12 Kriterien für die Auswahl einer Datenraum-Lösung

Ein Datenraum unterstützt bei einem revisionssicheren, firmenübergreifenden Datenaustausch im Rahmen von Mergers & Acquistions, IPOs oder Immobilienverkäufen. PMG hat 12 Kriterien für die Auswahl einer Datenraum-Lösung zusammengestellt. [...]

Die PMG Projektraum Management GmbH, ein Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen auf Software-as-a-Service-Basis, hat 12 Kriterien für die Auswahl einer Datenraum-Lösung zusammengestellt. Ein Datenraum unterstützt bei einem revisionssicheren, firmenübergreifenden Datenaustausch im Rahmen von Mergers & Acquistions, IPOs, Immobilienverkäufen oder der Gremienkommunikation.

Gemäß den Anforderungen eines Projektes sollte ein Unternehmen folgende Punkte bewerten:

1. Intuitive Benutzeroberfläche
Bei geschäftskritischen Transaktionen, wie Firmenübernahmen, haben die beteiligten Personen oft keine Zeit für eine ausführliche Anwenderschulung. Daher muss ein Unternehmen eine Lösung auswählen, die sich durch ihre selbsterklärende Oberfläche dem Nutzer erschließt.

2. Technik-Komptabilität
Um eine reibungslose Zusammenarbeit aller Firmen zu gewährleisten, empfiehlt sich eine Cloud-Lösung. Ein Unternehmen sollte Wert darauf legen, dass wirklich keine Installation von Software-Clients oder Plug-Ins benötigt wird. Auch eine Abfrage der unterstützten Browserversionen kann sinnvoll sein, da in Konzernen zum Teil ältere Versionen zum Einsatz kommen. Ein weiterer Aspekt ist eine eventuell notwendige Firewall-Freischaltung. Im Idealfall ermöglicht ein Datenraum dem Anwender absolute Flexibilität bei der Wahl der genutzten Endgeräte und einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff.  

3. Automatische Benachrichtigungen
Für einen einheitlichen Informationsstand aller Beteiligten sollte ein Datenraum alle Berechtigten über neue Dokumente informieren. Dies kann z. B. per Informationsmail mit Backlink zur neuen Datei erfolgen. So ist ein aktueller Informationsstand aller Personen gewährleistet und Verhandlungen werden effizient geführt.

4. Eindeutige Versionierung von Dateien
Bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten ist es wichtig, den Überblick über den letzten Stand zu behalten. Ein Datenraum muss den Nutzer mit Check-In- und Check-Out-Funktionen sowie einer automatischen Archivierung überholter Versionen unterstützen. Dem Anwender steht dadurch nur die aktuellste Version zur Bearbeitung zu Verfügung.

5. Individueller Frage-Antwort-Prozess
Für die Durchführung von Mergers & Acquisitions und Immobilienverkäufen ist ein Q&A-Modul unerlässlich. Ein Unternehmen sollte prüfen, ob die Konfiguration des Frage-Antwort-Workflows gemäß seinen Anforderungen individuell realisierbar ist. Einzelne Datenräume ermöglichen darüber hinaus, eine Zwischeninformation für die Gegenseite zu formulieren, wenn die finale Beantwortung einer Frage längere Zeit in Anspruch nehmen wird. Eine andere nützliche Option ist eine Folgefrage, wenn eine Frage nicht abschließend geklärt werden konnte.

6. Modularer Aufbau
Datenräume verfügen über viele Funktionen, die die beteiligten Firmen während der Projektlaufzeit unterstützen, wie 2-Faktor-Authentifizierung, Q&A, Workflow, Aufgaben, Kalender oder Vertragsmanagement. Ist ein Datenraum modular aufgebaut, fallen nur Gebühren für wirklich genutzte Funktionen an.

Neben den notwendigen Funktionalitäten kann eine Firma evaluieren, ob Daten modulübergreifend zur Verfügung stehen. Falls ja, beugen sie redundanten Dateneingaben vor und sparen Zeit.

7. Revisionssicherheit
Bei geschäftskritischen Transaktionen ist die Einhaltung von Vertraulichkeitsvereinbarungen unerlässlich. Verstöße wären geschäftsschädigend. Um einem eventuellen Datenverlust vorzubeugen, sollte ein Datenraum umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen bieten. Hierzu gehören beispielsweise individuelle Wasserzeichen in PDF-Dokumenten, ein ausgefeiltes Rechtemanagement und eine revisionssichere Dokumentation aller Datenraum-Aktivitäten.

Darüber hinaus lohnt ein Blick auf die Integrität der Dateien. Diese überprüft ein Unternehmen beispielsweise mit MD5-Hash-Werten, die ein Datenraum automatisch über den Inhalt der Dateien berechnen sollte, um so einen Abgleich mit der lokalen Datenablage zu ermöglichen.

8. Transparenz bei Sicherheitsfragen
Sicherheitsmaßnahmen wie die verschlüsselte Übertragung von Daten und die Speicherung in einem ISO-27001 zertifizierten Rechenzentrum gehören zum Standard einer Datenraum-Lösung. Um einen Vergleich zwischen Anbietern ziehen zu können, sollte eine Firma auf Transparenz bei Sicherheitsfragen achten. Aufschlussreich kann z. B. eine Datenschutzprüfung vor Ort sein. Weitere Anhaltspunkte zum Sicherheitsniveau geben unabhängige Zertifizierungen, Gütesiegel und Penetrationstests.

9. Flexibilität bei der Konfiguration
Bei einer Verhandlung ist zu Beginn manchmal noch nicht jeder relevante Aspekt absehbar. Um flexibel auf geänderte Anforderungen reagieren zu können, sollten Anpassungen an der Datenraum-Konfiguration über die komplette Projektlaufzeit möglich sein.

10. Serverstandorte
Hinsichtlich der Serverstandorte und des Firmensitzes muss ein Unternehmen eine genaue Risikoprüfung vornehmen. Nicht zu vergessen ist dabei eine eventuelle Muttergesellschaft im Ausland. Je nach Rechtsprechung des Standortes könnten hiesige Datenschutzvorgaben verletzt werden. Im Idealfall liegen Firmensitz und Serverstandort in Europa.

11. Performance-Test
In ländlichen Gegenden empfiehlt sich für Unternehmen ein Performance-Vergleich für den Up- und Download großer Datenmengen.

12. Scan-Service
Eine nützliche Ergänzung zu einer Datenraum-Lösung sind Scan-Dienstleistungen. Einige wenige Hersteller bieten diese aus einer Hand an: Der Dienstleister digitalisiert die erforderlichen Dokumente, kategorisiert sie und stellt sie gemäß der Zielstruktur direkt in den Datenraum ein. Er entlastet dadurch die Firmen bei der Vorbereitung einer Transaktion. (pi)