Social Business Tools erfolgreich einführen

Social Media-Tools wie Wikis, Blogs oder Document-Sharing werden für Unternehmen immer wichtiger. Sie vernetzen Mitarbeiter, sorgen für den Wissensaustausch. Doch wie werden Social-Media-Werkzeuge effizient und reibungslos eingeführt und genutzt? [...]

Soziale Plattformen setzen sich in Unternehmen immer mehr durch. Die ­internen Social Media Tools bieten ähnliche Möglichkeiten wie Facebook, Twitter und andere soziale Netzwerke – sind ­jedoch nur für die eigenen Mitarbeiter zugänglich. Die Werkzeuge ermöglichen den Transfer von Wissen, vernetzen Wissensträger im Unternehmen und verbessern die Kommunikation. Die Interaktion, der Austausch zwischen Mitarbeitern, aber auch zwischen Mitarbeitern und Kunden, wird damit agiler und schneller.

Viele Unternehmenn haben die Vorzüge der Tools bereits erkannt: Die aktuelle PAC-Studie Social Collaboration in Deutschland, Frankreich und UK beziffert den Anteil der Unternehmen, die eigene Social-Collaboration-Projekte umsetzen, auf 21 Prozent – Tendenz steigend. Für Österreich hat Microsoft im Rahmen einer europaweiten Studie kürzlich ähnliche Trends festgestellt. Laut der Microsoft Social Studie rechnen drei von zehn österreichischen Information Worker damit, dass Social Tools sie bei ihrer Arbeit gezielt unterstützen und ihre Produktivität deutlich verbessern würden. Ein Viertel der Befragten gibt sogar an, ihren Job mit Social Collaboration Tools besser ausführen zu können. Allerdings fehlen zurzeit häufig entsprechende Arbeitsumgebungen. Ein Drittel der Befragten gibt an, dass ihre Unternehmen die Bedeutung von Social Tools noch unterschätzen und deren Nutzung einschränken. 18 Prozent der Mitarbeiter sind sogar bereit, selbst in Social Tools zu investieren, um die Effizienz in der Zusammenarbeit mit den Kollegen zu verbessern.  „Unternehmen werden nicht umhin kommen, sich der Diskussion um Enterprise Social zu stellen“, heißt es in der Studie.

SOCIAL BUSINESS TOOLS
Dass die Social Tools mittelfristig eine große Rolle spielen, bestreitet kaum jemand. Denn die Vorteile für das Wissensmanagement und die Verbesserung der weltweiten und mobilen Zusammenarbeit sind zu überwältigend. Über Activity Streams beispielsweise können Mitarbeiter nach dem Muster von Twitter auf dem Laufenden gehalten werden, indem Aktivitäten angezeigt oder den Team- oder Projektmitgliedern direkt Postings und Aktionen eingeblendet werden.

Wikis, Blogs und Foren machen das Wissen vieler für alle verfügbar und optimimieren den Erfahrungsaustausch. Fragen lassen sich über Foren direkt austauschen. Prozesse können damit dokumentiert, Projekte begleitet und neuen Mitarbeitern der Einstieg ins Unternehmen erleichtert werden. Das Wissen steht auch dann zur Verfügung, wenn der Experte das Unternehmen verlässt. Für die schnelle und temporäre Kommunikation eignen sich Chats und Messaging-Funktionen, über die sich Team-Mitglieder in Echtzeit austauschen können – egal wo sie sich befinden. In die Social Software integriertes Dokumenten-Management erlaubt es, zusätzlich Dateien und Dokumente auszutauschen oder parallel zu bearbeiten. Stellt ein Mitglied eines Projektteams ein aktualisiertes Dokument ins System, werden andere Mitglieder darauf schon direkt auf der Startseite per Activity Stream aufmerksam gemacht.

DEZENTRAL STATT HIERARCHISCH
Allerdings setzt die gewinnbringende Einführung der sozialen Tools eine bestimmte Unternehmenskultur voraus. Der Einsatz von Social-Media-Werkzeugen zur Mitarbeiter-Kommunikation bedeutet häufig einen tiefgreifenden Kulturwandel im Unternehmen. Statt einer hierarchischen, zentralen Mitarbeitersteuerung sollte deshalb eine dezentrale, flache und autonome Selbststeuerung von Teams die Kommunikations- und Arbeitsprozesse bestimmen. „Es braucht Organisationen, die zulassen, dass Mitarbeiter ihre Netzwerke aufbauen und womöglich auch mal den Beitrag des Vorstandsschefs kommentieren“, sagt Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC. Das erfordert in vielen Betrieben ein Umdenken bei Mitarbeitern und Management: Denn die Kommunikation und Zusammenarbeit über Hierarchiegrenzen hinweg ist für viele Mitarbeiter ungewohnt und löst Vorbehalte bei Führungskräften aus. Doch ohne diese Voraussetzung sind Social Tools kaum sinnvoll einsetzbar. „Deshalb“, so Stiehler, „ist es sehr wichtig, dass die Unternehmensführung Social-Business-Konzepte mitträgt und unterstützt.“

Abgesehen davon sollte bei der Einführung der Plattformen der konkrete Nutzen für das Unternehmen im Vordergrund stehen. Auch das versteht sich nicht von selbst: „Hier sind Anbieter gefragt, mögliche Produktivitätsverbesserungen besser aufzuzeigen“. sagt Mark Alexander Schulte, Consultant bei IDC. „Aber auch Anwenderunternehmen sollten sich die Frage stellen, ob letztendlich nicht auch ‚weiche‘ Faktoren wie eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit eine Einführung rechtfertigen.“

Um die Akzeptanz und Nutzung eines Enterprise Social Networks zu fördern, und einen „Social Backbone“ zu verwirklichen, ist für Schulte auch die Integration der Social Business Tools mit anderen Anwendungen von hoher Bedeutung. Die Social Tools sollten sowohl integraler Bestandteil der Prozessoptimierung als auch Bestandteil des Arbeitsplatzes sein. Ziel muss sein, Social Tools in den Arbeitsplatz zusammen mit anderen Kommunikations- und Collaboration-Tools sowie mit Geschäftsanwendungen einzubinden.

WELCHE SOFTWARE FÜR WEN?
Softwareseitig spiegelt sich der Trend zur Integration in die Unternehmens-IT darin wider, dass immer mehr unterschiedliche Kommunikationssuiten angeboten werden. Es gibt größere Player mit integrierten Angeboten, die viele Social-Media-Funktionen in einem Programm abdecken – eine Folge davon, dass in den letzten Jahren viele kleine Spezialisten von großen Software-Konzernen aufgekauft wurden. So hat beispielsweise Microsoft Yammer übernommen, VMware SocialCast und Tibco tibbr.

Doch nicht immer ist eine solche Suite das geeignetste Werkzeug. Oberstes Gebot ist stets, dass das Tool die ins Auge gefassten Aufgaben möglichst perfekt erfüllt. Welches Social Tool für welches Unternehmen letztendlich das Richtige ist, hänge auch stark von der bereits existierenden Software-Landschaft ab, sagt Andreas Stiehler: „Wenn jemand aus der Microsoft-Welt kommt, dann wird er sich sehr stark für Yammer und dessen Zusammenspiel mit Lync, Sharepoint, Exchange oder Dynamics interessieren. Unternehmen, die in der SAP-Welt beheimatet sind, werden sicher JAM in die engere Auswahl ziehen. Und wer sich ein bisschen freier bewegt oder IBM Notes einsetzt, der wird sich verstärkt mit IBM Connections auseinandersetzen. Entscheidend ist aber letztlich, das die Ziele vorher klar sind und diese durch die Tools optimal unterstützt werden.“ Einen Überblick über die wichtigsten Anbieter von Social Business Tools gibt der Gartner Magic Quadrant.

DIE 10 WICHTIGSTEN SOCIAL MEDIA TOOLS

• Alfresco: Alfresco ist eine Plattform für Social Content Management für mittlere und große Unternehmen. Im Mittelpunkt steht die Zusammenarbeit und die Verwaltung unternehmenskritischer Dokumente.  URL: www.alfresco.com/de
• Chatter: Mit Chatter hat SaaS-Pionier Salesforce.com sein CRM-zentriertes Portfolio um eine Social Plattform für Profile, Gruppendiskussionen und Filesharing ergänzt. URL: https://www.salesforce.com/de/chatter/overview/
• Connections: IBM Conncetions ist eine All-in-on-Suite für Social Business, die Activity Streams, E-Mail, Kalender, Wikis, Blogs und viele andere Social-Media-Funktionen integriert.  URL: www-03.ibm.com/software/products/de/de/conn/
• Jabber: Unter „Jabber“ bündelt Cisco sämtliche Communications- und Collaboration-Clients, die im Lauf der Jahre unter anderem durch Zukäufe ins Unternehmen kamen. URL: www.cisco.com/web/products/voice/jabber.html
• Jam: Mit dem cloud-basierenden SAP Jam können sich Mitarbeiter im Unternehmen in einer einheitlichen Umgebung mit Kollegen vernetzen und über Daten, Inhalte und Prozesse austauschen.  URL: www.sap.com/jam
• Jive: Das beliebte Jive kombiniert Collaboration- und Community-Features und stellt Lösungen für das Knowledge-Management zur Verfügung. URL: www.jivesoftware.com/
• Sharepoint: Neben vielen anderen Disziplinen positioniert Microsoft sein Sharepoint auch als Plattform für Enterprise Social Networking. URL: http://office.microsoft.com/de-de/sharepoint/
• tibbr: tibbr von Tibco bietet soziale Services wie Microblogging, Profile, Instant Messaging und Voice-Memos, Videoconferencing und Communities. URL: www.tibbr.com/
• Yammer: Das 2012 von Microsoft übernommene Yammer ermöglicht das Teilen und die Bearbeitung von Dokumenten, den Austausch von Wissen sowie die unternehmensinterne und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation.  URL:www.yammer.com/
• Zimbra: Das von VMware vertriebene Zimbra ist eine Open-Source-Plattform mit Funktionen für E-Mail, Kalender und Zusammenarbeit. Zimbra bietet eine speziell auf Virtualisierung und Portabilität abgestimmte offene Plattform für Private und Public Clouds.  URL: www.zimbra.com

* Der Autor Klaus Manhart ist freier IT-Journalist in München.