Projekte verlaufen selten wie geplant, so dass den Projektleitern meistens jede Menge kleiner Brände zum Löschen übrig bleiben. Hier sind die häufigsten Probleme, auf die Projekte stoßen können, und Möglichkeiten, die Dinge wieder in Gang zu bringen. [...]
Nur wenige Projekte verlaufen reibungslos, denn es gibt viele Probleme, die auf dem Weg eines Projekts von der Idee bis zum Abschluss auftreten können. Der ruhige und effiziente Umgang mit Problemen ist ein Schlüsselaspekt der Rolle des Projektmanagers, und einige der Herausforderungen, mit denen Sie als Projektmanager konfrontiert sein werden, können relativ einfach im Handumdrehen bewältigt werden. Andere werden jedoch einen größeren Einfluss auf den Erfolg Ihres Projekts haben.
Im Folgenden finden Sie sechs häufige Fehler im Projektmanagement, die den Projekterfolg beeinträchtigen, sowie Risikomanagementstrategien und Ratschläge, wie Sie diese Fehler vermeiden können, bevor sie den Projektfortschritt gefährden.
Fehlgeleitete strategische Ziele
Jedes Projekt, das Ihr Unternehmen lanciert, muss sich an unternehmensweiten Zielen orientieren. Wenn wertvolle Zeit und Ressourcen zur Durchführung von Projekten aufgewendet werden, die nicht mit der Vision Ihres Unternehmens übereinstimmen, werden wichtigere Projekte gefährdet – und damit letztlich auch der langfristige Erfolg Ihres Unternehmens.
Um sicherzustellen, dass dies nicht geschieht, sollte jedes Projekt über einen soliden, genehmigten Business Case verfügen, der genau darlegt, wie es mit den von den Führungskräften Ihres Unternehmens gesetzten Zielen übereinstimmt. Jedes Projektziel muss dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass das Projekt spezifisch, messbar, erreichbar, relevant für unternehmensweite Ziele und zeitgerecht ist (aka S.M.A.R.T.). Identifizieren Sie alle Ziele und dokumentieren Sie sie in der Projekt-Charta, um Klarheit über den Zweck des Projekts zu schaffen und an seinem Zweck festzuhalten, indem Sie die Charta überarbeiten und die Bemühungen des Teams darauf ausrichten.
Keine Projektförderung
So wie sich Projektteams und Interessenvertreter auf die Unterstützung und Anleitung von Projektmanagern verlassen, sind auch Projektmanager auf Projektsponsoren angewiesen. Ein Projektsponsor ist in der Regel ein Mitglied des Exekutivteams; diese Person setzt sich für das Projekt ein, vermittelt Einblicke und hilft den Projektmanagern bei der Lösung von Konflikten, wenn eine Eskalation nötig ist. Sponsoren geben auch den Ton an, damit das Projekt die Übernahme in Ihrem gesamten Unternehmen beeinflusst. Veränderungen werden von den meisten Interessengruppen nicht leicht akzeptiert. Ohne einen Sponsor, der dabei hilft, den Weg zu ebnen, können Projektmanager mit Führungskräften, funktionsübergreifenden Teams, Kunden und Endnutzern in Konflikt geraten. Jedes Projekt sollte einen Sponsor haben, der Gespräche mit anderen Führungskräften und Teamleitern darüber einleitet, warum ein Projekt durchgeführt werden sollte. Sie sollten auch die Vorteile vermitteln, wer mit der Leitung des Projekts beauftragt wird, und verlangen, dass funktionsübergreifende Teamleiter Informationen mit ihren Abteilungen austauschen.
Schlechte Kapazitätsplanung und unzureichendes Ressourcenmanagement
Bevor Ihr Unternehmen Projektressourcen zuweisen und verwalten kann, muss es die Ressourcenkapazität planen. In der Planungsphase bedeutet dies, dass die für ein Projekt möglicherweise erforderlichen Ressourcen bestimmt und dann der Pool der verfügbaren Ressourcen ermittelt werden muss. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, kann der Projekterfolg gefährdet sein.
Viele Unternehmen setzen verschiedene Tools ein, um in der Planungsphase und in der Phase des Ressourcenmanagements eine Was-wäre-wenn-Szenarioplanung als Risikomanagementinstrument durchzuführen, um die Auswirkungen der Zuweisung, Verwaltung und Verschiebung von Projektzeitplänen und Ressourcen zu testen. Die Planung von Was-wäre-wenn-Szenarien bietet viele Vorteile. Sie hilft Ihrem Unternehmen, Ressourcenoptionen in Echtzeit zu ermitteln, die Arbeitsbelastung auszugleichen und die Nutzung aller Ressourcen zu optimieren, um sicherzustellen, dass Teammitglieder und Interessengruppen nicht übermäßig beansprucht werden. Sie stellt auch sicher, dass die Start- und Enddaten von Aufgaben oder Projekten nicht negativ beeinflusst werden.
Falsche Methoden
Projektmanagementmethoden bieten Projektteams eine Reihe von Standards, an die sie sich bei der Verwaltung einzelner Projekte halten müssen. Die Wahl der richtigen Methodik zur Durchführung Ihres Projekts ist der Schlüssel zur Gewährleistung einer schnellen und präzisen Durchführung des Projekts vor Ort. Wenn Sie Projekte ohne eine effektive Methodik durchführen oder Ihre Projekt- und Teamkompetenz mit der falschen Methodik in Einklang bringen, erhöht dies wahrscheinlich das Risiko eines Misserfolgs.
Es gibt viele Methoden zur Auswahl – jede davon dient einem anderen, aber manchmal überlappenden Zweck. Die Projektmanagementmethoden leiten an, wie Ihr Team seine Ziele erreicht. Einige gut angepasste Methoden dienen dazu, Produktfehler zu reduzieren; andere stellen sicher, dass Ihre Prozesse effektiv sind, während wieder andere der schnelleren Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen dienen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Fähigkeiten Ihres Teams gut auf die gewählten Methoden abgestimmt sind.
Störungen in der Kommunikation
Schätzungsweise 20 Prozent der Projekte scheitern aufgrund von ineffektiver Kommunikation. Viele Faktoren tragen zu schlechter Kommunikation und Pannen bei – in der Alltags- und Projektarbeit. Kommunikationsstile oder -methoden, bestehende Spannungen, Zielkonflikte, verfrühte Kommunikation und Fehlkommunikation können unter anderem dazu führen, dass Ihr Projekt erhebliche Probleme bekommt.
Wenn man bedenkt, dass die Kommunikation den wichtigsten Einzelaspekt eines effektiven Projektmanagements ausmacht, ist die Entwicklung effektiver Kommunikationsstrategien entscheidend für das Erreichen Ihrer Projektziele. Die Kenntnis Ihres Kundenkreises ist der Schlüssel zur Entwicklung der richtigen Kommunikationsstrategie. Die Kommunikation sollte zeitnah, häufig, klar und transparent sein. Ebenso wichtig ist es, integrativ und respektvoll zu sein. Eine weitere Sache, auf die sich Projektmanager konzentrieren müssen, ist die Gewährleistung einer konsistenten Kommunikation während der gesamten Projektdauer, was zu einem reibungsloseren Projektverlauf beitragen kann.
Nicht über die richtige Software und die richtigen Tools verfügen
Es ist praktisch unmöglich, Projektziele ohne irgendeine Form von Projektmanagement-Software oder -Tools zu verwirklichen. Ohne Tools zur Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten ist es unwahrscheinlich, dass Ihr Projektmanager in seiner Rolle erfolgreich sein wird. Bei so vielen sich bewegenden Teilen kann das Projektmanagement selbst in den kleinsten Unternehmen und bei den kleinsten Projekten entmutigend sein. Größere Projekte, die mehrere Aufgaben, Ziele und Ressourcen haben, könnten einfach nicht effektiv oder effizient verwaltet werden. Bevor Sie darüber nachdenken, welche Projekte in Angriff genommen werden sollen, sollten Sie die richtige Projektmanagementlösung identifizieren und evaluieren, die Ihre Teams bei der Verwaltung von Aufgaben, Ressourcen, Arbeitsplan und Zusammenarbeit unterstützt.
Die Lösung dieser allgemeinen Projektmanagementprobleme kann viele der damit verbundenen Risiken reduzieren und Ihre Projekte auf dem richtigen Weg zur Realisierung von Vorteilen halten.
*Moira Alexander ist die Autorin von „LEAD or LAG: Linking Strategic Project Management & Thought Leadership“ und Gründerin der „Lead-Her-Ship Group“. Sie ist außerdem Expertin für Projektmanagement und Mitarbeiterin und Co-Moderatorin des „technisch orientierten“ Segments von Price of Business Talk Radio. Moira verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Geschäftswelt (IS&T) und im Projektmanagement für kleine bis große Unternehmen in den USA und Kanada.
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