Sprint Reviews / Retrospektiven und Hybrid-Arbeit

Wenn Unternehmen eine Mischung aus Mitarbeitern zu Hause und im Büro haben, ist es wichtig, dass bedeutende agile Zusammenkünfte alle zusammenbringen. [...]

Agile Methoden ermöglichen es selbstorganisierten Teams, sich auf den Kunden zu konzentrieren, schrittweise zu liefern und Rückmeldungen zur Anpassung der Prioritäten zu nutzen. Die gängigste agile Methode ist Scrum, bei der kleine Teams in Sprints arbeiten, die in der Regel eine bis vier Wochen dauern. Die Teams setzen sich ein bestimmtes Arbeitspensum für den Sprint und versuchen, es zu erfüllen.

Die Grundlagen von Scrum sind einfach. Ein Team prüft den Backlog mit priorisierten Anwendergeschichten, legt sich auf die Arbeit fest, die es während des Sprints sicher abschließen kann, und zielt darauf ab, die in den Anwendergeschichten dokumentierte „definierte Fertigstellung“ zu erreichen.

Scrum-Zeremonien helfen den Teams bei der Zusammenarbeit; klassischerweise werden sie als wiederkehrende Treffen durchgeführt, die von einem Product Owner, Tech Lead oder Scrum Master geplant werden.

Scrum an unterschiedliche Arbeitsumgebungen anpassen

Während des Pandemie-Lockdowns führten Scrum-Teams diese Zeremonien virtuell mit Tools wie Zoom und Microsoft Teams durch. Die Meeting-Mechanismen wurden weiterentwickelt, um die virtuelle Teilnahme zu unterstützen und flexible Arbeitszeiten zu berücksichtigen.

Für viele Unternehmen stellt sich heute die Frage, wie sie die Scrum-Zeremonien so anpassen können, dass sie eine dauerhafte Verlagerung zu hybrider Arbeit unterstützen. Einige Teammitglieder arbeiten vielleicht in einem oder mehreren Büros, während andere von zu Hause aus arbeiten.

Hybrides Arbeiten ist eine neue Chance für Organisationen und Teams, ihre agilen Arbeitsweisen zu überdenken.

Viele agile Teams sind motiviert, hybrides Arbeiten erfolgreich zu gestalten. In einer kürzlich abgeschlossenen Studie schätzten 40 % der Befragten, dass 50 % der Belegschaft weiterhin an drei oder mehr Tagen pro Woche aus der Ferne arbeiten würden.

In einer anderen Umfrage gaben 75 % der befragten Techniker an, dass sie es vorziehen würden, die meiste Zeit aus der Ferne zu arbeiten. Die Unterstützung hybrider Arbeitsformen ist der Schlüssel zur Einstellung und Bindung von Entwicklern.

Entwickler in agilen Teams, die dauerhaft hybride Arbeitsoptionen wünschen, sollten ihre Organisationen bei der Neuausrichtung von Scrum-Zeremonien unterstützen und diese zusätzlichen Empfehlungen für hybride Teams prüfen.

Mit Sprint-Reviews beginnen

Schauen wir uns erstmal die vier wichtigsten Scrum-Zeremonien an, die die meisten Teams befolgen:

• Sprint-Planung: Das Team prüft den Backlog der User Stories, versteht die Anforderungen und legt sich auf die Arbeit fest, die sie während des Sprints erledigen.
• Tägliche Standups: In kurzen Zusammenkünften prüft das Team den Status der Arbeiten zur Fertigstellung der User Stories und eskaliert etwaige Blockaden, Fragen oder andere Hindernisse, die der Fertigstellung der User Stories entgegenstehen.
• Sprint-Besprechungen: Am Ende des Sprints präsentieren die Teams dem Product Owner, den Delivery Managern und den Stakeholdern ihre Arbeitsergebnisse.
• Sprint-Retrospektiven: Das Team überprüft, was während des Sprints gut gelaufen ist und wo es Verbesserungen vornehmen kann.

Die Sprint Review betrifft die meisten Menschen, insbesondere wenn agile Teams Stakeholder einladen, die abgeschlossene Arbeit vorführen und Feedback einholen. Die Optimierung dieses Meetings für hybride Arbeit ist wichtig, da oft mehrere Personen beteiligt sind und ein effizient geführter Dialog zwischen dem Scrum-Team, dem Product Owner und den Stakeholdern erforderlich ist.

Andrew Amann, CEO von NineTwoThree Digital Ventures, ist der Meinung, dass sich agile Teams auf das Feedback der Stakeholder konzentrieren und die Prioritäten anpassen müssen. Er sagt: „Der wichtigste Aspekt bei hybriden Sprint-Reviews ist, dass alle Entscheidungsträger einbezogen werden.

Amann gibt diese Tipps für hybride Sprint-Reviews. „Schalten Sie Kameras ein und nehmen Sie Schreibblöcke heraus. Wir kombinieren unsere Sprint-Reviews mit der Planung für den nächsten Sprint. Unsere Teams erläutern, was sie abgeschlossen haben und was für den nächsten Sprint bereit ist, daher ist es wichtig, innerhalb einer Stunde vom Review zur Planung überzugehen.“

Tipps für hybride Sprint-Reviews

Hier sind einige Möglichkeiten zur Verbesserung von Sprint-Reviews mit hybriden Arbeitsteams:

• Dokumentieren Sie die Benutzergeschichten aus der Sicht des Kunden oder des Benutzers und geben Sie eine Anleitung, was zu demonstrieren ist.
• Planen Sie eine Probe ein, insbesondere wenn das Team weniger erfahren ist, die vorzuführenden Funktionen komplex sind oder erhebliches Stakeholder-Feedback erwartet wird.
• Überlassen Sie dem Product Owner die Entscheidung über die Reihenfolge der zu demonstrierenden User Stories und die Zeit, die er für jede Story benötigt.
• Legen Sie eine Best Practice dafür fest, wie Demos in Konferenzräumen gezeigt und virtuell geteilt werden, um Unterbrechungen beim Wechsel der Präsentatoren zu minimieren.
• Entscheiden Sie sich für einen Ansatz zur Erfassung von Feedback. Teams, die Jira Software für ihre Backlogs verwenden, können beispielsweise Stakeholder bitten, für abgeschlossene Issues zu stimmen. Teams, die Zoom verwenden, können die Chat-Funktion nutzen, um Fragen zu stellen, und der Product Owner kann nach der Demo Breakout-Räume öffnen, wenn längere Diskussionen erforderlich sind. Teams können Stakeholder auch bitten, Kommentare zur User Story hinzuzufügen, um Feedback zu geben, oder einen Slack-Kanal nutzen, um allgemeines Feedback zu erfassen.
• Beenden Sie Sprint-Reviews pünktlich. Dieser Punkt ist sehr wichtig. Wenn sich ein Review verspätet, sollten Sie das Meeting schließen und die verbleibenden Teile der Demo aufzeichnen, damit die Teilnehmer sie sich ansehen können, wenn sie Zeit haben.
• Zeichnen Sie die Besprechung immer auf, damit Teamkollegen und Stakeholder sie später ansehen können.

Das Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer einen Nutzen aus der Teilnahme an den Sprint-Reviews ziehen, und dies erfordert die Gestaltung eines effizienten Hybrid-Meetings.

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Verbesserungen in Sprint-Retrospektiven besprechen

Sobald man sich auf ein Format für die Durchführung hybrider Sprint-Reviews geeinigt hat, sollten die Teams ihre Retrospektiven nutzen, um Verbesserungen zu besprechen. Dies ist besonders wichtig in größeren Organisationen, in denen ein einheitlicher Ansatz wahrscheinlich nicht optimal ist, aber es ist auch nicht sinnvoll, die Verantwortung für das Erlernen von Best Practices ausschließlich den Scrum-Teams zu überlassen.

Wenn beispielsweise eine Überprüfung zu lange dauerte oder eine Story nicht gut vorgeführt wurde, wie kann sich das Team dann in Zukunft besser vorbereiten und vorführen? Wenn die Stakeholder nicht genügend Feedback geben, welche Änderungen an der Kommunikation, den Prozessen oder den Tools könnten Verbesserungen bringen?

Retrospektiven bieten auch eine noch wichtigere Gelegenheit, hybride Arbeitspraktiken zu verbessern, die Zufriedenheit der Teammitglieder zu steigern und Fragen der Work-Life-Balance zu diskutieren.

Ravs Kaur, CTO bei Uplevel, ist der Meinung, dass Scrum-Teams ihren Diskussionsrahmen bei Retrospektiven erweitern sollten. Sie sagt: „Der Zustand des Projekts und die technischen Errungenschaften stehen bei den meisten Sprint-Retrospektiven im Vordergrund, aber beim Erfolg geht es nicht nur um das Produkt. Um langfristig erfolgreich zu sein, müssen auch die Menschen, die die Software entwickeln, gesund sein.“

Kaur bietet diese Fragen und Empfehlungen an. „War das Team während des Sprints ausgebrannt? Gab es eine untragbare Menge an Kontextwechseln? Die menschlichen Kosten der Produktivität sollten bei der Entscheidung, ob der Sprint ein Erfolg war oder nicht, eine große Rolle spielen. Sie haben vielleicht Ihre Sprint-Ziele erreicht, aber ist Ihr Team zufrieden?“

Dies sind wichtige Fragen, über die agile Führungskräfte nachdenken sollten, insbesondere diejenigen, die hybrides Arbeiten als Modell für ihre Organisation anstreben.

*Isaac Sacolick ist Präsident von StarCIO und Autor des Amazon-Bestsellers Driving Digital: The Leader’s Guide to Business Transformation through Technology und Digital Trailblazer: Essential Lessons to Jumpstart Transformation and Accelerate Your Technology Leadership. Er beschäftigt sich mit agiler Planung, Devops, Data Science, Produktmanagement und anderen Best Practices für die digitale Transformation. Sacolick ist ein anerkannter Top-Social-CIO und Influencer im Bereich der digitalen Transformation. Er hat mehr als 800 Artikel auf InfoWorld.com, CIO.com, seinem Blog Social, Agile, and Transformation und anderen Websites veröffentlicht.