Was ist Kanban? Einfacheres Workflow-Management erklärt

Kanban hilft Unternehmen, sich bis zu deren Fertigstellung auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren. Dieses einfache Workflow-Management-System ist eine effektive Methode zur Förderung von Zusammenarbeit und Produktivität. [...]

Definition Kanban

Kanban ist ein vereinfachtes Workflow-Management-System, das darauf abzielt, Effizienz und Agilität im Produktionsprozess zu erreichen. Während es in der Softwareentwicklung häufig verwendet wird, konzentriert sich Kanban auf die schrittweise Verbesserung in allen Geschäftsbereichen – nicht nur in der IT. Kanban wurde in Japan von Toyota in den frühen 1940er Jahren entwickelt und ist nicht als Ersatz für Projektmanagement oder als Entwicklungsmethodik gedacht. Stattdessen konzentriert es sich auf die Verbesserung bereits vorhandener Prozesse durch die Schaffung einer besseren Workflow-Struktur.

Kanban hilft Ihrem Unternehmen auch, die Anzahl der laufenden Arbeiten (WIPs) in Ihrem Backlog zu begrenzen. Es zielt auch darauf ab, starke Führung, organisatorische Transparenz, Teamarbeit, offene Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu unterstützen. Mit Kanban können Unternehmen Aufgaben visualisieren, die nicht greifbar sind, was verhindert, dass Prioritäten durch die Lücken fallen und jedem hilft zu wissen, was zu tun ist.

Kanbantafel und Kanban-Karten

Eine Kanbantafel ist das primäre Werkzeug einer Kanbanstrategie. Es kann ein physisches Board sein, wie ein Whiteboard, oder ein virtuelles Board, das Ihrer Abteilung hilft, Aufgaben zu verfolgen und wie sie vorankommen. Der Fortschritt wird anhand von Kanban-Karten verfolgt, die so einfach sein können wie Haftnotizen, die verschoben werden können, oder virtuelle Karten, die per Drag & Drop in verschiedene Spalten auf Ihrem Kanban-Brett gezogen werden können.

Jede Stufe wird durch eine Spalte auf der Kanbantafel dargestellt. Die erste Spalte könnte beispielsweise einen „Backlog“ von Aufgaben enthalten, die erledigt werden müssen, mit einer weiteren Spalte für „heute“ oder „diese Woche“, in der Sie Aufgaben herausnehmen können, auf die Sie sich jetzt konzentrieren müssen. Bei der Auswahl der Aufgaben, die Sie in Ihre Kanban-Karten aufnehmen möchten, ist es am besten, diese klein genug zu halten, damit sie nicht Wochen dauern. Alternativ sollten Sie auch vermeiden, Aufgaben bis zu dem Punkt zu zerlegen, an dem das Board mit Karten vollgestopft wird. Wählen Sie Aufgaben, die einige Punkte auf Ihrer Liste abhaken, die aber schnell genug gelöst werden, um das Team motiviert zu halten.

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Kanban-Stufen

Beim Anlegen von Stufen für eine Kanbantafel gibt es keine vorschriftsmäßige Vorlage. Die allgemeine Regel ist, es einfach zu halten und zu vermeiden, dass die Schritte, die zur Ausführung jeder Aufgabe erforderlich sind, überkompliziert werden. Während jede Organisation frei ist, ihre eigenen Kategorien für jede Spalte zu wählen, werden die meisten Kanban-Boards die folgenden Phasen beinhalten:

Waiting: Diese Spalte enthält typischerweise den Rückstand von Aufgaben, die sich auf dem Radar Ihres Teams befinden. Diese Aufgaben warten auf eine gewisse freie Zeit, um sich zu öffnen – einmal kann die Aufgabe in eine Spalte für die heutigen spezifischen Aufgaben verschoben werden oder in die Spalte „in Bearbeitung“.

In-Progress: Diese Spalte enthält alle Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird. Dies wird manchmal auch als „tätige“ Spalte bezeichnet. Sobald Sie eine neue Aufgabe auswählen, an der Sie arbeiten möchten, wird sie in diese Spalte verschoben, solange Sie daran arbeiten.

Completed: Diese Spalte ist ziemlich selbsterklärend, aber sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird sie in eine letzte Spalte „abgeschlossen“ oder „erledigt“ verschoben.

Blocked: Wenn eine Aufgabe nicht abgeschlossen werden kann oder ihr Fortschritt aus irgendeinem Grund gestoppt oder angehalten wird, wird sie in eine Kategorie „blockiert“ oder „zurückgestellt“ verschoben, bis sie wieder aufgenommen werden kann.

Kanban vs. Scrum

Als Strategien zur Verbesserung des Workflows erscheinen Kanban und Scrum wie ähnliche agile Praktiken an der Oberfläche. Und sie teilen Gemeinsamkeiten – beide Strategien basieren auf „Pull“-Systemen, die sich darauf konzentrieren, Gegenstände aus dem Backlog zu holen und so schnell wie möglich abzuschließen. Aber sobald Aufgaben aus dem Backlog gezogen werden, ist es leicht zu erkennen, wie sich Kanban und Scrum unterscheiden.

Scrum konzentriert sich auf „Sprints“, die mit einem Planungstreffen beginnen, um zu entscheiden, welche Aufgaben für diesen zweiwöchigen Sprint Priorität haben. Während dieses zweiwöchigen Sprints dürfen sich die Entwicklungs- und Produktteams nur auf die während des Planungsgesprächs ausgeführten Punkte konzentrieren; alles andere wird bis zum Abschluss des Sprints eingereicht. Am Ende gibt es einen Rückblick und eine Retrospektive des Sprints, um zu sehen, wie es gelaufen ist, was funktioniert hat und was geändert werden muss. Dann beginnt der Prozess wieder mit neuen Anforderungen oder Aufgaben, die bei der letzten Planungsbesprechung festgelegt wurden.

Kanban verwendet eine Pull-Methode und beinhaltet auch regelmäßige Auswertungen und Retrospektiven, aber es folgt nicht dem zweiwöchigen Sprint, den Scrum verwendet, sondern Kanban ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem Aufgaben immer dann gezogen werden, wenn das Team die Bandbreite hat, um eine andere Aufgabe zu übernehmen. Es gibt auch vorgegebene Grenzen dafür, wie viele „Works in Progress“ ein Team haben kann, typischerweise basierend auf der Anzahl der verfügbaren Personen und Ressourcen.

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Kanban-Tools und -Software

Für Unternehmen, die ihren Kanban-Workflow virtuell verwalten wollen, gibt es eine Vielzahl von Kanban-Tools und -Software. Ihre Organisation könnte diese anstelle einer physischen Kanbantafel oder in Verbindung mit einer solchen verwenden.

Diese Tools helfen den Teams, den Fortschritt der Initiativen zu verfolgen und können jedem helfen, Aufgaben Schritt für Schritt zu visualisieren. Es gibt mehrere Optionen auf dem Markt, aber einige der beliebtesten Kanban-Tools sind:

• Trello
• KanbanFlow
• GitScrum
• Workfront
• Wrike
• ZenHub
• Kanbanize
• Asana
• Odoo

Kanban-Jobs und Gehälter

Das durchschnittliche Gehalt für Mitarbeiter, die über Kanban-Kenntnisse verfügen, liegt nach Angaben von PayScale bei 116.000 US-Dollar pro Jahr. Kanban ist eine relevante Kompetenz für eine Reihe von Aufgaben im Bereich Projekt- und Produktmanagement. Laut PayScale sind hier die durchschnittlichen Gehälter für beliebte Berufsbezeichnungen mit Kanban-Kenntnissen aufgeführt:

• Projektleiter: $79.497
• Software-Produktmanager: $117.916
• Agile Trainer: $123.382

*Sarah White ist Senior Writer bei CIO.com und befasst sich mit den Themen IT-Governance, Einstellung und Personalbeschaffung sowie IT-Jobs.