Ohne Unterstützung der Mitarbeiter und aus dem Management ist womöglich alles umsonst. Wir zeigen häufige Fehler und wie man sie vermeidet. [...]
„So viel Projektmanagement, so viel Missmanagement“, fasst Jennifer Lonoff Schiff von unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com ihre Beobachtungen zusammen. Denn auch wenn professionelle Projektmanagement-Software zum Einsatz kam, dauerten IT-Projekte häufig länger als geplant und kosteten mehr als veranschlagt. Lonoff Schiff hat zwölf häufige Projektmanagement-Fehler und Lösungsvorschläge zusammengestellt.
Erster Fehler: Den falschen Projektmanager einstellen
In der Praxis, heißt es bei Lonoff Schiff, erhalten Projektmanager einen Auftrag viel zu häufig aufgrund ihrer Verfügbarkeit, nicht aufgrund ihrer Erfahrungen. Das ist gefährlich, denn durch einen unerfahrenen Manager, dem es an den notwendigen Kenntnissen mangelt, kann ein Projekt scheitern.
Lösung: Projektmanager sollten nur dann einen Auftrag erhalten, wenn ihre Erfahrungen zu den jeweiligen Anforderungen passen.
Zweiter Fehler: Unterstützung aus dem Team fehlt
Häufig scheitern Projekte deshalb, weil ihnen die Unterstützung der beteiligten Fachbereiche und Mitarbeiter fehlt. Ist das der Fall, haben Manager den betroffenen Angestellten nicht aufgezeigt, welche Rolle sie bei einem Auftrag spielen oder nicht erläutert, was sich durch das Projekt verändern wird. Oft führen Mitarbeiter einfach das Tagesgeschäft fort, weil die Manager ihnen die Dringlichkeit eines Projekts nicht klarmachen.
Lösung: Damit all dies nicht passiert, sollte der Projektmanager zu Beginn alle Beteiligten versammeln und ihnen das Projekt und seine Folgen so präsentieren, dass er sich ihrer Unterstützung sicher sein kann. Mitarbeiter an anderen Standorten sollte er mit der besten im Unternehmen verfügbaren Technik den Zugang zur Präsentation ermöglichen.
Dritter Fehler: Unterstützung aus dem Management fehlt
Ein erfolgreiches Projekt benötigt nicht nur Unterstützung aus dem beteiligten Team sondern auch aus dem Management. Ist das nicht der Fall, macht das einen erfolgreichen Abschluss schwierig.
Lösung: Eine Person aus dem Topmanagement sollte von Anfang an in das Projekt involviert sein und den Erfolg des Auftrags unterstützen.
Vierter Fehler: Zu viele Projekte auf einmal angehen
Einige Manager gehen fälschlicherweise davon aus, dass es viel bringt, mehrere Projekte gleichzeitig auf Spur zu bringen. Multitasking hält die Beteiligten jedoch nur auf und schadet der Qualität der Einzelprojekte, schreibt Lonoff Schiff.
Lösung: Besonders effektiv ist es, die Anzahl der offenen Projekte um 25 bis 50 Prozent zu reduzieren. So haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich besser auf Aufgaben zu fokussieren und sie erfolgreich abzuschließen.
Probleme bei der Projektkommunikation
Fünfter Fehler: Zu wenig Projektkommunikation
Der wichtigste Faktor für erfolgreiches Projektmanagement ist Kommunikation. Ohne regelmäßige und klare Absprachen kann ein Projekt nicht gelingen.
Lösung: Einmal pro Woche sollte das gesamte Team zusammenkommen – zumindest virtuell. So sind alle Beteiligten auf dem Laufenden und die Abläufe geraten nicht ins Stocken.
Sechster Fehler: Schlechte Kollaboration
Mehrere Kommentatoren ergänzen Lonoff Schiffs Liste um einen weiteren Punkt: die standortübergreifende Zusammenarbeit. Besonders hier kann es lohnend sein, auf ein effektives Tool zurückzugreifen. Denn weder E-Mails noch Projektmanagement-Software können dies leisten, so die Meinung der Kommentatoren.
Lösung: Die Leser empfehlen zur Verbesserung der Kommunikation den Einsatz eines Kollaborations-Tools, zum Beispiel Sharepoint.
Siebter Fehler: Keine klaren Ziele
Sind die Ziele eines Projekts nicht klar definiert, wird es scheitern. Wer seine Zielsetzung verändert, riskiert hohe Kosten und Zeitverlust. Auch kleine Zusatzaufgaben wie die Veränderung eines Logos oder eine zusätzliche Seite auf einer Webseite können zu Verzögerungen führen.
Lösung: Das Projektziel sollte von Anfang an klar definiert sein und nicht in Vergessenheit geraten. Änderungen sollten nur möglich sein, wenn sie von den Stakeholdern befürwortet werden und die Beteiligten sich genau überlegt haben, wie diese Abweichungen den Zeitplan beeinträchtigen.
Achter Fehler: Zu knappe Zeitpläne
Natürlich meinen Projektmanager es mit ihren Auftraggebern nur gut, wenn sie ein Projekt zügig zu Ende bringen möchten. Doch wenn eine Deadline nach der anderen verpasst wird, führt das zu Unzufriedenheit bei allen Beteiligten.
Lösung: Eine sinnvolle Lösung kann zum Beispiel eine gute Projektmanagement-Software sein, mit der sich Ressourcen und Zeitaufwand sinnvoll planen lassen. Doch man sollte immer einen Puffer einkalkulieren – sowohl beim zeitlichen Aufwand als auch beim Budget.
Neunter Fehler: Mangelnde Flexibilität
Der Projektplan ist wichtig, das steht außer Frage. Doch man sollte nicht auf ihm beharren und sich neuen Informationen und Anregungen völlig versperren.
Lösung: Projektmanager dürfen sich nicht in den Details verlieren, sondern sollten sich den Blick für das gesamte Projekt bewahren. Gerade wenn sich etwas am Verlauf ändert, sollte man sich fragen, wie man seine weitere Arbeit stetig verbessern könnte. Das heißt natürlich nicht, dass man ständig am Projekt nachbessern sollte. Es bedeutet aber, dass man sich Verbesserungsvorschlägen nicht verschließen darf.
Projektmanagement-Software löst nicht alle Probleme
Zehnter Fehler: Schlechtes Mikromanagement
Projektmanager sollten sich nicht wie Babysitter aufspielen und das Team permanent kontrollieren, rät ein Experte Jennifer Lonoff Schiff von unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com.
Lösung: Viel besser wäre es, den beteiligten Mitarbeitern bereits beim ersten Projektmeeting klar zu machen, dass während der gesamten Zusammenarbeit ein wöchentlicher Update-Termin stattfindet. So wissen alle, dass jede Woche Statusmeldungen und Fortschritte von ihnen erwartet werden und sie werden Verzögerungen und Probleme frühzeitig von selbst ansprechen.
Elfter Fehler: Sich zu sehr auf die Software verlassen
Eine Projektmanagement-Software kann nicht alle Probleme lösen. Sie macht zwar die einzelnen Schritte sichtbar, doch die grundlegenden Prozesse ändert die Software nicht. Leider verkommt sie immer wieder zu einer Checkliste, ohne dass die Beteiligten mit ihrer Hilfe vorausdenken und Meilensteine effektiv planen.
Lösung: Die Projektmanagement-Software sollte man so auswählen, dass alle Beteiligten mit der Auswahl zufrieden sind. Jeder Nutzer sollte eine Schulung erhalten und lernen, die Software sinnvoll einzusetzen.
Zwölfter Fehler: Keine Erfolgsmetrik
Beginnt ein Projektmanager mit einem neuen Projekt, sollte er zuerst voll und ganz verstehen, wie ein erfolgreicher Abschluss für die Nutzer aussehen würde. Ansonsten läuft man Gefahr, mit dem Ergebnis die Beteiligten unzufrieden zu machen.
Lösung: Deshalb sollte man sich von Anfang an fragen, wie das Projektergebnis aussehen sollte, damit es die Nutzer zufriedenstellt.
**Jennifer Lonoff Schiff schreibt für CIO.com über Wirtschaft und Technologie.
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