Warum Ihre Mitarbeiter die Security hintergehen

Wenn sie die Wahl zwischen Komplexität und Komfort haben, entscheiden sich Mitarbeiter in der Regel für Letzteres. Die gute Nachricht: Sie können diesem Trend entgegenwirken. Wir sagen Ihnen wie. [...]

SIGN-IN-EXZESSE
Unternehmen haben nicht nur ein Problem mit übermäßig komplexen Passwörtern, sondern auch mit der Anzahl der Logins, die sie ihrer Belegschaft täglich zumuten. Viele Mitarbeiter müssen sich mehrmals pro Tag einloggen und/oder authentifizieren. „Das sehen viele Mitarbeiter als Hemmnis für ihre Produktivität“, meint Alvaro Hoyos, CISO beim IAM-Provider OneLogin. Das führe letztendlich dazu, dass Login-Erfordernisse beispielsweise durch unerlaubte Datentransfers umgangen werden. Hierbei werden sensible Daten aus gesicherten Applikationen an Orte bewegt, die einfach und leicht zugänglich sind.
Um solchen Szenarien entgegen zu wirken, stehen IT-Security-Teams nach Meinung von Rob Stroud, Analyst bei Forrester, verschiedene Optionen zur Wahl: „Identity-Management- oder Single-Sign-On-Lösungen, Tokens oder UEBA-Features (die „normale“ Arbeitsabläufe von „echten“ Anomalien unterscheiden können) empfehlen sich genauso wie biometrische Lösungen, wo schneller und einfacher Zugang gebracht wird. Sie müssen die richtige Balance zwischen IT Security und Bequemlichkeit finden. Ihr Ziel sollte eine reibungslose IT-Sicherheit sein.“

DATEN ALS GEISEL
Der Schutz sensibler Daten hat für viele Unternehmen oberste Priorität. Dabei haben einige Firmen nach Ansicht von Cybersecurity-Experten aber so viele unnötige Sicherheits-Layer angelegt, dass ihre Produktivität darunter leidet. Das wiederum zwingt die Mitarbeiter dazu, unsichere Praktiken anzuwenden, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Die Frustration, die bei Angestellten solcher Unternehmen herrscht, potenziert sich mit der Zeit. Das weiter oben von Richard White angeführte Beispiel der abfotografierten Daten ist nur eine von vielen, täglich angewandten Security-„Worst Practices“: Dateien werden auf USB-Sticks kopiert, Dokumente nach Lust und Laune transferiert und dazu auch noch unerlaubte File-Sharing-Tools verwendet.
„Viele Führungskräfte realisieren gar nicht, wie einfach es ist, in ihrem Unternehmen Daten abzugreifen,“ erklärt Crosby. „Workarounds wie diese schlagen Löcher in den Schutzwall eines Unternehmens und erhöhen das Risiko für Hackerangriffe. Das ist aber kein neues Dilemma, sondern ein Teil des IT-Security-Paradigmas: Jedes Mal, wenn man etwas sicherer macht, ist es weniger benutzerfreundlich. Die Mitarbeiter sind smart – sie finden Wege, die Maßnahmen zu umgehen. Insbesondere dann, wenn sie in diesen keinen Sinn erkennen.“
Nach Meinung von Autor Richard White sollten Unternehmen endlich umdenken und anerkennen, dass sie sich selbst Probleme schaffen, wenn alle Daten auf derselben Sensibilitätsstufe angesiedelt sind: „Stattdessen sollten sie mehr Aufwand in die Klassifizierung von Daten stecken, um nur die wirklich sensiblen Daten entsprechend gut abzusichern. Bei den Datensätzen, die die Mitarbeiter für ihre tägliche Arbeit benötigen, sollten die Zugangs-Barrieren hingegen reduziert werden. Das ist eine Menge Arbeit, aber man muss sie nur ein einziges Mal leisten.“
WORK OHNE FLOW
Beim Thema Workflow kommt es erneut zum Frontalzusammenstoß von IT-Sicherheit und Produktivität. Wouter Koelewijn, Senior Vice President bei Y Soft, einem Anbieter von Print-Management-Lösungen, sieht jeden Tag Mitarbeiter, zu deren Arbeitsalltag es gehört, Dokumente zu teilen, scannen, emailen und zu drucken. Diese Angestellten sind sich entweder der potenziellen Security-Risiken nicht bewusst oder ignorieren diese mit Absicht, um ihren Job machen zu können.
Dennoch sucht Koelewijn die Schuld nicht bei den Mitarbeitern: „Schuld ist das Design der Systeme, da diese nicht in der Lage sind, alltägliche Workflow abzubilden. Wenn man den Usern zu viel abverlangt, sie überfordert und der Aufwand zur Erfüllung einer Aufgabe den Nutzen übersteigt – dann suchen sie eben ihre eigenen Lösungen.“
Deshalb sind die Experten, mit denen wir gesprochen haben, auch davon überzeugt, dass Unternehmen unbedingt mehr in Technologien und Systeme investieren müssen, die es ihren Mitarbeitern ermöglichen, den Security-Richtlinien zu entsprechen. Dabei sollte so viel wie möglich automatisiert werden. Ein System sollte zum Beispiel in der Lage sein, Dokumente zu erkennen, die auf sichere Art und Weise gescannt werden müssen – ohne dass dazu die betreffenden Mitarbeiter zuvor drei Stunden mit einem Freigabeprozess zubringen müssen.
„Zuerst müssen die menschlichen Prozesse analysiert werden, damit Security nicht mehr so penetrant wirkt,“ meint auch Rob Stroud von Forrester. „Dann muss die Security in diese Prozesse – basierend auf dem jeweiligen Risiko-Level – bedarfsgerecht injiziert werden. Es gibt an dieser Stelle keine ‚One-Size-Fits-All‘-Lösung.“
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der US-Publikation CSO Online.
*Florian Maier, beschäftigt sich für die computerwoche.de mit vielen Themen rund um Technologie und Management und Mary K. Pratt