Wenn Experten standortübergreifend gemeinsam an der bestmöglichen Lösung eines Problems arbeiten (sei es für die eigene Organisation oder Kunden), dann ist Vertrauen ein zentraler Erfolgsfaktor. Das gilt es bei der Auswahl der Personen, die solche virtuellen Teams leiten, und bei der alltäglichen Zusammenarbeit zu beachten. [...]
Vertrauen entwickelt sich stets mit der Zeit und durch eine regelmäßige Kommunikation. Sich gut informiert zu fühlen, ist eine wichtige Voraussetzung für Vertrauen. Hilfreich ist es auch, wenn dem Team eine Plattform für die informelle Kommunikation zur Verfügung steht. Diese Funktion können soziale Netzwerke, Chat-Tools und ähnliche Instrumente erfüllen.
DIE KOMMUNIKATION SICHERSTELLEN
Eine Kernaufgabe der Teamleitung ist es, für eine regel-mäßige, offene und umfassende Kommunikation zu sorgen. Hierfür ist es nötig, Kommunikations- und Informationsroutinen zu etablieren, die vom Team angenommen und unterstützt werden. Regelmäßige virtuelle Team-Meetings gehören ebenso dazu wie Vier- und Mehr-Augengespräche. Wie offen und von Vertrauen geprägt die Kommunikation ist, hängt stark von der Teamführung ab.
Für eine effektive, das heißt regelmäßige sowie zielorientierte Kommunikation ist das Vorhandensein der erforderlichen Informations- und Kommunikationstechnik eine wesentliche Voraussetzung. Sie sollte unter anderem folgende Funktionen ermöglichen oder erfüllen:
- gemeinsame Datenhaltung, die eine Konsistenz der Daten ermöglicht,
- unkomplizierte Terminabstimmung,
- verteilte Besprechungen und
- informelle Kommunikation.
Es gibt immer mehr Tools, die eine oder mehrere dieser Funktionen abdecken. Die gemeinsame Datenhaltung wird zunehmend über Cloud-Systeme realisiert. Die Daten der verschiedenen Teammitglieder werden mit der Cloud synchronisiert, so dass diese immer Zugriff auf die jeweils aktuellsten Daten haben.
Ein Synchronisieren der Terminpläne und -kalender ermöglichen zahlreiche Kollaborationssoftware-Programme. Microsoft Exchange, Lotus Notes sind Beispiele hierfür. Für verteilte Besprechungen gibt es eine wachsende Anzahl an Lösungen, die unterschiedliche Funktionen anbieten. Webex, Netviewer, Vitero, Lync sind einige Beispiele hierfür. Sie ermöglichen beispielsweise folgende Funktionen:
- Audiokonferenz,
- Videokonferenz,
- Moderationstools,
- File Sharing,
- simulierte Kartenabfragen,
- Brainstorming-Tools und
- Umfragen.
Viele Funktionen einer traditionellen Besprechung können also mit ihnen abgedeckt werden.
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