Brabbler-Studie: Sorgloser Umgang mit WhatsApp und Co. am Arbeitsplatz

Auf dem beruflich genutzten Smartphone fast jedes zweiten Arbeitnehmers in Deutschland findet sich WhatsApp; und das, obwohl sich die Besitzer in beinahe der Hälfte der Fälle des datenschutzrechtlichen Risikos für ihren Arbeitgeber bewusst sind. Zu diesem alarmierenden Ergebnis kommt eine aktuelle Studie des Spezialisten für vertrauliche digitale Kommunikation Brabbler AG. [...]

Um den Status quo des Messagings in deutschen Unternehmen zu ermitteln, führte die Brabbler AG in der ersten Maihälfte 2018 eine Online-Umfrage unter 701 Personen durch. Die Teilnehmer der Befragung sind Berufstätige zwischen 20 und 60 Jahren und jeweils rund zur Hälfte Männer und Frauen. Sie sind in Unternehmen aller Größen beschäftigt und vertreten ein breites Spektrum an Branchen und Berufen.

Ein zentrales Ergebnis der Umfrage: 41 Prozent der Befragten gaben an, ihre privaten Kommunikations-Apps regelmäßig auch in der Arbeit zu verwenden. Das mit Abstand meistgenannte Tool war dabei der Messenger WhatsApp, aber auch der Facebook Messenger und Skype werden von den Umfrageteilnehmern häufig im beruflichen Umfeld genutzt. Auch wenn der Wunsch der Mitarbeiter nachvollziehbar ist, die Produktivitätsvorteile dieser Tools zu nutzen – aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es hochproblematisch. So liest WhatsApp beispielsweise die Adressbücher der Mitarbeiter inklusive E-Mail-Kontakten und Telefonnummern von Kollegen, Kunden oder Partnern aus und gibt diese Daten an die Konzernmutter Facebook weiter. Das ist ein klarer Verstoß gegen die DSGVO und setzt die Unternehmen damit einem großen Risiko aus.

Äußerst problematisch ist aus diesem Grund auch ein weiteres Resultat der Umfrage. Fast die Hälfte der Teilnehmer (49 Prozent) gab an, dass auf ihren beruflich genutzten Smartphones – also entweder auf Firmenhandys oder auf Privatgeräten, die auch in der Arbeit zum Einsatz kommen – WhatsApp installiert ist. Unabhängig davon, ob sie dieses Tool auch im Arbeitsumfeld nutzen oder ob es sich nur für den privaten Einsatz auf einem privaten Smartphone befindet, das zu anderen Zwecken auch am Arbeitsplatz genutzt wird: In beiden Fällen werden auf dem Smartphone vorhandene E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Kollegen, Kunden oder Partnern ausgelesen und weitergegeben. Wirklich erstaunlich ist, dass dies vielen Beschäftigten klar ist und sie WhatsApp dennoch auf ihren beruflich genutzten Smartphones haben. So gab fast die Hälfte (45 Prozent) der Umfrageteilnehmer, die auf ihrem Gerät WhatsApp installiert haben, an, zu wissen, dass dies ihrem Arbeitgeber datenschutzrechtliche Schwierigkeiten bescheren kann.

Business-Messenger noch nicht sehr weit verbreitet

Der im beruflichen Umfeld häufige Einsatz von WhatsApp und Co. dürfte in vielen Fällen einem Mangel an Alternativen geschuldet sein. Wie die Brabbler-Umfrage zeigt, sind Business-Messenger in deutschen Unternehmen nämlich noch nicht sehr weit verbreitet. So gaben mit 65 Prozent fast zwei Drittel der Befragten an, dass in ihrer Firma keine derartige Software im Einsatz ist. Tendenziell gilt dabei: Je größer ein Unternehmen ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich dort eine geschäftstaugliche Messaging-Lösung findet. In Firmen mit mehr als 500 Mitarbeitern liegt die Quote dafür bei immerhin 47 Prozent; in KMU mit weniger als 25 Beschäftigten beträgt sie dagegen gerade einmal 21 Prozent. Auch bei einer Aufschlüsselung nach Branchen zeigen sich teilweise deutliche Unterschiede. Wenig überraschend sind Business-Messenger in Unternehmen aus der ITK-Branche am weitesten verbreitet (55 Prozent); das Schlusslicht bildet der Einzelhandel (15 Prozent).

„Dass die Beschäftigten die großen Produktivitätsvorteile moderner Messaging-Tools auch in der Arbeit nutzen möchten, ist nur allzu verständlich. WhatsApp und Co. haben auf Berufshandys aber nichts verloren, denn sie bringen die Arbeitgeber in Teufels Küche“, sagt Fabio Marti, Director Business Development bei Brabbler. „Unternehmen tun deshalb gut daran, ihren Mitarbeitern einen Business-Messenger zur Verfügung zu stellen, der ihnen dieselbe hohe Usability bietet wie ihre privaten Tools und gleichzeitig die Compliance mit datenschutzrechtlichen Bestimmungen wie der DSGVO gewährleisten kann. Bekommen die Mitarbeiter keine solche Lösung zur Verfügung gestellt, werden sich wohl auch weiterhin viele wider besseres Wissen mit ihren privaten Messengern behelfen.“