So finden Sie das passende ERP-System!

ERP-Systeme sind oft das Rückgrat des täglichen Geschäftsbetriebs und kommen mittlerweile in Unternehmen nahezu jeder Größenordnung und in allen Branchen zum Einsatz. Die Auswahl einer geeigneten Lösung ist aber gerade für KMU nicht einfach. Dieser Ratgeber gibt KMU Hilfestellung – und stellt die wichtigsten Systeme vor. [...]

EINER FÜR ALLE
Eine generalistische oder Standard-ERP-Software ist demgegenüber hoch integriert und viel breiter aufgestellt. Solche Komplettsysteme sind branchenneutral und decken in der Grundausstattung alle Unternehmensbereiche ab – von der Finanzbuchhaltung über die Produktion, den Ein- und Verkauf bis hin zum Warenbestand und Vertrieb.

Der Vorteil: Standardsysteme sind sehr variabel bei den Einsatzmöglichkeiten, haben eine einheitliche Bedienlogik und der Schulungsaufwand ist gering. Der Nachteil: Die All-in-One-Software hat nicht die Funktionstiefe von Speziallösungen. Eine ERP-Standardlösung darf man sich nicht als monolithischen Block vorstellen. Vielmehr sind moderne Systeme flexibel erweiterbar. Wächst mit der Zeit der Bedarf an Funktionalität, so können in der Regel zusätzliche Module integriert werden.

Das können neben den oben erwähnten ERP-Funktionalitäten auch externe Systeme sein wie Module zum Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Content Management (ECM) oder Business Intelligence (BI). Eine integrierte Lösung als zusätzliches Modul einer bestehenden Lösung ist meist leichter einzuführen und zu pflegen als die Anbindung einer weiteren Lösung über Schnittstellen.

Standardlösungen eigenen sich für Betriebe, die keine branchenspezifischen Anforderungen haben. Auch für kleine Betriebe und Neueinsteiger ist eine flexible Standard-Software eine große Hilfe, da sie sich auf einfache Weise neuen Prozessen und Abläufen anpassen und auf internationale Märkte erweitern lässt. Auch für Firmen mit unterschiedlichen Geschäftsfeldern und multinationale Unternehmen sind Standardlösungen gut geeignet, weil sie alle Geschäftsbereiche und Standorte in einer Lösung mit einer gemeinsamen Datenbasis integrieren.

OFFENHEIT UND ANPASSBARKEIT
Sowohl Standard- als auch Branchen-Software sollte sich ohne großen Aufwand an die individuellen Besonderheiten des Unternehmens und seiner Prozesse anpassen lassen. Doch gerade KMU scheuen die Ausgaben für teure Spezialisten, die die ERP-Lösungen auf ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden. So wählen sie in der Regel aus den angebotenen Standardmodulen aus, ohne ihre eigenen Prozesse, die vielleicht effizienter oder aber auch spezieller sind als die Standardabläufe, abbilden zu können. Deshalb sollte die Software sich mit geringem Aufwand erweitern und auf individuelle Anforderungen zuschneiden lassen. Ein ERP-System muss in der Lage sein, ergänzende Drittlösungen wie Supply Chain Management, Personalwesen oder Business Intelligence einfach zu integrieren. Die Verfügbarkeit der notwendigen Schnittstellen sollte bei der Auswahl des Systems in jedem Fall abgefragt werden. Verfügbare Standardschnittstellen reduzieren den Aufwand und vermeiden das ­Entwicklungsrisiko einer Individualschnittstelle.

Moderne ERP-Systeme sollten es den ­Anwendern auch ermöglichen, ihre Geschäftsprozesse selbst zu definieren oder zu verbessern. In der Regel funktioniert das über so genannte Prozess-Modellierungstools. Um Komplexität zu vermeiden, gilt für mittelständische Unternehmen hier: je einfacher, desto besser. Eine grafische Darstellung der einzelnen Prozessschritte erleichtert diesen Vorgang erheblich. Damit die Prozessdurchgängigkeit nicht an den Grenzen des ERP-Systems aufhört, sollten Anwenderunternehmen auf die Offenheit der Architektur der Systeme achten.

BENUTZERFREUNDLICHKEIT
Damit das ERP-System von den Mitarbeitern akzeptiert und gern damit gearbeitet wird, sollte es möglichst nutzerfreundlich sein. Eine eingängige, nachvollziehbare und vor allem einfache und schnelle Bedienung ermöglicht nicht nur effizientes Arbeiten. Sie verringert auch den Aufwand für die Einarbeitung nach Einführung oder umfassenden Anpassungen und sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern.

Die Akzeptanz von ERP-Lösungen hängt neben ihrer intuitiven Bedienbarkeit auch von ihrem Funktionsumfang und ihrer Fähigkeit ab, die Produktivität ihrer Nutzer direkt positiv zu beeinflussen. Diese Gebrauchstauglichkeit – die so genannte Usability – umfasst dabei nicht nur das grafische User Interface, sondern alle Aspekte des Systemdesigns, die die Kommunikation zwischen Anwender und Programm beeinflussen. Hierzu zählen zum Beispiel die Navigation beziehungsweise die Steuerung des Systems.

Webbasierende Oberflächen können helfen, die Nutzerfreundlichkeit und Usability zu verbessern. Hierbei wird die System-Oberfläche in einem Browserfenster dargestellt. Dies bietet unter anderem die Möglichkeit, auch unternehmensexterne Zugriffe auf das eigene System zu realisieren, ohne eine grafische Benutzeroberfläche installieren zu müssen. Somit können etwa Lieferanten oder Kunden direkt in die Geschäftsprozesse einbezogen werden, um zum Beispiel Bestellungen aufzugeben oder Lieferungen zu terminieren. Diese Möglichkeiten bedeuten einen wesentlichen Zeit- und damit Kostenvorteil.