Dieser Beitrag erklärt, worauf es beim Aufbau eines Prozessmanagementsystems ankommt und wie sich BPM mit allen notwendigen Schritten ganzheitlich von Ende zu Ende betrachten lässt. [...]
Bevor ich etwas ausführen oder nutzen kann, muss ich es erst einmal einführen. Hört sich eigentlich logisch an, in der Tat wird aber der erste Stein meist gar nicht oder nur unzureichend gesetzt, und man beginnt direkt damit, Prozesse zu dokumentieren, zu optimieren, oder in der heutigen Zeit ganz beliebt, zu digitalisieren.
Ist der Rahmen gesetzt, sollten anschließend die Rahmenbedingungen definiert werden. Auch hier gilt wieder: Was ich von Anfang an berücksichtige, führt später nicht zu Fragen oder Problemen.
Nach viel Theorie ist die Prozesslandkarte oft das erste sichtbare Ergebnis – und mit das wichtigste. Als Kompass des Unternehmens stellt sie die wichtigsten Unternehmensprozesse, deren Zusammenhänge und Abhängigkeiten, sowie die wichtigsten In- und Output-Faktoren und Verantwortlichen auf oberster Ebene dar und ist somit das Spiegelbild der Unternehmensstrategie. Die Prozesslandkarte ist Ausgangspunkt für alle weiteren BPM-Aktivitäten und somit enorm wichtig. Etwas, was man gerne unterschätzt.
Von der Prozesslandkarte beginnend, kann man nun seine komplette Prozesslandschaft aufbauen. Wie und wie detailliert man dies tut, hat man (hoffentlich) bereits in Punkt 2 definiert, so dass es hier jetzt eigentlich nur noch um die operative Umsetzung geht. Dazu gehören folgende Aufgaben: Prozesse identifizieren und abgrenzen, Prozesse mit allen Beteiligten aufnehmen und Prozesse in der gewünschten Form dokumentieren.
Ist der Prozess erst einmal aufgenommen und dokumentiert, sind noch einige Pflichtaufgaben zu erfüllen:
- Abstimmung des Prozesses mit allen Beteiligten. Dazu gehören auch „mittelbar Betroffene“, die man gerne vergisst, wie zum Beispiel der Betriebsrat oder der Compliance- beziehungsweise Datenschutzbeauftragte. Es empfiehlt sich immer, vorab in den Standards einen Freigabeworkflow zu installieren.
- Schulung und On-Boarding der Mitarbeiter
- Veröffentlichung der Prozessdokumente, zugänglich für alle Betroffenen
Man muss nicht unbedingt über kontinuierlicher Verbesserungsprozesse (KVP) sprechen, wenn man das Beste aus seinen Prozessen herausholen möchte. Denn Kosten zu senken und Produktivität und Effizienz zu steigern, liegt im Interesse eines jeden Unternehmens.
Der Erfolg von Geschäftsprozessen wird maßgeblich durch das installierte Prozessmanagementsystem bestimmt. Dennoch beschäftigen sich viele nur mit Prozessen und deren Lebenszyklus, machen den zweiten vor dem ersten Schritt und erzielen bestenfalls kurzfristige Erfolge, ohne wirklich optimale Prozesse zu erreichen. Baut man BPM ganzheitlich über dessen kompletten Zyklus auf, kann man Schwierigkeiten frühzeitig vermeiden und schafft eine Flexibilität, die langfristig geeignet ist, neue Herausforderungen einfach und schnell zu bewältigen.
Be the first to comment