Der Automobilzulieferer erfasst Papier- und E-Mail-Rechnungen per Distributed Capture in regionalen Niederlassungen und verarbeitet diese standortübergreifend auf einer gemeinsamen Plattform zur Übergabe an SAP. [...]
Röchling Automotive ist ein Zulieferer von Kunststoffteilen für die Automobilindustrie. Die Niederlassungen in Deutschland, Tschechien, Belgien und den USA erhalten Rechnungen von etwa 2.000 Lieferanten in verschiedenen Sprachen und Formaten – das sind bis zu 50.000 Rechnungen jährlich. Rechnungsdaten wurden bislang bereits an jedem der Standorte automatisiert erfasst und in SAP-Workflows und Archivsysteme übergeben. Allerdings erlaubte die bisherige Lösung weder eine einheitliche Erfassung auf derselben Plattform (Distributed Capture), noch die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Zudem war der Datenzugriff sehr langsam. Daher wünschten sich die Niederlassungen eine neue Lösung für die Rechnungsverarbeitung. Mit ABBYY FlexiCapture for Invoices hat Röchling die passende Softwarelösung gefunden.
„90 Prozent der Rechnungen in den USA treffen als E-Mail-Anhang ein. In Europa sind momentan noch viele Rechnungen papierbasiert, aber auch hier setzt sich der digitale Rechnungsaustausch langsam durch“, erklärt Andreas Lupfer, Team Leader PLM / SAP Application Support, Röchling Automotive SE & Co. KG „Die bisherige Lösung konnte keine E-Mail-Rechnungen verarbeiten, sondern nur Dokumente, die sie von den angebundenen Scannern erhielt. Um alle Rechnungen in einem einheitlichen System zu verarbeiten, mussten wir elektronisch empfangene Rechnungen also erst ausdrucken und zusammen mit den Papierrechnungen wieder als PDF einscannen. Das ist natürlich ein sehr aufwendiger und eigentlich überflüssiger Arbeitsschritt. Das können wir uns jetzt sparen.“
Rechnungen werden jetzt vor Ort gescannt oder aus elektronischen Postfächern direkt an die ABBYY-Lösung übermittelt. Die ABBYY Capture-Software extrahiert Kopf- und Fußdaten automatisch. Auf Basis der Resultate werden Dokumente, die einer manuellen Prüfung oder Korrektur der Erkennungsergebnisse bedürfen, den zuständigen Sachbearbeitern an den Verifizierungsstationen zugewiesen. Die validierten Daten werden schließlich an die Fachabteilungen zur Rechnungsprüfung und -freigabe und die passenden Workflows im SAP-System übergeben. Im Gegensatz zur vorherigen Lösung erlaubt ABBYY FlexiCapture for Invoices auch ein automatisches Systemtraining. Das heißt, dass charakteristische Rechnungen manuell ausgewählt werden können und vom System dann für zukünftige Rechnungen desselben Lieferanten herangezogen werden (zum Beispiel, um die Position zusätzlicher Rechnungsfelder zu bestimmen). Damit wird die Erkennungsrate kontinuierlich optimiert und Rechnungen neuer Lieferanten werden schneller besser erkannt. Über den DocumentRouter des ABBYY Partners KGS werden die erzeugten PDFs und extrahierten Rechnungsdaten direkt in die passenden SAP-Prozesse zur Weiterverarbeitung eingeschleust.
„Für einen einheitlichen, standortübergreifenden Prozess brauchten wir eine Lösung, die Rechnungen in allen benötigten Formen, Formaten und Sprachen verarbeiten kann“, erklärt Vivien Rebsdat, Leiterin / Manager IT, Röchling Automotive SE & Co. KG. „ABBYY FlexiCapture for Invoices genügt all unseren Anforderungen und bietet herausragende Ergebnisse bei der Rechnungserfassung. Für unsere Mitarbeiter bedeutet das eine deutliche Entlastung. Auch mit der Projektbegleitung durch ABBYY sind wir sehr zufrieden. Als nächsten Schritt möchten wir mit ABBYY auch ZUGFeRD-kompatible Rechnungen verarbeiten.“
Weitere Informationen zur Rechnungsverarbeitung für SAP mittels ABBYY-Lösungen finden Sie unter http://www.abbyy.com/de-de/sap-input-management. (pi)
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