IP-Telefonanlagen haben gegenüber konventionellen Anlagen einige entscheidende Vorteile, wie geringere Kosten, Flexibilität, mehr Features und Skalierbarkeit. Wir zeigen in diesem Artikel, wie IP-Telefonie funktioniert, was es kostet und wo die großen Vor- und Nachteile liegen. [...]
Die Vorteile von IP-Telefonie liegen auf der Hand. Telefon-Apparate müssen nicht mehr mühselig extra verkabelt werden, Wartungen können von der Inhouse-IT durchgeführt werden. IT-Verantwortliche arbeiten in vielen Bereichen wie etwa Office oder CRM schon mit Cloud-Lösungen – dieses Prinzip kann man auch auf die Telefonanlage umlegen.
Wie funktioniert eine VoIP-Telefonanlage aus der Cloud?
IP-Telefonie (oder Voice over IP) ist ein komplettes Telefonsystem, das Gespräche und Steuerinformationen ausschließlich über IP-basierte Datennetzwerke überträgt (SIP, RTP bzw. SIPS, SRTP). Endgeräte für die Gesprächsteilnehmer können Computer bzw. Tablets und Smartphones, oder IP-Telefone sein, bzw. klassische (analoge) Telefone oder Torsprechstellen, die über spezielle Adapter angeschlossen werden.
Bei der Übertragung der Sprachinformationen hat sich weitgehend das SIP-Protokoll (Session Initiation Protocol) durchgesetzt. Dieses Netzprotokoll dient im Wesentlichen zur Signalisierung, also dem Auf- und Abbau eines Anrufs in IP-Netzen. Es hat das veraltete ISDN-Protokoll abgelöst und ermöglicht zudem die Kopplung von VoIP-Komponenten unterschiedlicher Hersteller. Allerdings sollte die Interoperabilität im Einzelfall immer durch eigene Tests geprüft werden. Damit Verbindungen zu klassischen Telefonnetzen hergestellt werden können, werden sogenannte „Gateways“ eingesetzt.
Kosten von IP-Telefonie
Das Einsparungspotential ist groß und reicht von günstigeren Telefongebühren bei einem SIP Trunk bis hin zur kompletten Ersparnis der Wartungs-, Strom- und Servicekosten bei gehosteten Lösungen aus der Cloud.
SIP-fähige Tischapparate kosten pro Stück ab ca. 25 Euro. Je nach Anbieter können Endgeräte gekauft oder auch gemietet werden. Ein einfacher PoE-Switch mit Stromversorgung ist ab 50 Euro zu haben – ein größerer mit 28 Ports kostet noch unter 300 Euro.
Dazu kommen Anschlusskosten beim VoIP Provider, die sich in der Regel aus einer einmaligen Installation durch einen Techniker und monatlich laufenden Grundgebühren zusammensetzen. Diese richten sich je nach benötigter Bandbreite, Anzahl der Teilnehmer und Funktionsumfang.
Zum Telefonieren reicht in vielen Fällen ein simpler ADSL-Anschluss. Im Zeitalter von günstigen Breitband-Anbindungen greifen Firmen vermehrt zu stabileren und auch weniger überbuchten SDSL-Business-Lösungen, bzw. Glasfaser. Kalkulieren Sie mit rund zehn gleichzeitig möglichen Telefonaten über eine 1Mbit (Upload-)Leitung. Vorsicht ist bei versteckten Nebenkosten geboten: Prüfen Sie unbedingt, welche Funktionen inkludiert und welche mit Aufpreis verbunden sind.
Nachteile von IP-Telefonie
IP-Telefonie hat potenziell auch einige Nachteile: so stellt das lokale Datennetz durch den Wegfall der klassischen Telefonleitungen einen Single Point of Failure dar. Sollte z.B. eine Netzwerkkomponente (Switch bzw. Router), oder die Verbindung zum VoIP-Provider ausfallen, so ist, bis zur Störungsbehebung, keine Festnetztelefonie möglich, hingegen ist der Teilnehmer via Handy App (Android, IOS) weiterhin unter seiner Durchwahl erreichbar.
Die optimalste Lösung kann nur ein Anbieter liefern der auch Netzbetreiber ist. Der Betreiber kann in jedem Fall die Anrufe der Festnetznummer direkt auf ein Mobiltelefon weiterleiten. Investitionen in redundante Netze können Ausfalls-Risiken vermeiden. Ein Augenmerk sollte auch auf die Abhörsicherheit gelegt werden, wenn keine Verschlüsselung verwendet wird. Wenn VoIP-Pakete in einem Netzwerk (unverschlüsselt) übertragen werden und kein eigenes VLAN für VoIP vorgesehen ist, kann es unter gewissen Voraussetzungen Angreifern möglich sein, Daten abzugreifen und u.a. Gespräche aufzuzeichnen.
Geheimdienste haben seit 2004 an der Entwicklung von Abhörstandards im Carrier-Bereich mitgearbeitet. Dem gegenüber stehen allerdings auch massive Vorteile.
Freie Ressourcen durch Outsourcing
Die bisher von der IT zu betreuenden Telefonsysteme waren äußerst komplex zu konfigurieren und mussten zusätzlich up-to-date gehalten werden. Moderne gehostete Telefonsysteme gehen mit einfach zu bedienenden, webbasierten Benutzeroberflächen einher (Self-Service-Portale). Wartungs- und Feature-Updates werden automatisch und unterbrechungsfrei vom Cloudtelefonie-Betreiber eingespielt. Damit werden Zeit und Ressourcen gewonnen, um sich auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können.
Es braucht keine (externen) Telefonanlagen-Profis mehr, um einen neuen Mitarbeiter anzulegen. Alle Einstellungen können innerhalb von wenigen Minuten über ein Webtool vorgenommen werden. Die Autoprovisionierung konfiguriert ein etwaiges SIP-Telefon in wenigen Sekunden mit allen nötigen Einstellungen (z.B. vordefinierte Tastenbelegungen, etc.). Die Zuweisung von Featuresets und Berechtigungen an einzelne Teilnehmer oder Gruppen ist ebenfalls mit wenigen Mausklicks erledigt!
Netze und Dienste wachsen zusammen
Statt wie bisher ist eine separate Verkabelung für digitale-Tischapparate nicht mehr nötig! SIP-Geräte werden einfach per RJ-45 Stecker mit dem LAN verbunden. Mit der Hilfe eines Softphones, welches am PC-Arbeitsplatz installiert wird, ist eine einfache Steuerung des SIP-Telefons möglich. Sollte kein separates Endgerät erwünscht sein, so kann das Softphone alleine per Kopfhörer und Mikrofon (besser Headset!) für Telefonie verwendet werden.
Um SIP Telefone mit Strom zu versorgen, wird ein PoE-Switch im Netzwerk zur Stromversorgung der Tischapparate empfohlen – so entfallen zusätzliche Netzteile!
Skalierbarkeit
Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonanlagen lassen sich cloudbasierte VoIP-Lösungen immer rasch und problemlos erweitern. Die bekannten Probleme mit vollständig belegten Anschaltekarten oder Basis- bzw. Multianschlüssen gehören damit der Vergangenheit an! Die Erweiterung von beispielsweise User-Lizenzen, Features oder Gesprächskanälen auf einer Cloud-Telefonanlage erfolgt üblicherweise in Minutenschnelle per Webshop, E-Mail oder Anruf.
Zudem bieten Cloud-Anbieter neue Features und regelmäßige Updates im monatlichen Mietpreis inkludiert an. Damit stehen ständig neue Funktionen zur Verfügung und die zeit- und kostenintensive Wartung und Instandhaltung der Cloud-Telefonanlage wird vom Cloud-Anbieter vollständig übernommen!
Standorte vernetzen
Das Internet als IP-basierter „Trägerdienst“ mit den heute üblichen Breitband-DSL-Anschlüssen schafft die Basis für IP-Telefonie. Standorte mit Internetanschluss können so wesentlich einfacher und günstiger als in der Vergangenheit miteinander vernetzt werden. Damit werden komplizierte und teure (digitale) Querlinks nicht mehr benötigt.
Auch Heimarbeitsplätze, Außendienstmitarbeiter oder freie Projektmitarbeiter können auf diese Art und Weise bequem in das cloudbasierte Telefonsystem (mit allen Features!) integriert werden.
Smartphones integrieren
Die Mobilfunknetze waren bis dato eine parallele Systemwelt zur Festnetz-Technologie. Die scharfe Trennung von Fest- und Mobilnetz ist mit der neuen VoIP-Technologie obsolet geworden. Android- und iOS-Apps bringen die Festnetznummer und Durchwahl bis auf das Handy – und zwar egal, welcher Netzbetreiber genutzt wird.
Mitarbeiter sind somit immer unter einer Rufnummer bzw. ihrer Durchwahl erreichbar – ganz gleich, ob sie im Büro sitzen oder unterwegs sind – und können mit dieser auch abgehend telefonieren. Eine Unterdrückung der Rufnummer ist selbstverständlich weiterhin möglich.
Mit entsprechenden Handy-Apps der Cloud-Telefonie Anbieter ist es selbstverständlich möglich, dass sich Mitarbeiter z.B. an einer Service-Hotline-Ringrufgruppe einfach an- oder abmelden können.
Anbindung von Microsoft Teams an das öffentliche Telefonnetz
Microsoft Teams ist eines der weltweit führenden Tools für die virtuelle Zusammenarbeit und Teil der Microsoft Office 365 Suite. War es zu Beginn nur möglich, mit anderen Teams-Nutzern über IP-Netze zu kommunizieren, so hat Microsoft – dem Kundenwunsch folgend – das optionale Add-on „Phone System bzw. Business Voice“ hinzugefügt. Mit diesem ermöglicht Microsoft den Microsoft Teams-Usern auch ins öffentliche Telefonnetz zu telefonieren. In Österreich ist hierbei noch ein Verbindungs-Link zwischen Microsoft und dem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) nötig.
Cloud-Telefonie-Anbieter ermöglichen mit speziellen IP-Trunks die Anbindung von Microsoft Teams an das öffentliche Telefonnetz! Jeder Nutzer und jede Nutzerin hat so die Möglichkeit, direkt mit dem MS Teams-Client (PC, Smartphone oder Webclient) beliebige Teilnehmer im „klassischen“ Festnetz oder Mobilnetz zu erreichen! Natürlich wird der angerufenen Person die Büronummer (z.B. Festnetz- oder Servicerufnummer) am Display angezeigt. Auch An- bzw. Rückrufe können über Microsoft Teams erfolgen. Damit wird Microsoft Teams zum zentralen Kommunikationstool im Unternehmen.
Features weiterhin nutzen
Viele Funktionen traditioneller Telefonanlagen haben sich bewährt und werden von Mitarbeitern auch auf cloudbasierten IP-Telefonanlagen gefordert. Dazu gehören unter anderem diverse Rufweiterleitungen (unbedingt, nicht melden, besetzt, …), Besetztlampenfelder, Nachtschaltungen und Ringrufe (parallel, seriell). Da diese Funktionen selbstverständlich auch von cloudbasierten Telefonanlagen bereitgestellt werden, muss an bestehenden Arbeitsweisen und Kommunikationsstrukturen nichts geändert werden. Zusätzlich ermöglicht die neue Technologie aber auch viele neue Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern können.
Sicherheit
Das Thema Sicherheit ist im All-IP-Umfeld ein sehr wichtiges und häufig nachgefragtes. Hat man bis dato eher das interne IP-Netz gesichert, so war die Telefonanlage meist außen vor (obwohl Wartungszugänge zur Telefonanlage oftmals per IP erreichbar sind!). Telefonanlagen-Hacking war und ist jedoch ein weit verbreitetes Problem. Gewiefte Kriminelle schaffen sich über den Weg von (nicht geänderten!) Standardpasswörtern u.ä. Zugang zur Anlage. Dort richten sie Rufweiterleitungen auf teure Mehrwertnummern ein und über Nacht oder am Wochenende wird einige Stunden der Anschluss der Firma zu mehreren tausend Euro belastet.
VoIP-Telefonanlagen aus der Cloud obliegen höchsten Sicherheitsstandards und schützen sogar noch besser als bisher vor unbefugtem Zugriff! IP-Whitelisting gehört dabei genauso dazu wie Rufprofile mit Destinations-Sperren und gesperrten DDI. Die maximale Sicherheit wird durch zusätzliche Verschlüsselung sowohl der Signalisierung (SIPS) als auch des Sprachkanals (SRTP) erreicht.
Sprachqualität
In den Anfangstagen der IP-Telefonie war das Thema Sprachqualität tatsächlich ein Thema. Jedoch verschwand dieses „Problem“ mit der Verfügbarkeit von breitbandigen, low-delay IP-Netzwerken. In heutigen IP-Netzwerken besteht praktisch kein Unterschied mehr zur ISDN Sprachqualität. Das wird erreicht, indem die RTP-Sprachpakete im LAN priorisiert werden und an einem separaten VoIP DSL-Anschluss (ca. 100kBit/s pro aktivem Gespräch) übergeben werden.
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