Stand-up-Meeting: So funktionieren effiziente Besprechungen

Als Stand-up-Meeting umgesetzt, wird aus der lästigen Laberrunde eine effiziente Besprechung. Wir zeigen, wie es geht! [...]

Stand-up-Meetings sind Besprechungen von kurzer Dauer, die im Stehen abgehalten werden. Ziel ist es, möglichst effizient die aktuelle Situation auf den Punkt zu bringen und die gemeinsame Reaktion darauf abzustimmen. Daher sind Stand-up-Meetings in den meisten Fällen auch regelmäßig wiederkehrende Besprechungen mit klaren Regeln.

Analog zum Shopfloor-Management bei produzierenden Unternehmen kann auch ein Visualisierungsboard genutzt werden, um die Entwicklung von bestimmten Kennzahlen zu steuern.

Stand-up-Meeting versus Daily Scrum

Häufig werden Stand-Up-Meetings auch mit den Daily Scrums gleichgesetzt. Prinzipiell stimmt dies, allerdings muss sich das Stand-up-Meeting nicht zwingend an den offiziellen Regeln des Scrum Guide orientieren. Zur Orientierung und als Grundlage für das generelle Stand-up-Meeting, sind im Folgenden die Regeln für das Daily Scrum nach dem Scrum Guide aufgeführt.

• Ein Daily Scrum dauert 15 Minuten. Das Scrum-Team ist der Teilnehmerkreis. Wie der Name schon sagt, findet es täglich statt, zu einer immer gleichen Zeit und am gleichem Ort.
• Das Ziel des Daily Scrums besteht darin, die Tätigkeiten im Zeitraum bis zum nächsten Daily Scrum zu teilen, zu planen und mögliche Hindernisse („Impediments“) im Team zu kommunizieren, um notwendige Aktionen möglichst sofort einzuleiten.
• Das Daily Scrum zählt genauso wie das Sprint Planning, der Sprint Review und die Sprint Retrospektive zu den sogenannten Scrum Events.

Es gibt drei Fragen an jeden Teilnehmer eines Daily Scrums:

• Was habe ich seit dem letzten Daily Standup erreicht?
• Was werde ich heute erreichen?
• Erwarte ich Hindernisse und kann das Team mir dabei helfen?

Der offizielle Scrum Guide schreibt dazu: „Daily Scrums verbessern die Kommunikation, identifizieren Hindernisse, fördern die schnelle Entscheidungsfindung und eliminieren konsequent die Notwendigkeit für andere Meetings.“ Darüber hinaus ist bei Daily Scrums festgehalten, dass die Struktur und Technik im Daily Scrum frei wählbar ist, sofern sie sich auf den Fortschritt in Richtung des Sprint-Ziels fokussiert und einen umsetzbaren Plan für den nächsten Arbeitstag erstellt. „Das schafft einen Fokus und fördert Selbstmanagement“, so der Scrum Guide.

Stand-up Meeting – Die Regeln

Die genannten Regeln und Prinzipien des Daily Scrum können für ein Stand-up-Meeting genauso verwendet werden. Es muss dabei aber nicht um Sprints im Developer-Sinne gehen, sondern kann sich auf alle Gegebenheiten beziehen.

Anwendungsfälle für ein Stand-up-Meeting können sein:

• Ein „IT Management Kreis“, bei dem sich alle IT-Führungskräfte jeden Tag für 15 Minuten stehend treffen, um gemeinsam die aktuelle Situation und die To Do’s zu besprechen und festzulegen. Das kann ein sehr wirksames Instrument zur Führung sein.
• Alle Arten von (IT)-Projekten können die Vorteile eines Stand-up-Meetings nutzen, um zum Beispiel morgens vor dem Arbeitsstart die Leitplanken für den Tag gemeinsam festzulegen.

Stand-up-Meetings können ähnlich wie Shopfloor-Meetings oder die üblichen Baubesprechungen gesehen werden. Es geht im Kern immer darum, regelmäßig für eine gewisse Uhrzeit stehend zusammenzukommen und die aktuelle Situation, die Reaktion darauf und die aktuellen ToDos zu besprechen und zu entscheiden.

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Das ist bei der Planung eines Stand-up-Meetings zu klären

Damit ein Stand-up-Meeting erfolgreich sein kann und zielgerichtet verläuft, müssen einige Regeln festgelegt werden. Folgende Dinge sollten daher bei der Planung eines Stand-Up-Meetings vorher geklärt und deutlich sein:

1. Ziel und Sinn: Oberste Regel ist die Festlegung der Ziele und des Sinns eines Stand-up-Meetings – „Warum machen wir das?“ und „Wozu dient es?“
2. Ort, Zeit und Dauer: Es muss klar festgelegt werden wo und wann das Stand-up-Meeting stattfindet. Darüber hinaus muss die Dauer begrenzt sein (ähnlich wie beim Daily Scrum zum Beispiel auf 15 Minuten, denn länger machen „Stehungen“ keinen Sinn).
3. Moderator und Teilnehmer: Es muss klar sein, welche Teilnehmer für das Stand-up-Meeting erforderlich sind (und diese sind dann auch fix) und wer der Moderator ist. Der Moderator ist auch verantwortlich für die Einhaltung der Regeln
4. Hilfsmittel: Ähnlich den Shopfloor-Meetings kann auch ein Stand-up-Meeting Task- oder Dashboards nutzen, um Kennzahlen zu analysieren, zu messen und steuern, um darauf basierend Entscheidungen zu treffen
5. Agenda und Inhalte: Wie im Daily Scrum kann ein Set von festgelegten und immer wiederkehrenden Fragen entworfen werden. Oder aber es gibt eine feststehende Agenda.
6. Nötige Vorbereitung: Nichts ist schlimmer als ein Stand-up-Meeting, in dem die Teilnehmer nicht vorbereitet sind.
7. Ergebnisse: Wenn die Ergebnisse festgehalten werden sollen, dann muss vorher geklärt sein wie und durch wen das geschieht und an wen die Ergebnisse verteilt werden.

Mit diesen Spielregeln gelingen Stand-up-Meetings, erlangen schnell Akzeptanz und erreichen ihre Ziele. Für die Kür ist es ratsam, die oben genannten Regeln als eine Art „Spielregeln“ öffentlich am Ort des Stand-up-Meetings für jeden sichtbar auszuhängen.

Die Vorteile von Stand-Up-Meetings im Überblick

Zum Schluss werden nachfolgend noch einmal Mehrwert und Nutzen und damit die Vorteile von Stand-up-Meetings zusammengefasst:

• Schnelligkeit: Keine langen und nicht enden wollenden Konferenzen mehr, sondern kurz und knackig mit guter Vorbereitung auf den Punkt. Das sind Stand-up-Meetings.
• Bessere Abstimmung untereinander: Durch die tägliche Abstimmung können Probleme proaktiv erkannt und angegangen werden. Dies fördert die Abstimmung untereinander und verhindert stille Post und unehrliche Grabenkämpfe. Alle Probleme kommen schnell und ohne Umwege ans Licht.
• Zusammenhalt: Durch die täglich stattfindenden Stand-up-Meetings wächst ein Team zusammen und das Vertrauen wird gestärkt. Angst und Emotionen weichen, eine offene Kultur des Austausches und schneller Entscheidungen wird ermöglicht.
• Kurz und knackig: jeder Teilnehmer muss vorbereitet sein und die Antworten auf die Fragen auf den Punkt vorbringen. Sonst können die beispielsweise 15 Minuten nicht eingehalten werden. Damit wird die Effizienz stark erhöht!
• Fortschrittskontrolle: Durch die ständig wiederkehrenden Stand-up-Meetings und die sich entwickelnden Kennzahlen findet eine echte Kontrolle des Fortschritts statt. Es kehrt Transparenz ein, die zu besseren Entscheidungen führt.
• Bessere Ergebnisse: Es ist wissenschaftlich bewiesen, dass das menschliche Gehirn besser arbeiten kann, wenn man sich bewegt (oder zumindest steht).

Jetzt wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei der Planung und Umsetzung Ihres Stand-up-Meetings.

* Volker Johanning schreibt als Experte zu den Themen IT-Strategie, IT Organisation und Führung sowie Digitalisierungsstrategie. Er ist Strategieberater und Autor der Bücher „IT-Strategie“ und „Car-IT“.