Aufbewahrungsfristen: Personenbezogene Daten richtig archivieren

Seit einem Jahr gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Für Unternehmen, auch KMU, ergaben sich damit besondere Regeln hinsichtlich Art, Dauer und Umfang der Speicherung und Aufbewahrung von Bewerber- und Mitarbeiterdaten. Software wie Office Manager hilft beim Einhalten der Fristen. [...]

„Ich habe aus vielen Gesprächen mit meinen Kunden den Eindruck bekommen, dass noch immer nicht allen Unternehmen klar ist, wie lange sie denn nun Bewerberdaten aufbewahren müssen und welche Daten ihrer Mitarbeiter sie erheben, erarbeiten und speichern dürfen“, macht Harald Krekeler, Entwickler der Dokumentenmanagement Software (DMS) Office Manager, aufmerksam. „Dabei gilt der Grundsatz, dass personenbezogene Daten von Mitarbeitern gemäß Beschäftigtendatenschutz für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden dürfen. Dazu zählen ganz konkret Daten wie Name, Steuer-Identifikationsnummer, Daten zur Sozialversicherung sowie Angaben zu Beruf, Qualifikation und Einsatzfähigkeit.“ Also allesamt Daten, ohne die ein rechtskonformes Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommen würde oder ohne die ein Betrieb seinen regulären Ablauf nicht gewährleisten könnte. Übrigens: Für die Speicherung dieser Daten – und nur für diese – braucht der Arbeitgeber keine besondere Einwilligung seiner Mitarbeiter.

Unter den Beschäftigtendatenschutz fallen übrigens auch Bewerberdaten. Die meisten Unternehmen speichern die personenbezogenen Daten von Bewerbern auch dann noch, wenn sie gar nicht mehr benötigt werden, weil das Unternehmen sich für einen Kandidaten entschieden hat. „Da bewegen sie sich jedoch auf dünnem Eis, denn auch hier sind Aufbewahrungsfristen klar geregelt. Bewerbungsunterlagen dürfen maximal sechs Monate aufbewahrt werden. Spätestens dann müssen Bewerberdaten datenschutzkonform vernichtet werden“, mahnt Krekeler. Konkret heißt das: Personenbezogene Daten müssen unkenntlich gemacht werden und dürfen nach ihrer Löschung nicht mehr existieren. „Dabei darf das E-Mail nicht vergessen werden. Auch dort müssen Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und andere eventuell eingereichte Unterlagen gelöscht werden.“ 

Bewerberdaten

Mit Office Manager lassen sich die Vorgaben der DSGVO sowie Aufbewahrungsfristen auf einfache Art und Weise einhalten: Anwender der DMS können tagesgenaue Fristen mit Laufzeitbeginn ab Belegdatum eintragen. Über eine Eingabemaske können sie hier die Aufbewahrungsfrist in Jahren oder Tagen, sowie mit „unbefristet“ oder „keine“ angeben. Das Ende der Frist wird im Eigenschaftendialog der einzelnen Dokumente eingeblendet. „Für die kurzzeitige Archivierung von Bewerbungsunterlagen ist das eine enorme Arbeitserleichterung, denn so haben Personalbearbeiter genau im Blick, an welchem Tag sie die Daten löschen müssen“, benennt Krekeler ein Anwendungsbeispiel. Fristen für die Beispielarchive sind übrigens im Installationspaket der Software enthalten. „Um Missbrauch oder Manipulation vorzubeugen, erfordern Änderungen Administratorrechte, auch wenn die Bearbeitung von Auswahllisten freigegeben ist“, ergänzt Krekeler.

Mitarbeiterdaten

Auch für die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten von Mitarbeitern gelten – auch im Zusammenhang mit Anwesenheitszeiten oder Buchhaltungsdaten – konkrete Aufbewahrungs- und Löschfristen. „Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Betrieb aus, sollten seine Personalakten noch mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. Denn erst dann verfallen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, wie beispielsweise die Einforderung eines Arbeitszeugnisses oder eines Schadenersatzanspruches“, informiert Krekeler und ergänzt: „Doch Vorsicht: Die Frist gilt immer erst ab dem Ende des jeweiligen Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endet, ganz gleich, wann der Kündigungszeitpunkt war.“

Davon unterschieden werden müssen jedoch steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen, doch Achtung: hier gelten für Deutschland, Österreich und die Schweiz jeweils andere Fristen. Diese können aber mit der Software eingestellt werden. Grundsätzlich sind in Österreich Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen im Original sieben Jahre hindurch aufzubewahren. Es gibt aber auch andere Aufbeahrungsfristen mit zehn oder gar 22 Jahren.