Was ist ein HRIS? Das Schlüsselwerkzeug für all Ihre Personalfragen

Das HR-Informationssystem macht die Verwaltung von Mitarbeitern, Richtlinien und Prozessen einfach, effizient und effektiv für Unternehmen jeder Größe. [...]

Was ist ein HRIS?

Ein Human Resources Information System (HRIS) ist eine eigenständige oder SaaS-basierte Software, die die Personalabteilungen bei der Verwaltung von Personen, Richtlinien und Verfahren unterstützen soll. HRIS-Lösungen verfügen über Funktionen zur Dateneingabe, -verfolgung, -analyse und -information, um einem breiten Spektrum von Anforderungen der Personalabteilung gerecht zu werden, einschließlich Bewerbertracking, Onboarding, Gehaltsabrechnung, Performance Management und Rechnungswesen.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

HRIS wird manchmal synonym für den Begriff Human Resource Management System (HRMS) verwendet, doch es gibt einen wesentlichen Unterschied: Ein HRMS beinhaltet Module zur Überwachung und Verwaltung qualitativer Mitarbeiterinformationen, wie beispielsweise Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

Eine Human Capital Management (HCM)-Lösung hingegen umfasst das gesamte Spektrum der Leistung und des Engagements der Mitarbeiter, sowohl quantitativ (was eine Person wie lange getan hat, in welchen Rollen und wie sie gearbeitet hat) als auch qualitativ (wie engagiert und motiviert sie in diesen Rollen und innerhalb der Organisation auftritt).

HRIS-Fähigkeiten

Obwohl jede HRIS-Lösung leicht unterschiedliche Funktionen und Merkmale bietet, haben sie doch eine Menge gemeinsamer Funktionalitäten, darunter die folgenden:

• Verwaltung von Mitarbeiterinformationen: Daten wie Namen, Titel, Adressen und Gehälter sind ein grundlegender Anfang. Gehalts- und Positionshistorie, Reportingstrukturen, Leistungsbeurteilungshistorie und andere wichtige Mitarbeiterinformationen sind ebenfalls enthalten.
• Firmendokumente: Dazu gehören z.B. Mitarbeiterhandbücher, Notfall-Evakuierungsverfahren und Sicherheitsrichtlinien.
• Personalbeschaffung/ATS (Bewerber-Tracking-System): Dazu gehören Informationen über Bewerber, verfügbare Rollen, Interviews, Gehälter, Stellenbeschreibungen und dergleichen. Häufig wird HRIS in andere Rekrutierungs- und Einstellungssoftware integriert, so dass Personalvermittler Bewerberinformationen schnell und einfach übermitteln können.
• Leistungsverwaltung / offene Registrierung: Ein HRIS beinhaltet oft Änderungen des Anmeldestatus und Aktualisierungen der persönlichen Daten zur Verwaltung der Sozialleistungen. In einem idealen System können Sie es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre eigenen Informationen einzusehen und zu überprüfen, einschließlich Urlaubsverfolgung, Anspruchsberechtigte und andere solche Daten.
• Abwesenheitsmanagement: In einigen Systemen ist dies unter den Funktionen zur Verwaltung der Leistungen enthalten, in anderen ist es separat. Das Abwesenheits-Management umfasst Urlaubs-, Kranken- und Privatzeit sowie Familien- und Krankenurlaub und damit verbundene Urlaubsleistungen.
• Vergütungsmanagement / Gehaltsabrechnung: Dies ist ein kritischer Bestandteil des HRIS, und es umfasst die Gehaltsentwicklung, Gehaltsschecks, Erhöhungen, Boni, Steuerinformationen und andere Finanz- und Vergütungsfunktionen. HRIS wird in andere Finanzsoftware und Buchhaltungssysteme des Unternehmens integriert.
• Training und Entwicklung/Leistungsmanagement: Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, Trainings-, Lern- und Personalentwicklungspläne zentral aufzuzeichnen, die die Fortschritte der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens dokumentieren können. Führungskräfte können Berichte erstellen, um zu sehen, welche Rollen die Mitarbeiter einnehmen und welche Bedeutung ihre Leistung für die Erfolgsplanung hat, und um potenzielle Talente zu erkennen. Aber es eignet sich auch zum Bestimmen von Leistungsschwächeren, die degradiert, suspendiert, auf einen individuellen Optimierungsplan gesetzt wurden, usw., selbst wenn diese Mitarbeiter kündigen. Wenn ein anderes Unternehmen eine Referenz bezüglich eines Ihrer ehemaligen Mitarbeiter anfordert, ist es für die Personalabteilung ein Leichtes, über die Eignung einer Person zur Übernahme oder Wiedereinstellung zu berichten. Dies ist besonders wichtig in einem Unternehmen, in dem Zertifizierungen und Lizenzen gefordert sind.

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Die meisten HRIS bieten eine breite Self-Service-Funktionalität, um die HR-Funktionen zu rationalisieren und den Verwaltungsaufwand zu verringern. Innerhalb bestimmter Module, wie z.B. dem Leistungsmanagement und dem Abwesenheits-Management, können die Mitarbeiter ihre eigenen Informationen verwalten und ändern, Änderungen an ihren Sozialleistungen vornehmen, Freistellungen beantragen oder die Zuordnung ihrer Informationen zur Direktanlage verschieben. Innerhalb des Performance-Management-Moduls können Manager z.B. Feedback, Beurteilungsergebnisse, Performance-Notes und andere Informationen über ihre Direktberichte eingeben. Auch Analyse und Reporting sind im HRIS oft Self-Service. So können beispielsweise Mitarbeiter, Manager, Personalbeschaffer und Führungskräfte auf Basis der in der HRIS-Software enthaltenen Daten auf Berichte zugreifen und diese abrufen.

Vorteile von HRIS

Ein effektives HRIS liefert Informationen über fast alles, was ein Unternehmen benötigt, um Daten von Mitarbeitern, ehemaligen Mitarbeitern und Bewerbern von der ersten Bewerbung über die Dauer ihrer Tätigkeit bis hin zu Kündigung oder Pensionierung zu erfassen und zu analysieren. Es ist ein One-Stop-Shop für Einzelpersonen, Mitarbeiter, Manager sowie für die Einstellung und Rekrutierung von Fachkräften, um Informationen zu bekommen, wenn sie diese wirklich benötigen.

Ein umfassendes HRIS ermöglicht es einem Unternehmen, seine Personalkosten effektiver zu planen und zu budgetieren und die Effizienz bei der Entscheidungsfindung zu verbessern. Da sich alle Informationen und Analysen an einem Ort befinden und dank integrierter Analyse- und Berichtsfunktionen, erleichtert ein HRIS das Auffinden und Analysieren aller verfügbaren HR-relevanten Daten und ermöglicht so die Entscheidungsfindung über Einstellung, Entlassung, Bezahlung, Beförderungen, Mitarbeiterzahl, Fluktuations- und Bindungsraten sowie andere Personalentscheidungen.

In den meisten Situationen führt ein HRIS zu einer höheren Effizienz bei der Personalentscheidung. Diese Entscheidungen sind zwar schwieriger zu qualifizieren, könnten aber auch die Qualität erhöhen und damit die Produktivität von Mitarbeitern und Managern verbessern, da der Verwaltungsaufwand verringert wird.

Ein HRIS kann auch die Privatsphäre und Sicherheit verbessern, indem es Informationen digital absichert. Dies ist besser als die leicht zugänglichen, schwer zu schützenden Papierakten und Tabellenkalkulationen, die auch im Falle einer Naturkatastrophe oder eines Brandes anfällig für Beschädigung oder Zerstörung sind. Diese Systeme können auch eine Rolle bei der Einhaltung von Compliance spielen, indem sie regulatorische Daten speichern, wie z.B. Informationen über Chancengleichheit in den USA.

HRIS kann Personalsachbearbeiter von nicht-strategischen, alltäglichen HR-Aufgaben wie der Dateneingabe befreien, so dass sie sich auf menschenbezogene Aufgaben wie Interviews und Personalentwicklung konzentrieren können. Da ein HRIS eine zentrale Stelle für Unternehmensinformationen, Ankündigungen, Links, Richtlinien und Verfahren bietet, können Mitarbeiter diese Informationen selbst abrufen und vermeiden so, redundante Fragen an die Personalabteilung zu stellen.

Wenn Mitarbeiter beispielsweise häufig wiederkehrende Vorgänge wie Urlaubsanträge, Änderung von Direktzahlungen, elektronische Gehaltsabrechnungen und Änderungen in W-2- oder W-4-Formularen erledigen möchten – können solche Vorgänge automatisiert und unabhängig voneinander durchgeführt werden, ohne dass eine menschliche Aufsicht oder Intervention erforderlich ist. Dadurch wird der Papierkram erheblich reduziert und die Genehmigungen können effizienter eingeholt werden. 

Schließlich können Manager leichter auf die Informationen zugreifen, die sie für die Planung, Entwicklung und Unterstützung des Erfolgs ihrer direkten Berichte benötigen. Dies kann zu Engagement, Moral und Mitarbeiterbindung beitragen und bei der Entwicklung von Nachfolgeplänen helfen, die das Wachstum und die Innovationskraft des Unternehmens fördern können.

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HRIS-Anbieter

Der globale Markt für Human Resources Management wird bis 2025 auf 30 Milliarden US-Dollar geschätzt, mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 10,4 Prozent in den nächsten sechs Jahren, so Grand View Research. Einige der beliebtesten HRIS-Anbieter sind:

• Oracle HCM Cloud
• Infor CloudSuite HCM
• Arbeitstag
• Kronos Mitarbeiter
• Tagestruppe
• BambooHR
• SAP SuccessFactors – SAP SuccessFactors
• Kriterium
• CoreHR
• Epicor
• Ascentis
• Ultimative Software UltiPro

Wichtige Überlegungen bei der Auswahl einer HRIS-Lösung

Bei so vielen HRIS-Optionen kann es entmutigend sein, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Es kommt auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an und welche Funktionen und Fähigkeiten am hilfreichsten sind, um Ihre Personalabteilung so effektiv und effizient wie möglich zu gestalten.

Vertrauen Sie nicht nur dem Wort der Softwareverkäufer; suchen Sie nach Empfehlungen von Kollegen, anderen Kunden, Online-Diskussionsgruppen, LinkedIn, Softwarebewertungsseiten und Organisationen wie der Society for Human Resources Management (SHRM), um Ihnen ein vollständiges Bild zu geben, sowie die Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösung.

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung dem Wachstum gerecht wird. Auch wenn Ihr Unternehmen heute und in naher Zukunft klein ist, könnte sich Ihr Unternehmen verdoppeln, verdreifachen oder um den Faktor zehn oder mehr wachsen. Sie müssen in der Lage sein, jedes HRIS-System zu skalieren, damit es mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.

Auch die Integration und Kompatibilität sollten Sie berücksichtigen. Einige HRIS-Lösungen können ihren Zweck nur in Verbindung mit anderen bestehenden Systemen, wie z.B. der Personalabrechnung, erfüllen. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen sollten, dass sich die von Ihnen gewählten Komponenten des HRIS nahtlos in alle vorhandenen Altsysteme integrieren lassen und dass zukünftige Add-ons oder Upgrades einwandfrei funktionieren.

Überprüfen Sie, welche Schulungen und laufenden Supportleistungen für Ihre Mitarbeiter zur Verfügung stehen, und stellen Sie sicher, dass Schulung und Nachbereitung in Ihren Kaufvertrag aufgenommen werden. Sie sollten auch überprüfen, ob der von Ihnen gewählte HRIS-Anbieter über eine solide, beständige Erfolgsbilanz in Bezug auf Support und Service verfügt – selbst wenn er behauptet, Service und Support zu bieten; wenn er schlechte Bewertungen hat oder Ihre Anforderungen nicht erfüllt, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als es selbst zu herauszufinden.

*Sharon Florentine ist verantwortlich für Karriereentwicklung, IT-Management, Training und Diversität bei CIO.com.