So gelingt der Einstieg in die Digitale Transformation

Digitalisierung um jeden Preis? Zwei Berater erklären, wie die Mitarbeiter auf dem Weg dorthin nicht verloren gehen. Das Resultat: digitalisierte Prozesse, ein digitalisiertes Produkt und Spaß dabei. [...]

Nicht nur der Mittelstand ist mit der Mammut-Aufgabe der Digitalisierung oft überfordert. Es fehlen die Ressourcen, aber auch die Motivation im Haus, um ein Transformationsprojekt ganzheitlich anzugehen. Hier ein System, da ein Team und dort ein Management, das von der gesamten Digitalisierung eigentlich gar nichts hält. Ganzheitlich digital zu denken ist oft schwierig: in den meisten Fällen steht nur die Prozessdigitalisierung im Fokus, doch am Ende sollte auch ein digitalisiertes Produkt herauskommen, das den Markt und die Kunden überzeugt. Herr Müller und Herr Dr. Schmitz, Solution Designer bei cellent, haben auf Basis ihrer Erfahrungen einige Ideen entwickelt, wie der Mittelstand ein Digitalisierungsprojekt ganzheitlich und erfolgreich bewältigen kann. Dabei spielen vor allem drei Aspekte eine entscheidende Rolle: Das Produkt, die Mitarbeiter und der Spaßfaktor. 

Digitalisierung ist nicht gleich Digitalisierung
Wenn von Digitalisierung die Rede ist, dann geht es meist darum, existente Prozesse in die digitale Welt zu übertragen: Roboter übernehmen menschliche Arbeit, Computer steuern Produktionsprozesse, Menschen & Maschinen kommunizieren über das IoT. Am Ende dieses Weges, den heute jedes Unternehmen, egal welcher Größe, einschlagen muss, steht aber oft ein für alle Beteiligten unbefriedigendes Ergebnis. Das Management ist unzufrieden, weil am Ende doch nicht erheblich mehr Produktivität steht. Die Mitarbeiter werden von immer mehr Anweisungen und Tools überfordert. Und der Kunde? Er bekommt von der gesamten Anstrengung im besten Fall wenig mit, weil das Produkt im Großen und Ganzen gleichgeblieben ist. Im schlimmsten Fall, auch das gibt es immer wieder, funktioniert der Produktservice gar nicht mehr.
Was also können Unternehmen tun, damit Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen vom großen Trend zur Digitalisierung profitieren?

1.    Konsequent sein: Eine Strategie definieren und verfolgen!
„Digitalisierung“ machen viele Unternehmen, aber viele davon starten unter falschen Voraussetzungen: Entweder das Management steht nicht dahinter, die interne Organisation ist nicht darauf ausgerichtet oder die beteiligten Mitarbeiter und Abteilungen blockieren sich gegenseitig. Setzen Sie also vor Projektstart eine Strategie auf, die das Ziel, aber auch die Zwischenschritte definiert, und ein Konzept beinhaltet, das alle Beteiligten auf die Reise mitnimmt. Nur wenn Mitarbeiter und Management gleichermaßen vom Nutzen der Digitalisierung überzeugt sind, wird das Projekt ernst genommen. Erste Erfolge sind deshalb essenziell!

2.    Umsetzung: Es gibt eine interne und eine externe Digitalisierung!
Die Unternehmen fragen sich:
•    Wie kann ich mich besser aufstellen, um produktiver zu werden?
•    Wie komme ich schneller zu Ergebnissen?
•    Was könnte ein Angebot sein, das die Kunden begeistert?
•    Wie kriege ich das Produkt schnell auf den Markt?
Die ersten beiden Fragen beziehen sich auf die Digitalisierung des Unternehmens intern und die letzten beiden auf das Produkt, also den tatsächlichen Geschäftsgegenstand. Somit ist zunächst zu klären, an welchem Punkt das Projekt beginnt. Wird als Startpunkt die Produktdigitalisierung gewählt, muss der entsprechende digitale Rahmen im Unternehmen gegeben sein.
Soll ein Produkt zu seinem digitalen Zwilling transformiert werden, müssen die internen Prozesse bereits umgestellt und das notwendige technische Know-how aufgebaut sein. Ein anschauliches Beispiel dazu stammt aus der Automobilindustrie: Hier hat die interne Digitalisierung das Ziel, die Herstellungskosten pro Fahrzeug zu reduzieren – bei möglichst hoher Individualisierung. Dafür wird die Fertigung mit Industrie 4.0 Lösungen optimiert. Bei der externen Transformation geht es jedoch darum, das Produkt selbst zu digitalisieren. Anhand der gewonnenen Telematikdaten können zum Beispiel neue Aftersales-Dienste, wie Predictive Maintenance, oder der Ankauf eines Autos bei einem Händler angeboten werden.

3.    Spinnen: Kreativität muss auf allen Ebenen stattfinden!
Das Produkt selbst und nicht nur den Prozess zu digitalisieren erfordert neben Know-how auch ein hohes Maß an Kreativität. Unternehmen sollten sich und ihr Produkt kontinuierlich selbst hinterfragen und zwei Grundfragen stellen:
Wie kann man die Produktivität und zugleich die Kundenzufriedenheit erhöhen? Wie kann ich mit weniger Aufwand mehr Service bieten? Das geht meistens nur noch durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Kosten und Ressourceneinsatz werden verringert, die Anlaufzeiten für Produkte und Dienstleistungen verkürzt.

Welches Produkt macht meinen Kunden glücklich?
Hier ist Requirement Engineering das magische Zauberwort. Das Unternehmen muss es schaffen, ein Produkt für den Kunden und für den digitalisierten Markt zu entwickeln.
Die IT-Berater von cellent haben im Produktionsumfeld bereits gute Erfahrungen mit Design Thinking Ansätzen gemacht. Um Kundenwünsche und Produktdetails mit neuen, kreativen Ansätzen zu verbinden, werden auch die Mitarbeiter ins Boot geholt. Nur so kann am Ende der Digitalisierung ein ausgereiftes Produkt mit Absatzchancen stehen. Das Design Thinking auf allen Ebenen – also die gemeinsame „Spinnerei“ – ist ein Spaßfaktor für die Mitarbeiter, der auch noch das Produkt verbessert! Allerdings passiert es dabei auch, dass etwas auf den Markt kommt, das keine kritische Masse erreicht. Das mag ein intelligenter Kühlschrank sein, der Essen bestellt oder ein Gimmick, der wenig Mehrwert bringt. Solche Fehlentwicklungen lassen sich aber weitgehend vermeiden, wenn Personas, Fokusgruppen oder Marktanalysen der Ausgangspunkt aller Entwicklungen sind.

4.    Technologie als Basis: Voraussetzungen und Tools berücksichtigen!
Bei aller Kreativität spielt die Technologie eine entscheidende Rolle. Die Entwicklung kann völlig ins Leere laufen, wenn am Ende die Tools für die Umsetzung fehlen oder die falsche Technologie ausgesucht wurde. Der Kreativität müssen also Fragen folgen:
•    Welche Technologie ist dafür die beste?
•    Wie setzen wir IoT am besten um?
•    Wie kann ich die Daten vom Produkt ins Backend übertragen?

Die Vernetzung von Informationen und die Integration von Systemen durch neue Technologien unter Beachtung individueller Anforderungen, bestimmen den Weg der Digitalisierung. Aber auch hier muss die IT im Unternehmen mit dem entsprechenden Know-how und organisatorischen Strukturen vorbereitet sein. Hier sind agile Entwicklungsmethoden und DevOps-Teams gefragt, die sich frühzeitig mit neuen Technologien auseinandersetzen. Auch der Datenschutz und die IT-Sicherheit müssen bei der Umsetzung betrachtet werden und von Anfang an grundlegender Bestandteil von Digitalisierungsprojekten sein.

5. Common Development: Alle Stakeholder einbinden!
Wenn sich die digitale Transformation durch das gesamte Unternehmen ziehen soll, dann müssen Abteilungsmauern fallen. Ein solcher Change braucht ein Miteinander, ein Vernetzen von Menschen und Technologien, die miteinander kommunizieren. Dabei spielt auch die formlose Kommunikation, zum Beispiel der Flurfunk, eine wichtige Rolle. Es gilt also, Kommunikationsgelegenheiten zu schaffen und Barrieren wie etwa räumliche Trennung abzubauen.

Auf diese Weise entsteht Agilität im Unternehmen – eine Agilität, die sich auch in der Technologie und der Produktentwicklung wiederfindet. Ziel ist es, ein kundenorientiertes und kontextabhängiges Geschäft zu etablieren, basierend auf einer kurzen Time-to-market. Produkte können so nach der Einführung weiterentwickelt werden – in enger Anlehnung an die Marktanforderungen.

Wie können Berater bei diesen Aspekten unterstützen?
Damit eine Digitalisierung für Mitarbeiter und Unternehmen erfolgreich ist, ist eine ganzheitliche Betrachtung aller Prozesse und Abhängigkeiten mit technischen und menschlichen Faktoren notwendig.

IT-Berater können Unternehmen helfen, alle technologischen Aspekte von Anfang an zu berücksichtigen. Sie haben Erfahrung im Projektmanagement, können durch die richtigen Methoden wie Design Thinking helfen, den Rahmen für Innovation in Unternehmen zu schaffen und zusätzlich für die Umsetzung erfahrene Entwickler bereitstellen. Sie helfen dem Unternehmen zu entscheiden, welche Systeme für das Geschäftsmodell passend sind, welche nicht.

Aber auch zur Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs ist ihre Rolle wichtig. Dabei stellt sich schnell die Frage des Outsourcings. Convenience-Systeme, zum Beispiel das laufende Office, lassen sich in der Regel gut outsourcen, was Ressourcen im Unternehmen freisetzt. Diese können sich dann um höherwertigere Aufgaben kümmern. Die Berater von cellent beispielsweise unterstützen auch beim Übergang der Systeme. Entscheidend ist, dass das im Projekt gesammelte Know-how nicht beim Dienstleister bleibt, sondern in die Firma wandert.

Fazit: Mit kleinen Schritten zum großen Ziel
Herr Müller und Herr Dr. Schmitz haben in zahlreichen Projekten eines gelernt: Katastrophen auf dem Weg in die Digitalisierung lassen sich meistens vermeiden, wenn man mit kleinen Schritten beginnt. Am geeignetsten ist der Anfang mit kleinen Projekten, die unkritisch sind, aber Business-Value haben. Die Erfahrung zeigt, dass es genau diese Projekte sind, die bei den Mitarbeitern große Motivation bringen. Schließlich sind die meisten großen Systeme aus einem kleinen System entstanden. Aber: Man braucht ein Gefühl dafür, womit und wie man anfängt. Die digitalisierte Welt entsteht dann ganz von alleine – mit der Zeit und auch mit Spaß!