AKtiv: Das neue Intranet der AK OÖ als Drehscheibe der Kooperation

Die AK OÖ ist für viele der rund 630.000 Mitglieder die erste Anlaufstelle bei Fragen unterschiedlichster Art, etwa in arbeits- und sozialrechtlichen Belangen. Um die Mitglieder bei ihren oftmals dringenden Problemen kompetent zu unterstützen, ist eine effiziente Organisation notwendig. Das bisherige Intranet der AK OÖ war das Ergebnis eines sehr statischen CMS, Adaptierungen waren schwierig, eine Plattform für die allgemeine Organisationskommunikation fehlte. Gemeinsam mit dem Partner HATAHET productivity solutions wurde auf Basis von Microsoft SharePoint 2013 und unter Einsatz der passenden HATAHET Must-Haves eine Lösung gefunden, um die interne Kommunikation einheitlich, zeitnah und effizient abzuwickeln. [...]

Zu Jahresbeginn veröffentlicht die Arbeiterkammer Oberösterreich die wichtigsten Zahlen des Vorjahres, und diese Zahlen sprechen eine unmissverständliche Sprache. Immer mehr Mitglieder wenden sich an die unabhängige Interessensvertretung, sei es zum Thema Arbeits- und Sozialrecht, Konsumentenschutz oder Bildung, um nur einige Beispiele zu nennen. 2014 wurden so von der Arbeiterkammer Oberösterreich 328.000 Menschen beraten. Und die AK OÖ erstritt fast 120 Mio. Euro in arbeits- und sozialrechtlichen Angelegenheiten sowie Insolvenzverfahren. Dem gegenüber stehen rund 475 Mitarbeiter in Linz und den insgesamt 13 Bezirksstellen.

Anhand dieser Zahlen wird deutlich, wie wichtig die interne Vernetzung der Mitarbeiter ist, um effizient und effektiv die Mitglieder zu betreuen.

DIE AUSGANGSSITUATION
Die Zusammenarbeit innerhalb der Arbeiterkammer war bislang traditionell organisiert: Projekte, E-Mail-Verkehr und Meetings. Das bestehende Intranet spielte dabei keine Rolle. Harald Resch, Leiter der Informations- und Kommunikationstechnologie bei der Arbeiterkammer Oberösterreich formuliert das so: „Wer Informationen und Unterstützung im Arbeitsalltag brauchte, war auf die eigenen Abteilungsstrukturen und das persönliche Netzwerk angewiesen. Wer wusste, was wer tut oder wofür jemand zuständig ist, der konnte inhaltlich nachfragen.“ Auch waren generell Adaptierungen schwierig. „Wir wollten ein Intranet, wo unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Zusammenarbeit bzw. Kooperation flexibel organisieren können“, erzählt Resch weiter, „außerdem sollte die Gestaltung der Inhalte vereinfacht werden.“

Es war also klar, dass die Arbeiterkammer eine Lösung benötigt, die ihren Mitarbeitern Gestaltungsspielraum gibt, sie untereinander vernetzt und Möglichkeiten bietet, Wissen auszutauschen. Gesucht wurde zudem ein geeigneter Kanal für die interne Unternehmenskommunikation.

DAS PROJEKT
Nachdem in der Angebotsphase auch Lösungen mit klassischen Content Management Systemen evaluiert wurden, rückte bald Microsoft SharePoint 2013 in den Fokus. Nicht nur die positiven Erfahrungen innerhalb der Arbeiterkammer in anderen Bundesländern sprachen für den Einsatz. „Da ein breites Engagement aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Priorität war, ist das gewohnte Look and Feel einer Office-Anwendung ein echter Vorteil“, erklärt Resch.

Andrea Szivacsek, Geschäftsführerin bei HATAHET productivity solutions, nennt einen weiteren Grund, warum letztendlich die Lösung SharePoint hieß: „Mit unserer breiten Palette an HATAHET Must-Haves adressieren wir die unterschiedlichsten Kundenanforderungen an den SharePoint. Der AK OÖ war es ein besonderes Anliegen, dass die Gestaltung neuer Inhalte für alle einfach ist, ohne dabei auf einheitliche Standards zu verzichten. Mit dem HATAHET Must-Have App Style Master und der Provisioning Engine konnten wir hier sofort die passende Lösung bereitstellen.“ Besonderen Stellenwert hatte innerhalb der AK OÖ die Projektvorbereitung, um einerseits den genauen Bedarf unter den Mitarbeitern zu erheben, andererseits aber auch um zu zeigen, welche Möglichkeiten sich nun mit dem neuen Intranet bieten werden. Markus Reisinger, Projektleiter bei der HATAHET productivity solutions GmbH zeigt sich beeindruckt: „Es wurden bei mehreren Terminen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Abteilungen und aus den Bezirksstellen eingeladen. Diese Vorbereitung hat sich devinitiv gerechnet, denn so ist letztendlich ein auf die Bedürfnisse der Kollegen zugeschnittenes Intranet entstanden, das von Beginn an Zusatznutzen brachte.“

Harald Resch: „Diese Bedarfserhebung war ein ganz zentraler Punkt, denn neue Inhalte entstehen nur dann, wenn der Nutzen klar ist. Das spiegelt auch der Name unseres Intranets sehr gut wider: AKtiv – übrigens durch einen Namenfindungsprozess aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entstanden.“ Nach den Erfahrungen aus den Workshops konnten dann die Sites mit den Grundstrukturen erstellt und mit der Umsetzung gestartet werden.

Projektleiter Reisinger: „Die Funktionen wie die Erstellung der Gruppen-Sites und auch die Rechtevergabe in den Arbeitsbereichen wurden mittels der HATAHET Must-Have Automation Provisioning Engine for SharePoint und InfoPath Formularen realisiert . Das neu entwickelte Design wird automatisch zugewiesen, dafür sorgt das HATAHET Must-Have App Style Master.“

DER NUTZEN
Das neue Intranet dient den Mitarbeitern als zentraler Einstiegspunkt und bietet die unterschiedlichsten Möglichkeiten für eine produktive Zusammenarbeit. Wiki-Bereiche ermöglichen eine aktuelle Wissensablage, Abteilungs- und Unternehmensnews unterstützen die zielgerichtete interne Kommunikation. Aktives Zusammenarbeiten geschieht auf Gruppen-Sites.

Astrid Stadler ist als Sektretärin in der Abteilung Personal tätig und der Personalentwicklung zugeteilt, parallel dazu fungiert sie auch als Intranetbeauftragte. Stellenausschreibungen, Seminare oder Arbeitnehmerschutz, nur einige Beispiele der Themenbereiche sie nun über das neue Intranet AKtiv an ihre Kolleginnen und Kollegen kommuniziert. „Das neue AKtiv ist mittlerweile so in meinen Arbeitsalltag integriert, dass die Nutzung keine bewusste Entscheidung mehr ist“, erzählt Stadler über ihre Erfahrungen, „Ich nutze das Intranet mehrmals täglich. Einerseits, um News und Informationen für meine KollegInnen zur Verfügung zu stellen, andererseits für raschen Zugriff auf Anwendungen und Formulare.“

Auch hat sich in der täglichen Arbeit bald herausgestellt, wo die Potenziale des neuen Systems liegen. „Besonders angetan bin ich von der Möglichkeit, bei verschiedenen Projekten Information, Organisation, Zwischenstand und auch Reaktionen auf einer Seite abzubilden/abzuwickeln“, meint Stadler, „früher hat das Information, Mails, Terminkoordinationen u.s.w. auf verschiedenen Systemen erfordert.“ Die Flexibilität des neuen Intranets ist dabei sehr groß. Astrid Stadler: „Mir persönlich machen die relativ einfach umzusetzenden, jedoch sehr vielseitigen Möglichkeiten immer mehr Spaß.“

WIESO HATAHET?
„Ausschlaggebend war das Gesamtpaket“, antwortet IKT-Leiter Resch auf die Frage, warum letztendlich HATAHET den Zuschlag bekam. „Neben den kaufmännischen Argumenten und der bereits vorhandenen Erfahrung mit der Arbeiterkammer bei Intranetprojekten hatten wir einfach den Eindruck, dass unser Anliegen hier verstanden wird.“ Nahed HATAHET, Geschäftsführer bei HATAHET freut sich über dieses Kompliment besonders. „Es ist unser klarer Fokus, zuerst das Problem des Kunden zu verstehen und dann die passende Lösung zu erarbeiten. Durch unsere Erfahrung im Bereich Collaboration konnten wir hier den Kunden optimal unterstützen.“ (pi)