Wie Gmail-Filter helfen können, Ihren Posteingang zu organisieren

Automatisieren Sie Ihren Posteingang und verbessern Sie Ihr Unternehmensumfeld, indem Sie die Vorteile der Gmail-Filter voll ausschöpfen. [...]

Google Mail ist vollgepackt mit versteckten Funktionen und Add-On-Möglichkeiten, aber eines der leistungsfähigsten Organisationswerkzeuge des Dienstes sitzt direkt im Herzen seiner regulären Einstellungen.

Wie Sie vielleicht schon erraten haben (besonders wenn Sie die Überschrift dieses Artikels lesen), spreche ich von Filtern – Gmail’s langjähriges System zur Automatisierung Ihres Posteingangs mit einer Reihe von maßgeschneiderten Regeln. Auf den ersten Blick können Filter kompliziert erscheinen. Sie können überwältigend wirken. Sie können sogar unnötig erscheinen.

Aber lassen Sie sich nicht von dem seltsam knackigen Äußeren des Features täuschen. Google Mail-Filter haben das Potenzial, Ihren Posteingang und die Art und Weise, wie Ihre eingehenden Nachrichten behandelt werden, völlig neu zu gestalten. Sie können Ihnen helfen, Ihre E-Mails in Ordnung zu halten, ohne dass Sie ständig darüber nachdenken oder sich bemühen müssen. Und alles, was es braucht, ist eine kleine einmalige Planung, um es für Sie arbeiten zu lassen.

Folgen Sie dieser Anleitung, und Ihr Posteingang läuft im Handumdrehen wie ein gut geölter (aber nicht zu fettiger) Computer.

Teil 1: Finden Sie Ihre Gmail-Filter heraus

Lassen Sie uns zunächst einige Gmail-Filtermöglichkeiten durchdenken, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welche Art von Setups Sie in Betracht ziehen sollten – dann werden wir den Prozess der Erstellung Schritt für Schritt durchgehen.

Mit Gmail-Filtern könnten Sie:

• Sicherstellen, dass Nachrichten von bestimmten Absendern mit hoher Priorität immer in die Registerkarte Primär Ihres Posteingangs verschoben werden, wo Sie sie mit Sicherheit auch sehen.
• Sicherstellen, dass bestimmte Arten von Nachrichten mit geringerer Priorität – wie Rechnungen, Berichte oder Aktualisierungen von verschiedenen von Ihnen verwendeten Diensten – automatisch an einem anderen Ort sortiert werden und nicht einmal in Ihrem Posteingang erscheinen.
• Nachrichten von lästigen Personen fernhalten (aber immer noch verfügbar behalten, falls Sie sie finden müssen), indem Sie sie automatisch archivieren, sobald sie ankommen.
• Nachrichten von einer bestimmten Adresse oder mit einem bestimmten Satz in den Betreffzeilen an andere Mitglieder Ihres Teams oder Ihrer Familie weiterleiten.
• Sofort auf Nachrichten an oder von einer bestimmten Adresse mit einer vorgefertigten Vorlage reagieren.
• Bestimmte Arten von Nachrichten von sich selbst als Erinnerung markieren, indem Sie ihnen ein hellgelbes „ERINNERUNG“ Label geben, mit dem sie sich in Ihrem Posteingang abheben.
• Nachrichten, die an eine bestimmte Variation Ihrer Google Mail-Adresse gesendet werden (wie Ihre Adresse+vip@gmail.com) oder mit einem bestimmten Wort oder Satz im Betreff geschrieben werden (wie „dringend“ oder „wichtig“), als „VIP“ beschriften und dann Benachrichtigungen nur für Nachrichten mit dieser Bezeichnung erhalten.
• Sich jedes Mal, wenn Ihr Chef Ihnen eine E-Mail schickt, einen Kuchen an Ihren Schreibtisch liefern lassen.

In Ordnung, also das letzte ist nicht wirklich möglich (noch nicht, jedenfalls) – ich wollte nur sichergehen, dass Sie immer noch aufmerksam sind. Alles andere in dieser Liste ist jedoch absolut machbar und eigentlich ganz einfach mit Gmail-Filtern einzurichten.

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Haben Sie eigene Ideen? Gut. Zeit, sie zu verwirklichen.

Teil 2: Erstellen Ihrer Gmail-Filter

Der einfachste Weg, einen neuen Gmail-Filter zu erstellen, besteht darin, das Suchfeld oben auf der Gmail-Website anzuklicken und dann das einzugeben, was Sie als Grundlage für die Filterung verwenden möchten – ein Wort oder eine Phrase, die im Betreff oder Text einer E-Mail erscheinen könnte, eine Adresse, aus der eine Nachricht stammen könnte, oder eine andere von Ihnen gewählte Variable.

Sobald Sie mit der Eingabe begonnen haben, erscheint ganz rechts im Suchfeld ein kleiner Pfeil nach unten. Klicken Sie darauf, sagen Sie „Hokuspokus“, wenn Sie möchten – und schon erscheint Ihre erste filterbezogene Form.

In diesem Formular können Sie genau festlegen, unter welchen Bedingungen Ihr Filter ausgeführt wird. Füllen Sie die Felder entsprechend aus, indem Sie eine beliebige Kombination von Variablen verwenden – auch wenn Sie in den Feldern Operatoren wie „AND“ und „OR“ verwenden, wenn Sie wirklich Lust auf mehr haben – und klicken Sie dann unten im Feld auf „Filter erstellen“.

Eine kurze Warnung: Standardmäßig gilt Ihr Filter für alle eingehenden Nachrichten – daher die Einstellung „Alle E-Mails“, die neben der Option „Suchen“ im Dialogfenster zur Filtererstellung angezeigt wird. Wenn Sie diese Option auf „Posteingang“ ändern, wird wahrscheinlich eine Fehlermeldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass die von Ihnen gewählten Parameter nicht empfohlen werden und möglicherweise nicht ordnungsgemäß funktionieren. Wenn Sie die Option „Suchen“ auf „Alle E-Mails“ setzen – was wahrscheinlich sowieso das ist, was Sie wollen -, werden Sie sich von Fehlern fernhalten und die Dinge so funktionieren lassen, wie sie sollten.

Jetzt kommt der lustige Teil – der Teil, in dem Sie genau entscheiden, was passiert, wenn eine Nachricht eintrifft, die Ihren Bedingungen entspricht. Sie können eine beliebige Kombination von Aktionen aus der Liste auswählen und diese dann nach Bedarf konfigurieren. Sie können Google Mail sogar anweisen, Ihren Filter rückwirkend auf bereits in Ihrem Konto befindliche Nachrichten anzuwenden (im Gegensatz zur Verwendung nur für neue Nachrichten, die von diesem Zeitpunkt an eingehen), indem Sie die Option „Filter auch auf passende Konversationen anwenden“ am unteren Rand des Feldes aktivieren.

Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Filter erstellen“ – und das war’s: Ihr neuer Gmail-Filter ist offiziell vorhanden und aktiv. Wenn das nächste Mal eine Nachricht eintrifft, die den von Ihnen angegebenen Parametern entspricht, werden die von Ihnen angegebenen Aktionen automatisch schneller ausgeführt, als Sie es von „sweet G Suite“ erwarten können.

Teil 3: Verwaltung Ihrer Gmail-Filter

Last but not least, machen Sie sich eine mentale Notiz, falls Sie in Zukunft Ihre Filter anpassen müssen: Wenn Sie einen von Ihnen erstellten Filter bearbeiten, löschen oder sogar erneut aufrufen möchten, klicken Sie einfach auf das zahnradförmige Symbol in der rechten oberen Ecke der Gmail-Website, klicken Sie auf „Einstellungen“ und dann auf die Registerkarte „Filter und blockierte Adressen“ oben im Einstellungsbildschirm. Sie werden jeden Filter vorfinden, den Sie jemals dort erstellt haben, und können jeden von ihnen mit ein paar schnellen Klicks optimieren oder entfernen.

*JR Raphael schreibt unter anderem für Computerworld.com