und managen ERP-Systeme. So vielfältig und individuell wie die Einsatzszenarien ist auch der Markt für ERP-Lösungen. Neben den großen und international ausgerichteten ERP-Anbietern wie SAP, Oracle und Microsoft gibt es Hunderte kleinere und mittelständische Software-Hersteller, die spezielle Branchenversionen entwickeln. Bei diesem riesigen und unübersichtlichen Angebot fällt die Auswahl schwer. Besonders mittelständischen Unternehmen fehlen oft die menschlichen Ressourcen und das Know-how, aus der Vielzahl der ERP-Lösungen mit ihren unterschiedlichen Ansätzen und technologischen Konzepten und Funktionen das passende System zu finden. Dieser Beitrag soll etwas Licht ins Dunkel bringen.

FUNKTIONALE EIGNUNG
Zur Bewältigung der Aufgaben stehen in allen ERP-Systemen verschiedene Bereiche zur Verfügung, die in der Regel als Funktionsbausteine oder Module bereitgestellt werden. Diese Funktionalitäten sind nach wie vor das Auswahlkriterium Nummer eins. Typische Funktionsbereiche einer ERP-Software sind Materialwirtschaft, Produktion, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Personalwirtschaft, Forschung und Entwicklung, Verkauf und Marketing, Stammdatenverwaltung, Produktdatenmanagement oder Dokumentenmanagement.

Grundsätzlich sollte ein ERP-System möglichst alle Geschäftsprozesse abbilden und damit eine möglichst breite Funktionalität bieten. Das ist jedoch nicht immer notwendig. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen benötigen in der Regel nicht alle Funktionalitäten, die ein Großkonzern braucht. So sind zum Beispiel in KMU oft keine integrierten Controlling- und Rechnungswesen-Module notwendig. Zusätzlich stellen unterschiedliche Wirtschaftszweige teils sehr stark abweichende Anforderungen an ein ERP-System.

Moderne ERP-Systeme sind heute in der Regel modularisiert, so dass man sich das herauspicken kann, was für die eigenen Bedürfnisse notwendig ist. Die wertschöpfenden Kernprozesse eines Unternehmens sollten allerdings immer möglichst in der Standardversion einer Software abgebildet werden können. Später kann es dann um Funktionen, die nicht sofort benötigt werden, ergänzt werden.

SPEZIALISTEN VS. GENERALISTEN
Grundsätzlich gibt es ERP-Software als ­Generalisten und Spezialisten. ERP-Spezialisten sind entweder funktional oder branchenspezifisch ausgerichtet. Bei funktional ausgerichteten ERP-Systemen gibt es für Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft oder Qualitätssicherung ­jeweils eigene Systeme, die über Schnittstellen und Integratoren miteinander verbunden werden. Branchenspezifische Lösungen decken Branchenanforderungen bis in die Tiefe ab – etwa für die die Fahrzeug­industrie, die kunststoffverarbeitende Industrie oder den Einzel- und Großhandel. So verfügt eine Branchenlösung für den Kfz-Teilehandel beispielsweise über Funktionen wie eine Altteile-Steuer oder die Anbindung an B2B-Plattformen für den Automotive Aftermarket. Solche speziellen Funktionen können generelle ERP-Systeme nicht bieten.

Oft kommt man um eine branchenspezifische Lösung gar nicht umhin. Der Handels-, Industrie- und der Dienstleistungssektor haben jeweils ihre ganz eigenen Anforderungen, für die sich am besten branchenspezifische Software eignet. Branchenlösungen werden auch immer dann eingesetzt, wenn Unternehmen ihr bestehendes Geschäft weiterführen und dabei ihre vorhandenen Prozesse in der gesamten Prozesskette optimieren wollen. Die Speziallösung deckt dazu alle Branchenanforderungen bis in die Tiefe bereits in ihrer Standardausstattung ab und vermeidet so Mehrkosten für Anpassungen.

Ein weiterer Vorteil: Hoch spezialisierte ERP-Anbieter können aufgrund des kleineren Kundenstamms eine persönlichere ­Betreuung anbieten und glänzen darüber hinaus nicht selten mit umfangreicher Kenntnis der speziellen Anforderungen einer Branche oder eines Fachbereichs. Ein Nachteil der Speziallösungen ist allerdings der erhöhte Abstimmungs- oder Koordinationsaufwand.