Die Einführung einer Collaboration-Lösung allein genügt nicht. Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter die Software als nützlich empfinden und sie aktiv in ihre Arbeitsprozesse integrieren. Damit dies gelingt, sollten Unternehmen die folgenden Hinweise berücksichtigen. [...]
Erstaunlich häufig ist Mitarbeitern gar nicht klar, dass sie über wertvolles Spezialwissen verfügen. Wer in seinem Bereich eine Aufgabe bearbeitet, auf eine Herausforderung stößt und diese löst, hat oft das Gefühl „ich habe ja nur meine Arbeit gemacht“. Meist wird in diesem Moment nicht daran gedacht, dass früher oder später ein Kollege vor einer ähnlichen Herausforderung stehen und dann von dem bereits im Unternehmen vorhandenen Wissen profitieren könnte.
Unternehmen möchten natürlich, dass die Mitarbeiter eine Collaboration-Software gerne und häufig benutzen. Dann sollten sie ihnen auch keine (technischen) Steine in den Weg legen. Dazu sollten möglichst umfassende Zugriffs- und Editier-Rechte sichergestellt sein. Auch einfache Interaktionsmöglichkeiten wie „Likes“ und Kommentarfunktionen sollten möglich sein. Je intuitiver der Umgang mit der Software, desto eher wird sie auch von allen Mitarbeitern genutzt. Fast jeder nutzt heute privat soziale Netzwerke, Wikipedia, Chats und Foren – die Usability einer Collaboration Software sollte vergleichbar sein.
Firmen sollten nach einer Gruppe von freiwilligen Early Adopters suchen: Für wen kann eine Collaboration-Lösung in einem Unternehmen am schnellsten einen Nutzen bringen? Gibt es eine Gruppe/ein Team, das in puncto Zusammenarbeit einen besonderen Schmerzpunkt hat?
Bei der Einführung einer Collaboration-Software sollte darauf geachtet werden, gewünschte und bereits vorhandene Tools zu integrieren – am besten auf einer zentralen Plattform. Idealerweise ermöglicht diese jedem Nutzer die individuelle Anpassung einer personalisierten Startseite, von welcher aus der Mitarbeiter Zugriff auf alle für ihn wichtigen Funktionen und Inhalte hat.
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