Was Sie über Benchmarking wissen müssen

Wer sein Unternehmen und seine IT besser aufstellen will, kommt um Benchmarking nicht herum. Doch worum geht es dabei eigentlich? Wir beantworten die wichtigsten Fragen. [...]

WAS IST BENCHMARKING?
Beim Benchmarking geht es darum, im Unternehmen Prozesse, Produkte und Strategien zu vermessen und mit Hilfe von Best-in-Class-Vergleichen zu verbessern. Im „Gabler Wirtschaftslexikon“ ist die Rede vom „kontinuierlichen Vergleich von Produkten, Dienstleistungen sowie Prozessen und Methoden mit (mehreren) Unternehmen, um die Leistungslücke zum sog. Klassenbesten (…) systematisch zu schließen“. Es geht also um die dauerhafte Sicherstellung von Wettbewerbsfähigkeit in sich ständig ändernden Märkten.

GIBT ES KONKRETE BEISPIELE?
In der Literatur wird häufig der Kopierer-Konzern Xerox angeführt. Zu Beginn der 80er Jahre geriet das Unternehmen durch japanische Herausforderer wie Minolta und Canon unter Druck. Die Kostenunterschiede zwischen vergleichbaren Produkten dieser Hersteller waren immens. Xerox untersuchte zunächst seine Produkte selbst einschließlich der verbauten Materialien. Das erklärte jedoch noch nicht die großen Kostenunterschiede.

Also wurden auch die Entwicklungs-, Vertriebs- und Logistikprozesse analysiert und teilweise auch mit denen von vergleichbaren, aber nicht konkurrierenden Firmen verglichen. Xerox gelang es, die Entwicklungs-, Herstellungs- und Vertriebskosten massiv zu senken. In den 80er Jahren machte das Beispiel Schule: Nicht nur in der Industrie, auch in öffentlichen Einrichtungen kam Benchmarking zum Einsatz. Ford und Motorola gehören ebenfalls zu den Benchmarking-Pionieren.

WARUM INTERESSIEREN SICH UNTERNEHMEN FÜR BENCHMARKING?
Es ermöglicht Firmen, sich realistische Ziele zu setzen – nachweislich haben Wettbewerber oder sonstige Unternehmen diese Ziele auch erreicht. Damit ist man gegenüber den eigenen Mitarbeitern, aber auch gegenüber Partnern und sonstigen Stakeholdern glaubwürdig, die Widerstände sind eher gering. Zudem führt Benchmarking zu sehr konkreten Maßnahmen: Defizite lassen sich exakt beschreiben und ausräumen. Und schließlich ermutigt Benchmarking die eigenen Mitarbeiter, die ihre Leistungen an denen der Besten messen und zu diesen aufschließen können.

WELCHE VARIANTEN VON BENCHMARKING GIBT ES?
Es gibt das interne und das externe Benchmarking. Ersteres vergleicht Prozesse, Methoden und Funktionen innerhalb eines Konzerns. Man bemüht sich um Best Practices, vergleicht sich aber nicht mit dem Wettbewerb. Letzteres ist beim externen Benchmarking der Fall, wo es um den Vergleich mit der direkten Konkurrenz oder mit vergleichbaren Unternehmen und Unternehmensbereichen geht. Hier besteht die Schwierigkeit darin, dass sich teilnehmende Firmen möglicherweise nicht vollständig öffnen oder sogar die anderen Teilnehmer täuschen.

Neben internem und externen Benchmarking gibt es als dritte Spielart noch den branchenbezogenen Vergleich oder den mit direkten Wettbewerbern. Hier vergleichen sich Unternehmen mit ähnlichen Produktlinien und Märkten.

IST TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM) AUCH EINE FORM VON BENCHMARKING?
Nein. Beim TQM geht es darum, in einem Unternehmen oder einer Organisation dauerhaft und in allen geschäftskritischen Prozessen ein hohes Qualitätsniveau zu erreichen und zu halten. Diese Qualität orientiert sich an der Kundenzufriedenheit und wird durch Mitarbeiter auf allen Ebenen und Bereichen erzielt. Sie bezieht sich nicht nur auf die Produkte und Dienstleistungen, sondern auf alle Prozessschritte, die zum Erreichen hochwertiger Produkte und Services nötig sind.

Unternehmen, die sich für TQM entschieden haben, werden aber um Benchmarking als Werkzeug kaum herumkommen, wollen sie Fortschritte erzielen. Im Kern verbirgt sich hinter Benchmarking ja der Wunsch, Strategien, Produkte und Prozesse eines Unternehmens mit denen der besten Unternehmen kontinuierlich abzugleichen. Faktoren wie Kosten, Durchlaufzeiten, Produktivität und Qualität lassen sich durchgängig nachverfolgen und anhand von Messfaktoren (KPIs) beurteilen.

WIE LÄUFT EIN BENCHMARKING AB?
Am Anfang steht die Planung. Es gilt, die zu untersuchenden Bereiche zu identifizieren. Dabei können strukturierte Gespräche mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern weiterhelfen, auch Fokusgruppen, tiefergehende (Markt-)Forschung, Prozesslandkarten, Qualitätskontroll-Daten und – je nach Benchmarking-Thema – vieles mehr. Wichtig ist, dass die Funktionen und Prozesse im eigenen Unternehmen oder Unternehmensbereich bekannt und dokumentiert sind, bevor sie mit denen anderer „Best-in-Class-Firmen“ verglichen werden. Nun müssen Daten gesammelt, analysiert und denen des Vergleichspartners gegenübergestellt werden. Es gilt, die eigenen Schwächen anzugehen und die Lücke zum Benchmark zu schließen.

WO LIEGEN DIE HERAUSFORDERUNGEN BEIM BENCHMARKING?
Wer sich vergleichen will, muss erstmal wissen, mit wem. Welche Unternehmen, welche Daten sind wirklich best-in-class? Um hier weiterzukommen, braucht man Daten, die von anderen Unternehmen mit der Bereitschaft, sich zu öffnen, kommen müssen. Hier können Dienstleister helfen, die teils große Datenbanken mit Benchmarking-Informationen für verschiedene Branchen und Prozesse betreiben.

Ein Problem besteht auch darin, dass viele Unternehmen gar nicht die Voraussetzung für ein Benchmarking haben. Ihnen fehlt die Transparenz und damit auch die Daten, um beispielsweise Produktion, Prozesse oder auch Buchhaltungsmethoden messbar zu machen. Deshalb ist die interne Datenbeschaffung immer ein kritischer Punkt.

AUCH IM IT-MANAGEMENT WIRD MIT BENCHMARKING OPERIERT. WORUM GEHT ES HIER?
Beim IT-Benchmarking wird die Performance der IT-Dienstleistungen eines Unternehmens mit der anderer Unternehmen verglichen – nach Effizienz- und Effektivitätskriterien. Unternehmen, die sich darauf einlassen, möchten Optimierungspotenziale in der IT heben, indem sie sich an Best Practices orientieren.

Um IT-Kosten vergleichen zu können, lässt sich einerseits der Aufwand für Funktionen wie Anwendungsentwicklung, Wartung und IT-Infrastruktur (Server und Frontend) errechnen und mit Benchmark-Daten vergleichen. Andererseits können Kostenarten ermittelt werden: Kosten für IT-Personal, externe Beratung, Hardware, Software, Outsourcing, Datenkommunikation etc.

Ein Kernproblem beim IT-Benchmarking fasst „Wikipedia“ so zusammen: Wenn mithilfe eines Verteilschlüssels Gemeinkosten auf die individuellen IT-Dienstleistungen übertragen werden, diese Kosten also nicht verursachergerecht erhoben werden, ergeben sich falsche Zahlen und Vergleichbarkeit ist nicht gegeben. Es ist also wichtig, den Umfang der IT-Dienstleistungen sauber zu definieren und dazu einen Konsens aller Parteien herzustellen.

Ein zweites Problem entsteht bei Benchmarking-Ansätzen, die nur Kostenkriterien im Blickfeld haben, nicht aber den Nutzen einer IT-Dienstleistung für den Anwender.

WELCHE BERATUNGSUNTERNEHMEN KÖNNEN BEIM IT-BENCHMARKING HELFEN?
Die Maturity GmbH aus München gehört zu den langjährigen Spezialisten für IT-Benchmarking. Sie hilft, Kosten und Leistungen der internen IT-Organisation mit anonymisierten Kennzahlen anderer Unternehmen zu vergleichen. Die Benchmark-Daten stammen dabei aus Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen bei eigenen Kunden. Maturity hilft CIOs auch dabei, externe Dienstleistungen (z.B. Managed Services) und die dafür geforderten Preise zu vergleichen, Benchmark-Klauseln in Outsourcing-Verträgen festzuschreiben, Preise im WAN- und Einzelleitungsbereich zu bewerten, Berater-Tagessätze zu vergleichen und vieles mehr.

Als Management-Beratung mit Fokus auf IT gehört auch die Lexta Consultants Group aus Berlin zu den Unternehmen, die als Kernkompetenz das IT-Benchmarking angeben. Lexta betreibt eine Datenbank mit fortlaufend aktualisierten Kennzahlen von über 250 Unternehmen. Das Unternehmen bietet IT-Benchmarks und Maßnahmen zur Optimierung von Preisen beziehungsweise des Kosten-Leistungsverhältnisses an. Weitere Geschäftsfelder sind IT-Strategie, Kostenoptimierung, Sourcing und IT-Sicherheit.

Auch die Unternehmensberatung Conaq GmbH ist auf den Vergleich von Kosten, Qualität und Leistung von IT-Services spezialisiert. Über ein standardisiertes Referenzmodell vergleicht das Unternehmen Performance, Qualität und Kosten mit den Sollwerten in der Benchmark-Datenbank. Dabei können sich Unternehmen auch mit strukturell ähnlich aufgestellten Unternehmen vergleichen und so ein Peergroup-Benchmark erhalten.

*Heinrich Vaske ist Chefredakteur der Computerwoche.