Laut einer Studie von Bain & Company wird viel Zeit für unnötige und zu lange Meetings verschwendet. 15 Prozent der Zeit in Unternehmen wird in Meetings verbracht. Wir geben Ihnen acht Tipps, um Meetings effizienter zu gestalten. [...]
1. Meetings so gut wie möglich vermeiden
Ginge es nach der Firma 37Signals, die das Online-Projektmanagement-Werkzeug Basecamp betreibt, sollte es überhaupt keine Meetings geben. Anstatt in diesen Besprechungen Zeit zu vergeuden, kann man „wirklicher Arbeit nachgehen“.
2. Während der Besprechung stehen
So genannte Standup-Meetings werden immer beliebter. Stehen sorgt für mehr Aktion und auch mehr Teilnahme. Eine angenehme Sitzposition führt dagegen eher zu einer passiven Einstellung.
3. So kurz wie möglich halten
Grundsätzlich sollte man die Besprechungen auf 30 Minuten beschränken. Dabei sollte man so gut wie möglich früher aufhören, wenn man merkt, dass das Treffen keinen Mehrwert mehr liefert.
4. Agenda einhalten
Gerne kommt man in Besprechungen vom Thema ab und verliert somit wertvolle Zeit. Wichtig ist also, dass der Moderator die Teilnehmer bei der Agenda hält.
5. Kleine Teilnehmerzahlen
Die Teilnehmerzahlen sollte man so gering wie möglich halten. Ideal sind sieben Personen oder weniger.
6. Optionale Teilnahme
Einige Mitarbeiter werden möglicherweise kurzfristig andere wichtige Aufgaben zu erledigen haben. Dieser Mitarbeiter sollte dann in der Lage sein, das Meeting abzusagen, ohne sich hierfür im Detail rechtfertigen zu müssen.
7. Ziel des Treffens festlegen
Das Treffen sollte eines der folgenden Ziele erreichen:
-
Informationen weitergeben
-
Diskussionen anregen
-
Entscheidungen treffen
8. Elektronische Geräte vermeiden
Laptops, Smartphones und andere elektronische Geräte lenken von den wirklich wichtigen Themen ab. In einer Studie von Fuze fand man heraus, dass mehr als 92 Prozent der Teilnehmer während des Meetings mit Multitasking beschäftigt sind.
* Sascha Thattil ist begeisterter Blogger und Indien-Experte. Als Geschäftsführer von YUHIRO berät er KMU aus dem IT-Bereich bei ihrer Indien-Strategie.
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