Ab wann sollte man das ERP-System wechseln?

Jedes ERP-System stößt irgendwann mal an seine Grenzen, egal wofür es eingesetzt wird. Besonders wenn es dem Unternehmen nicht mehr dabei hilft, die Produktivität zu steigern und keine neuen Impulse mehr liefert, sollte man darüber nachdenken, das System zu wechseln. [...]

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 5 Anzeichen, an denen man erkennen kann, wann der Zeitpunkt gekommen ist, über einen Wechsel des eigenen ERP-Systems nachzudenken.

1.) Das alte ERP-System stößt an seine Grenzen

Neben der Tatsache, dass innovative Maßnahmen möglicherweise nicht vom gegenwärtigen ERP-System verarbeitet werden können, kann es auch vorkommen, dass das aktuelle System nicht mehr zur Unternehmensgröße oder -struktur passt. Wenn das Unternehmen in den letzten Jahren gewachsen ist, Tochtergesellschaften gegründet wurden, die Mitarbeiterzahl stark gestiegen ist oder das Geschäftsfeld erweitert wurde, kann dies dazu führen, dass die vorhandene ERP-Lösung an ihre Grenzen stößt.

Es ist möglich, dass die alte Software nicht für große oder komplexe Unternehmensstrukturen ausgelegt war und somit Einschränkungen hinsichtlich Kapazitäten, Lizenzen oder Funktionalitäten aufweist.

Wenn das ERP-System seine Grenzen stößt, ist es durchaus sinnvoll oder sogar notwendig, über einen Wechsel nachzudenken.

2.) Das ERP-System funktioniert nicht richtig

Neben anderen Faktoren spielt auch die Funktionalität eine wichtige Rolle bei der Auswahl eines ERP-Systems. Wenn Probleme immer wieder auftreten, kann es sinnvoll sein, das System zu wechseln.

Die Gründe hierfür können vielfältig sein. Beispielsweise kann es auch an einer falschen Implementierung durch den Softwarepartner liegen. Häufig sind die Probleme jedoch hausgemacht. Fehlerhafte Nutzung durch die Mitarbeiter oder unklare Kommunikation des Anbieters können dazu führen, dass etwas mit dem System nicht stimmt.

Dabei sind nicht immer die ERP-Funktionen schuld. Oftmals liegt es an der Nutzung des Systems, beispielsweise aufgrund unzureichender Schulungen oder zu komplexer Benutzeroberflächen. Im Laufe der Zeit verfallen die Mitarbeiter dann in alte Arbeitsgewohnheiten und das gesamte ERP-System wird obsolet. Daher ist es äußerst wichtig, die ERP-Software als Teil der Unternehmenskultur zu betrachten. Viele Unternehmen unterschätzen diesen Faktor jedoch häufig.

Falls jedoch eindeutige Fehler am System festgestellt werden können, sollte ein Wechsel auf jeden Fall in Erwägung gezogen werden.

3.) Das System ist nicht flexibel genug

Viele ältere ERP-Systeme sind heutzutage ziemlich unflexibel, weil der Zugriff nur am jeweiligen Standort möglich ist oder über Schaltungen wie Standleitungen zu den Niederlassungen erfolgt. Das Thema Mobilität und Remote Work wird jedoch immer wichtiger.

Moderne ERP-Systeme ermöglichen allen Mitgliedern Zugriff von überall aus – ob sie sich nun im Büro, zu Hause oder sogar im Ausland befinden. Wenn man sein Unternehmen also flexibler gestalten möchte und mehr auf Remote Work setzen will, sollte man unbedingt darüber nachdenken, zu einer modernen ERP-Lösung zu wechseln.

4.) Das System ist nur für bestimmte Prozesse zuständig

Es gibt viele ERP-Systeme, die sich nur auf spezielle Geschäftsprozesse konzentrieren. Manche sind beispielsweise auf Lagerverwaltung ausgerichtet und vernachlässigen dabei die Buchhaltung. Andere hingegen fokussieren sich auf den Einkauf und Verkauf, jedoch nicht auf das Customer-Relationship-Management (CRM).

Wenn das aktuelle System zwar die meisten Funktionen abdeckt, aber für grundlegende Aufgaben wie die Rechnungslegung ein Standard-Tool verwendet werden muss, ist ein Wechsel zu einer anderen ERP-Lösung empfehlenswert.

Eine optimale ERP-Software sollte alle wichtigen Teilprozesse des Unternehmens abdecken und nicht nur eine begrenzte Anzahl von Geschäftsprozessen unterstützen.

5.) Geschwindigkeitsprobleme

Sollte man ein ERP-System aktualisieren, um die Effizienz zu steigern? Ein veraltetes ERP-System kann sich auch durch Geschwindigkeitsprobleme bemerkbar machen. Wenn man täglich mit Wartezeiten zu kämpfen hat und bei jeder Aufgabe ein paar Minuten verliert, kann dies schnell die Produktivität beeinträchtigen und zu einem Kostenfaktor werden, insbesondere wenn mehrere Nutzer betroffen sind.

Ein langsames ERP-System kann außerdem die Mitarbeiter nerven. Ein Wechsel zu einem modernen ERP-System kann sich langfristig positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken.

Fazit

Ob das aktuelle ERP-System eine Fehlinvestition war, veraltet ist oder den aktuellen Anforderungen nicht mehr genügt, ein Wechsel des ERP-Systems sollte möglichst frühzeitig in Betracht gezogen werden.

Je länger man an dem veralteten System festhält, desto höher werden die Kosten. Zudem kann ein ungeeignetes ERP-System die Produktivität beeinträchtigen und sich negativ auf das Geschäftsergebnis auswirken. Wenn man sich für eine ERP-Lösung entscheidet, sollte man ein System auswählen, welches alle Kernfunktionen integriert.

Ein gutes ERP-System sollte alle Bereiche abdecken, von CRM und Rechnungslegung bis hin zur Kommunikation und Zusammenarbeit. Letztendlich ist es ratsam, den Umstieg auf ein neues ERP-System lieber früher als später anzugehen.