Was ist RPA? Eine Revolution in der Automatisierung

Immer mehr Unternehmen setzen auf robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA - Robotic Process Automation), um lästige Aufgaben zu eliminieren und den Mitarbeitern des Unternehmens mehr Zeit für höherwertige Aufgaben zu geben. [...]

Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung? (RPA) ist eine Anwendung von Technologie, die durch Geschäftslogik und strukturierte Eingaben gesteuert wird und auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen abzielt. Mithilfe von RPA-Tools kann ein Unternehmen Software oder einen „Roboter“ konfigurieren, um Anwendungen für die Verarbeitung einer Transaktion zu erfassen und zu interpretieren, Daten zu manipulieren, Rückmeldungen anzustoßen und mit anderen digitalen Systemen zu kommunizieren.

RPA-Szenarien reichen von der Generierung einer automatischen Antwort auf eine E-Mail bis hin zum Einsatz von Tausenden von Bots, die jeweils für die Automatisierung von Aufgaben in einem ERP-System programmiert sind.

Viele CIOs setzen auf RPA, um Unternehmensabläufe zu straffen und Kosten zu senken. Unternehmen können alltägliche, regelbasierte Geschäftsprozesse automatisieren, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit für die Kundenbetreuung oder andere höherwertige Aufgaben aufwenden können.

Andere sehen RPA als Zwischenlösung auf dem Weg zur intelligenten Automatisierung (IA) mit Hilfe von Tools für maschinelles Lernen (ML) und künstliche Intelligenz (KI), die so trainiert werden können, dass sie Urteile über zukünftige Ergebnisse abgeben können.

Welche Vorteile bringt RPA?

RPA bietet Unternehmen die Möglichkeit, Personalkosten und menschliche Fehler zu reduzieren [engl.]. Laut dem Spezialisten für intelligente Automatisierung Kofax ist das Prinzip einfach [engl.]: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter das tun, was sie am besten können, und setzen Sie Roboter ein, um Aufgaben zu erledigen, die Ihnen im Weg stehen.

Bots sind in der Regel kostengünstig und einfach zu implementieren, da sie keine kundenspezifische Software oder tiefgreifende Systemintegration erfordern. Diese Eigenschaften sind von entscheidender Bedeutung, da Unternehmen Wachstum anstreben, ohne dabei erhebliche Kosten zu verursachen oder Reibungsverluste bei den Mitarbeitern zu verursachen.

Laut Kofax können Software-Roboter bei richtiger Konfiguration die Arbeitskapazität eines Teams um 35 % bis 50 % erhöhen. So können beispielsweise einfache, sich wiederholende Aufgaben wie das Kopieren und Einfügen von Informationen zwischen Geschäftssystemen durch den Einsatz von Robotern um 30 bis 50 % beschleunigt werden. Durch die Automatisierung solcher Aufgaben kann auch die Genauigkeit verbessert werden, da menschliche Fehler wie das Vertauschen von Zahlen bei der Dateneingabe ausgeschlossen werden.

Unternehmen können ihre Automatisierungsbemühungen auch dadurch verstärken, dass sie RPA mit kognitiven Technologien wie ML, Spracherkennung und natürlicher Sprachverarbeitung kombinieren, um Aufgaben höherer Ordnung zu automatisieren, die in der Vergangenheit die Wahrnehmungs- und Beurteilungsfähigkeiten von Menschen erforderten.

Solche RPA-Implementierungen, bei denen mehr als 15 bis 20 Schritte automatisiert werden können, sind Teil einer Mehrwertschöpfungskette, die als intelligente Automatisierung (IA) [engl.] bezeichnet wird.

Was sind die besten RPA-Tools?

Der RPA-Markt besteht aus einer Mischung aus neuen, speziell entwickelten Tools und älteren Tools, die mit neuen Funktionen zur Unterstützung der Automatisierung ausgestattet wurden. Einige waren ursprünglich Tools für das Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM). Einige Anbieter positionieren ihre Tools als „Workflow-Automatisierung“ oder „Work Process Management“.

Laut Forrester Research wird der Markt für RPA-Software insgesamt von 2,4 Milliarden US-Dollar im Jahr 2021 auf 6,5 Milliarden US-Dollar im Jahr 2025 wachsen.

Zu den führenden Anbietern von RPA-Tools gehören:

• Appian
• Automation Anywhere
• AutomationEdge
• Blue Prism
• Cyclone Robotics
• Datamatics
• EdgeVerve Systems
• HelpSystems
• IBM
• Kofax
• Kryon
• Laiye
• Microsoft
• NICE
• Nintex
• NTT-AT
• Pegasystems
• Samsung SDS
• Servicetrace
• WorkFusion

Was sind in der Praxis die Auswahlkriterien für RPA-Tools?

Es gibt 10 Schlüsselfaktoren, die bei der Auswahl von RPA-Tools zu berücksichtigen sind:

• Unkomplizierte Bot-Konfiguration
• Low-Code-Funktionen
• Bemannt oder unbemannt
• Maschinelles Lernen
• Umgang mit Ausnahmen und Prüfung durch Menschen
• Integration mit Unternehmensanwendungen
• Orchestrierung und Verwaltung
• Cloud-Bots
• Erkennung und Auswertung von Prozessen und Aufgaben
• Skalierbarkeit

10 Tipps für eine effektive robotergestützte Prozessautomatisierung

Die Implementierung von RPA kann eine Herausforderung sein, sowohl wegen der potenziellen Komplexität der bestehenden Geschäftsprozesse als auch wegen des Umfangs des erforderlichen Änderungsmanagements, das für den Erfolg von RPA erforderlich sein kann. Die folgenden Tipps können Ihrem Unternehmen dabei helfen, sich zu orientieren:

Erwartungen definieren und verwalten

Schnelle Erfolge sind mit RPA möglich, aber RPA in großem Maßstab zum Laufen zu bringen, ist eine andere Sache. Viele RPA-Pannen sind auf ein schlechtes Erwartungsmanagement zurückzuführen. Kühne Behauptungen über RPA von Anbietern und Implementierungsberatern haben dabei auch nicht gerade geholfen. Aus diesem Grund ist es für CIOs wichtig, mit einer vorsichtig optimistischen Einstellung an die Sache heranzugehen.

Bedenken Sie die Auswirkungen auf den Betrieb

RPA wird oft als ein Mechanismus zur Steigerung der Kapitalrendite oder zur Kostensenkung angepriesen. Sie kann aber auch zur Verbesserung der Kundenerfahrung eingesetzt werden. Unternehmen wie z. B. Fluggesellschaften beschäftigen Tausende von Kundendienstmitarbeitern, doch die Kunden warten immer noch in der Warteschleife, bis ihr Anruf entgegengenommen wird. Ein Chatbot könnte dazu beitragen, diese Wartezeit etwas zu verkürzen.

Die IT-Abteilung früh und oft einbeziehen

COOs gehörten zu den frühesten Anwendern von RPA. In vielen Fällen kauften sie RPA und stießen bei der Implementierung auf Hindernisse, was sie dazu veranlasste, die IT-Abteilung um Hilfe (und Vergebung) zu bitten. Jetzt verwenden „Citizen Developer“ ohne technisches Fachwissen Cloud-Software, um RPA direkt in ihren Geschäftsbereichen zu implementieren. Oft schreitet der CIO ein und blockiert sie. Unternehmensleiter müssen die IT-Abteilung von Anfang an einbeziehen, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Ressourcen erhalten.

Schlechtes Design und Change Management können verheerenden Schaden anrichten

Viele Implementierungen scheitern, weil Design und Umsetzung schlecht verwaltet werden, sagt Sanjay Srivastava, Chief Digital Officer von Genpact. In der Eile, etwas zu implementieren, übersehen manche Unternehmen den Kommunikationsaustausch zwischen den verschiedenen Bots, was einen Geschäftsprozess unterbrechen kann.

„Bevor man implementiert, muss man sich Gedanken über das Betriebsmodell machen“, sagt Srivastava. „Sie müssen sich überlegen, wie die verschiedenen Bots zusammenarbeiten sollen.“ Manche CIOs vernachlässigen auch die Veränderungen, die der neue Betrieb auf die Geschäftsprozesse eines Unternehmens haben wird. CIOs müssen dies im Voraus planen, um Geschäftsunterbrechungen zu vermeiden.

Fallen Sie nicht in den Datentopf

Eine Bank, die Tausende von Bots einsetzt, um die manuelle Dateneingabe zu automatisieren oder den Softwarebetrieb zu überwachen, erzeugt eine Unmenge von Daten. Dies kann CIOs und ihre Geschäftspartner in ein fatales Szenario locken, in dem sie versuchen, die Daten zu nutzen. Laut Srivastava ist es nicht unüblich, dass Unternehmen die von ihren Bots generierten Daten mit ML bearbeiten und dann einen Chatbot vorschalten, damit die Benutzer die Daten leichter abfragen können.

Plötzlich ist aus dem RPA-Projekt ein ML-Projekt geworden, das nicht richtig als ML-Projekt eingestuft wurde. “ Die Dinge entwickeln sich ständig weiter, und CIOs haben Mühe, den Anschluss zu finden“, sagt Srivastava. Er empfiehlt CIOs, RPA als langfristiges Projekt zu betrachten und nicht als stückweise Projekte, die sich zu etwas Schwerfälligem entwickeln.

Projekt-Governance ist das A und O

Ein weiteres Problem, das bei RPA auftaucht, ist das Versäumnis, bestimmte Hindernisse einzuplanen, sagt Srivastava. Ein Mitarbeiter eines Genpact-Kunden änderte die Passwortrichtlinie des Unternehmens, aber niemand programmierte die Bots so, dass sie sich anpassen, was zu Datenverlusten führte.

CIOs müssen ständig nach Engpässen suchen, an denen ihre RPA-Lösung ins Stocken geraten kann, oder zumindest ein Überwachungs- und Warnsystem installieren, um auf Hindernisse zu achten, die die Leistung beeinträchtigen. „Man kann sie nicht einfach freilassen und herumlaufen lassen, sondern muss sie steuern und kontrollieren“, sagt Srivastava.

Compliance…

Die Einrichtung eines einzelnen Bots, ganz zu schweigen von Tausenden, birgt eine Menge Governance-Herausforderungen in sich. Ein Kunde von Deloitte verbrachte mehrere Sitzungen damit, zu bestimmen, ob sein Bot männlich oder weiblich war – eine berechtigte Geschlechterfrage, die jedoch auch die Personalabteilung, die Ethik und andere Bereiche der Compliance für das Unternehmen berücksichtigen muss.

Aufbau eines RPA-Kompetenzzentrums

Zu den erfolgreichsten RPA-Implementierungen gehört ein Kompetenzzentrum mit Mitarbeitern, die dafür verantwortlich sind, dass das Programm innerhalb des Unternehmens zum Erfolg wird. Nicht jedes Unternehmen hat jedoch das Budget dafür. Ein RPA-Center of Excellence entwickelt Business Cases, berechnet die potenzielle Kostenoptimierung und den ROI und misst den Fortschritt anhand dieser Ziele.

Vergessen Sie nicht die Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter

Manche Unternehmen sind so sehr auf die Implementierung neuer Lösungen fixiert, dass sie die Personalabteilung nicht mit einbeziehen, was für die Mitarbeiter, deren tägliche Prozesse und Arbeitsabläufe gestört werden, zu einem Albtraum werden kann.

Integrieren Sie RPA in Ihren gesamten Entwicklungsablauf

CIOs müssen den gesamten Entwicklungszyklus automatisieren, sonst können sie ihre Bots bei einer großen Markteinführung nicht einsetzen.

Letztendlich gibt es kein Patentrezept für die Implementierung von RPA, aber Srivastava sagt, dass es ein intelligentes Automatisierungsethos erfordert, das Teil der langfristigen Strategie von Unternehmen sein muss. „Die Automatisierung muss eine Antwort finden – alle Wenns, Danns und Vielleichts – um Geschäftsprozesse schneller, mit besserer Qualität und in großem Umfang abzuschließen“, sagt Srivastava.

*Clint Boulton ist leitender Autor für CIO.com und berichtet über IT-Management, die Rolle des CIO und die digitale Transformation.