Tipps aus der Praxis: E-Mails und Meetings in den Griff bekommen

Soll der Empfänger dieser E-Mail eine Entscheidung treffen, eine Aufgabe erledigen oder wird er nur über etwas informiert? Bei Veolia steht das schon in der Betreffzeile. CIO Bernhard Götze gibt Tipps zum Bewältigen von E-Mails und Meetings. [...]

Zu viele unnötige Informationen, zu viele Unterbrechungen beim Arbeiten – das beklagen rund zwei von drei Beschäftigten beim Thema E-Mail. „In zahlreichen Unternehmen häufen sich die Beschwerden von Mitarbeitern“, erklärt der Personalberater Robert Half in seiner „Workplace Survey 2013“. 250 HR-Entscheider aus Deutschland und der Schweiz haben an der Umfrage teilgenommen. Die Beschwerden laufen darauf hinaus, dass viele Mails die Produktivität senken (37 Prozent der Nennungen) und zu viel Zeit kosten (27 Prozent).
Bernhard Götze, CIO International beim Entsorgungsspezialisten Veolia Environment, kann das nur bedingt nachvollziehen. Zwar stimmt er zu, dass die Anzahl der Emails steigt. Diese in den Griff zu bekommen, ist für ihn aber schlicht eine Frage der Organisation. „Wir haben zum Beispiel durch einfache Markierungen in der Betreffzeile eine Struktur geschaffen, die auf den ersten Blick erkennen lässt, ob eine Entscheidung getroffen werden muss, eine Aufgabe für den Empfänger in der Mail vorhanden ist oder die Mail nur als Information gesendet wurde“, sagt er.
Generell gilt in dem Konzern: Die IT-ler müssen außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit keine Mails bearbeiten. Wer jedoch Bereitschaftsdienst leistet oder zum IT-Führungskreis zählt, hat diese Ruhezeit nicht. Was die Klage über unnötige Nachrichten betrifft, erklärt Götze: „Sinnfreie Mails sollte man in einem persönlichen Gespräch mit dem Absender klären, um diese künftig zu vermeiden.“
NICHTS GEHT ÜBER DEN PERSÖNLICHEN KONTAKT
Stichwort persönliches Gespräch: Robert Half empfiehlt, Kollegen sollten sich häufiger persönlich aufsuchen, statt Mails zu schicken. Dann ließen sich die Anliegen schneller klären. Das ist auch Götzes Erfahrung. „Ein persönliches Gespräch ist schneller und wertvoller als jedes Mail oder jeder Chat, da man bei asynchroner technischer Kommunikation nie die Stimmungslage kennt, in der sich der Angeschriebene befindet“, sagt der Veolia-CIO. Bleibt es beim Mailen, entstünden häufig Kettenmails, bis die Sache geklärt ist. Bei Veolia haben die Mitarbeiter entschieden, sich persönlich zu treffen, wenn nach der zweiten bis dritten Mail nichts erreicht wird.
Ein weiterer Knackpunkt sind laut Workplace Survey Meetings. 32 Prozent der Umfrageteilnehmer halten jedes vierte Meeting für unproduktiv, weitere 20 Prozent sogar jedes zweite. Sie benennen auch, woran das liegt: es werden keine Entscheidungen getroffen, das Meeting endet ohne Ergebnis oder hatte von vornherein keine Zielsetzung.
Auch das ist für Götze eine Frage des Managements. „Für ein effizientes Meeting erwarte ich vorab eine gute Vorbereitung und eine klare Aussage, welche Entscheidung benötigt wird und welche Alternativen zur Auswahl stehen“, sagt er. Robert Half rät, vor einem Meeting grundsätzlich eine Agenda zu verschicken. So streng sieht es der Veolia-CIO nicht. „Eine Agenda muss nicht unbedingt sein“, sagt er, „sie hilft aber, eine gewisse Struktur zu schaffen.“
Während Robert Half dafür eintritt, Smartphones und Tablets aus Meetings zu verbannen, sofern sie für eine Präsentation nicht unbedingt erforderlich sind, zeigt sich Götze entspannter. Verbannen will er die Handhelds nicht, stimmt aber zu, dass sie nur im Notfall benutzt werden sollten. Ihm ist es lieber, wenn sich die Mitarbeiter nur auf eine Sache konzentrieren.
SOZIALEN AUSTAUSCH NICHT VERGESSEN
In der Kürze liegt der Würze – da sind sich Studienautoren und CIO einig. Das heißt konkret: Meetings dürfen gern an Stehtischen abgehalten werden. Dann geht es einfach schneller. „Gerade im Software-Entwicklungsbereich haben sich diese Fünf-Minuten-Kurzmeetings bewährt“, lacht Götze.
Dennoch ist dem Veolia-CIO bewusst, dass das Zwischenmenschliche nicht zu kurz kommen darf. „Ab und zu muss man auch einen unstrukturierten Gedankenaustausch erlauben oder über Ängste und vermeintlich Unwichtiges sprechen. Wir brauchen alle den sozialen Austausch, um uns wohl zu fühlen“, sagt Götze.
* Christiane Pütter ist Redakteurin der deutschen CIO.