4 Hauptprobleme bei der Migration von Mailboxen

Mailbox-Migrationsprojekte bei Fusionen und Übernahmen können den Workflow massiv beeinträchtigen und sensible Datenverluste erzeugen- es sei denn, Sie überwinden diese vier Hindernisse. [...]

Das Ändern von E-Maildomainen schmerzt – sowohl technisch als auch psychologisch. In einem Fall ist dies jedoch unvermeidlich – bei Fusionen großer Unternehmen.

Unabhängig von den Gründen für Fusionen und Übernahmen benötigen neu verbundene Unternehmen sofortige Kommunikation und Zusammenarbeit. Und da E-Mail das wichtigste Kommunikations- und Kollaborationsinstrument der Welt ist, hat das Post-Close-Verfahren höchste Priorität, damit nicht übereinstimmende Systeme vom ersten Tag an zusammenarbeiten. Dazu gehört die vollständige Kalenderinteroperabilität für die Planung von Besprechungen, die Aktualisierung von Kontakten und Aufgaben und die Möglichkeit, reibungslos wie bisher- auch mit den neuen Kollegen zusammen- zu arbeiten.

Es gibt verschiedene Szenarien für E-Mail-Migrationsprojekte:

• Akquisition: Ein größeres Unternehmen muss das Kalender- und E-Mail-System des kleineren Unternehmens integrieren.
• Zusammenschluss: Zwei Unternehmen bilden aus zwei einen Outlook-Exchange Server.
• Aufteilen: Ein Exchange Server muss auf zwei verschiedene Systeme migriert werden.
• Konsolidierung: Mehrere kleinere Unternehmen müssen auf weniger Postfachsysteme migriert werden.

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Warum ein Mailbox-Migrationsprojekt unter M & A so schwierig ist

Wenn Unternehmen fusionieren, haben sie wahrscheinlich ähnliche oder benachbarte Geschäftsbereiche. Aus technischer Sicht können sie jedoch absolut unterschiedlich sein. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Hürden für IT-Experten bei der Verwaltung eines M & A-Projekts.

1. Ihre Exchange Server können an verschiedenen Orten gehostet werden

Einige Unternehmenspostfachinfrastrukturen wie Exchange werden lokal bereitgestellt, einige werden als SaaS ausgelagert und andere werden an anderer Stelle in der Cloud gehostet. Meist sind mehrere Domains involviert.

2. Möglicherweise verfügen Sie über unterschiedliche Versionen von Exchange-Servern

Oft haben Organisationen unterschiedliche Versionen, wie z. B. Exchange 2010, Exchange 2013, Exchange 2016, Exchange Online (unabhängiger Mailserver oder Teil von Office 365) oder Exchange 2019. Daher kann die Migration von Postfächern zwischen den verschiedenen Versionen für einige IT-Teams sehr anstrengend sein.

3. Sie haben Office 365 als endgültigen Speicherort für Postfächer ausgewählt

Viele Unternehmen, die sich dem M & A-Prozess unterziehen, betrachten die Migration auf Office 365 als ultimative Lösung. Sie können jedoch durch Umstände wie die Notwendigkeit, eine Migration von Mandant zu Mandant für Office 365 durchzuführen oder sogar von Exchange on prem nach Office 365 oder umgekehrt zu migrieren, behindert werden.

4. Sie können sich keine Ausfallzeiten leisten

Wenn während eines M & A-Abenteuers alles auseinanderzufallen scheint, ist es völlig inakzeptabel, Ausfallzeiten von Postfächern und Kalendern zu erleben. Leider leiden die Unternehmen darunter.

Planen Sie Zeit und Budget für eine IT-Migration ein

Interessanterweise berücksichtigt die Unternehmensleitung bei der Planung einer Akquisition oder eines Zusammenschlusses viele Dinge, lässt jedoch sehr oft den technischen Herausforderungen für die letzten Phasen. Ein chaotischer Ansatz für die IT-Integration kann jedoch den Wert einer Akquisition beeinträchtigen. Ohne detaillierte Planung können diese kritischen Migrationsprojekte den Workflow beeinträchtigen und sensible Daten gefährden.

Um eine reibungslose Migration von Postfächern zu gewährleisten, benötigen Unternehmen eine Synchronisierungssoftware, um Postfächer und Daten zu verschieben, ohne die geschäftliche Produktivität zu beeinträchtigen.

Ich habe jedoch nicht die richtige Software für die Postfachmigration

Microsoft bietet einsatzbereite Lösungen für die Migration von Exchange-Servern, die häufig ausreichen, um die Anforderungen im Rahmen von Fusionen und Übernahmen zu erfüllen. Es gibt aber auch andere Fälle, in denen Standardsoftware hilflos ist. Wenn beispielsweise die Standardmigration von Exchange Server nicht durchgeführt werden kann, weil der Client über zwei unabhängige Exchange Server in verschiedenen Active Directory- (AD-) und E-Mail-Domänen verfügt. Diese Migration ist nicht in einem Schritt möglich. Die beiden Server müssen also koexistieren, während die Benutzer auf den neuen Server wechseln.

In diesem Fall können Sie sich mit unabhängigen Softwareanbietern zusammenarbeiten, die komplizierteste Probleme reibungslos und zu angemessenen Kosten lösen.

Das Funktionieren von E-Mails – und das Anzeigen eines vollständig ausgefüllten Kalenders, von Briefen, Kontakten, Aufgaben usw. – ist für Business Professionals von entscheidender Bedeutung und kann bestimmen, ob ein Zusammenführungsprozess ein Gewinn oder ein Verlust ist.

* Thomas Berndorfer ist CEO bei Connecting Software (Wien), einem globalen Anbieter von Integrations-, Synchronisations- und Produktivitätslösungen für Geschäftsprozesse mit Microsoft Gold- und Silver-Kompetenzen.