BMD: „Ein Webshop muss durchgeplant sein“

Viele Unternehmen, sowohl produzierende als auch Handelsunternehmen setzen sich jetzt mit dem Thema „Aufbau eines Webshops“ intensiv auseinander. BMD, Spezialist für Business Software mit Sitz in Steyr, hat Tipps, die Unternehmen beim Einstieg in die Digitalisierung unterstützen sollen. [...]

Viele Unternehmen haben vergangenes Jahr ihr Online-Geschäft gestartet oder modernisiert, einerseits, weil Webshops eine Möglichkeit sind das Geschäft rund um die Uhr offen zu halten und für Interessenten und Kunden 24/7 erreichbar zu sein. Andererseits bieten Webshops auch die Möglichkeit etwas liefern zu können, wenn auf Grund von Verordnungen Geschäfte geschlossen sein müssen und Kunden die Geschäfte gar nicht oder nur vereinzelt betreten dürfen – wie eben während der Coronakrise. Wolfgang Foißner, Verkaufsleiter beim Online-Spezialisten BMD, hat die Eckpunkte für einen professionellen Webshop für die Computerwelt zusammengefasst. Um einen Webshop erfolgreich zu führen bedarf es laut Foißner vieler Punkte die zu beachten sind. Die wichtigsten Punkte sind:

Ein Webshop allein macht noch keinen Umsatz

Außer Ihre Kunden (und solche, die es werden wollen) kennen Ihre Homepage. Damit Sie Kunden in Ihren Webshop bringen müssen Sie genauso Werbung machen (in digitaler Form) wie wenn Sie probieren die Kunden in Ihr Geschäft zu locken. Das heißt Sie sollten wissen

• wer Ihre Kunden sind (Ihre Zielgruppe kennen). Dann können Sie auch im Internet gezielt z.B. mittels Google Adwords oder auf Social Media-Kanälen wie Facebook, Instagram oder LinkedIN Werbekampagnen schalten, um Kunden auf Ihren Webshop aufmerksam zu machen – wer bisher fleißig die Adressen, ggfs. auch E-Mail-Adressen seiner Kunden gesammelt hat z.B. mittels Kundenkarte, Vorteilskarte oder einfach nur Reservierungsinformationen hat ist jetzt klar im Vorteil – und
• danach trachten, dass Ihre Firma (Firmenname) und Ihre Produkte (Produktbezeichnungen, Marke) im Internet gefunden werden. Stichwort: Suchmaschinenoptimierung.

Ein Webshop ist keine Warenwirtschaft

Sobald Kunden auf Ihrem Webshop Einkäufe tätigen beginnt die Arbeit erst. Ein Auftrag im Webshop muss als Auftrag in eine Warenwirtschaft übernommen werden können (natürlich möglichst automatisch). Dann kann der Kunde eine Auftragsbestätigung erhalten, Ihre Kommissionierung die Ware für den Versand vorbereiten, ein Lieferschein erstellt, evtl. gedruckt, versandt werden, Versandpapiere erstellt werden (Sie liefern ja evtl. auch ins Ausland in die EU oder in Drittländer), eine Rechnung erstellt werden und letztendlich in die Buchhaltung übertragen und die Zahlung (auch wieder automatisch) gebucht werden.

Das Zusammenspiel all dieser Komponenten erledigen EDI-Schnittstellen (das sind definierte Nachrichten zwischen Webshop und WWS aber auch zwischen verschiedenen WWS-Systemen) für Aufträge (ORDERS), Rechnung (INVOICE) und all die anderen vorher aufgezählten Dokumente.

Eine Warenwirtschaft ist kein Webshop

In Ihrer Warenwirtschaft kennen sie die Lagerstände all Ihrer Artikel. Oder Sie wissen welcher Artikel abverkauft wird, von welchem Artikel nur mehr Restposten vorhanden sind, welche Artikel nachbestellt werden und welche nicht. Von diesen Informationen sollen ja auch Ihre Kunden im Internet profitieren. Daher ist es wichtig, dass auch Ihre Warenwirtschaft mit dem Webshop kommunizieren kann. Artikel müssen für den Webshop aufbereitet werden mit Artikelnummern, Bezeichnungen, Langtexten, Fotos, technischen Merkblättern etc. All das wird üblicherweise im Artikelstamm einer Fakturierung oder Warenwirtschaft verwaltet und laufend gepflegt.

Auch hier helfen die EDI-Schnittstellen. Damit werden die in der Warenwirtschaft gepflegten Artikelstamminformationen (PRICAT), sowie Informationen zu den Lagerständen (INVRPT – Inventory Report) lfd. an den Webshop übergeben. Oder auch Datenaustausch mittels Import/Export.

Es nützt nichts, wenn der Webshop brav Aufträge annimmt und das Lager dann nichts liefern kann (weil bei den Lieferanten nicht nachbestellt wurde). Denn all das führt zu frustrierten Kunden, die sich auf Ihre Waren freuen und nichts bekommen. Das wiederum schlägt sich nieder in schlechten Bewertungen und verärgerten Kunden.

Der Verkaufsprozess muss für Ihre Kunden schlüssig und leicht überschaubar zu absolvieren sein

Auch im Internet gilt die AIDA-Formel (Attention-Interest-Desire-Action). Ihre Homepage muss als Aufmerksamkeit erregen (oder man muss mittels Suchmaschinenoptimierung oder Werbung auf Ihre Homepage überhaupt erst aufmerksam werden – Ihre Produkte müssen dann auf Ihrer Homepage das Interesse wecken bzw. den Interessierten ausreichend informieren (hier spielen oft ordentliche, professionelle Fotos und technische Beschreibungen eine entscheidende Rolle) – sodass der Wunsch beim Besucher entsteht, das haben zu müssen, was Sie anbieten oder Ihr Kunde einfach weiß, dass er gefunden hat wonach er suchte. Wenn Kunden dann gleich kaufen wollen, soll der Webshop den Kaufvorgang nicht unnötig schwer aber natürlich sicher machen.

Bauen Sie Ihre Homepage in die klassische Werbung mit ein

Es darf kein Inserat, keine Postwurfsendung, kein E-Mail, keine Signatur, keinen Brief, kein Prospekt (so noch welche gedruckt werden), keine Messewand (so wieder welche stattfinden), keine Werbetafel, kein Plakat, keine Radio- und keine Fernsehwerbung geben, ohne den Hinweis auf Ihre Homepage und die Möglichkeit Ihr Produkt dort auch gleich einkaufen zu können.

Optimieren Sie Ihren Prozess vom Auftrag bis zur Mahnung

Stellen Sie sich vor Ihr Webshop schlägt ein wie eine Bombe. Die Bestellungen verzehnfachen sich. Vor diesem Hintergrund sollten Sie jeden Schritt, den Sie bisher machen einer gründlichen Analyse unterziehen und sich fragen, ob er notwendig ist, wie er vereinfacht werden kann, vor allem wie er automatisiert werden kann und ob niemand damit beschäftigt ist bereits vorhandene Daten (Artikelstamm, Aufträge, Kundenstamm, Preispflege…) ein zweites Mal einzutippen.

Das beinhaltet natürlich auch, ob die Ware leicht im Lager gefunden wird, bereits Versandfertig verpackt ist oder möglichst einfach versandfertig gemacht werden kann und die Versandpapiere sicher zum richtigen Paket gelangen, damit alles rechtzeitig, rasch und sicher beim Kunden ankommt.

Nutzen Sie die Erfahrung von Spezialisten

Einen Webshop zu programmieren und zu pflegen ist nicht das Gleiche wie ein ERP-System zu entwickeln. Ein Webshop hat viele Anbindungen an Zahlungsverkehr und auch Verkaufsplattformen.

In diesem Fall zählt: jeder soll Spezialist in seinem Bereich sein. 

Der Webshop und die Warenwirtschaft

Auch Rechnungswesen ist wichtig: Denken Sie hier nur an die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze in der EU (D 19%, A 20%) ganz zu schweigen von Drittländern. Auch von dort können dann Kunden bestellen.

Daher ist das Knowhow von Spezialisten gefragt. Auch die Fibu spielt hier mit: Aufträge mit Vorauskasse: erst wenn die offene Post in der Fibu beglichen ist, ist der Auftrag zur Kommissionierung und Lieferung freigegeben. Und: Die Anbindung von Versandpartnern wie DHL, GLS oder DPD zur Nachverfolgung der Sendung steigert die Vorfreude beim Kunden.