Automatisierte Verarbeitung von Lieferantenrechnungen

Eine Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hat es Manutan ermöglicht, die doppelte Menge an Rechnungen zu verarbeiten, Zahlungsverzögerungen und Streitfälle zu reduzieren und interne Prozesse zu standardisieren. [...]

Esker, Anbieter von auf künstlicher Intelligenz basierenden Systemen für automatisierte Dokumentenprozesse, hat mit Manutan einen neuen Kunden gewonnen. Das B2B-E-Commerce-Unternehmen setzt ab sofort für die automatisierte Verarbeitung von Lieferantenrechnungen auf Esker. Die Esker-Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hat es Manutan ermöglicht, die doppelte Menge an Rechnungen zu verarbeiten, Zahlungsverzögerungen und Streitfälle zu reduzieren und interne Prozesse zu standardisieren.

Verdreifachung der jährlichen Rechnungen

Manutan wollte seinen E-Commerce-Katalog um eine Million zusätzliche Referenzen erweitern, was eine deutliche Zunahme der Anzahl an jährlichen Rechnungen (von 200.000 auf 600.000) bedeutete – ein Volumen, das von der derzeitigen Buchhaltung nicht mehr manuell bearbeitet werden konnte. In der Folge rief das Unternehmen ein Projekt zur Automatisierung des Kreditorenprozesses ins Leben, um gleich mehrere Ziele zu erreichen:

• Verarbeitung eines höheres Rechnungsvolumens bei gleichbleibendem Personal- und Leistungsniveau
• Neuausrichtung der Buchhaltung auf strategischere Aktivitäten mit einem höheren Mehrwert
• Positionierung der Finanzabteilung als wichtiger Akteur der digitalen Transformation des Unternehmens
• Verbesserung der Lieferantenbeziehungen durch Reduzierung von Zahlungsfristen und Rechtsstreitigkeiten

Die Esker-Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wurde zunächst in Frankreich und in den Niederlanden in Betrieb genommen und soll bis 2022 in weiteren Niederlassungen (Belgien, Schweiz, Deutschland, Portugal, England und Spanien) implementiert werden. Bereits nach wenigen Monaten der Nutzung der Lösung war das erste Ziel erreicht: Manutan hat den Anteil der per E-Mail eingehenden Rechnungen von 30 auf 80 Prozent erhöht und die Verarbeitungsprozesse vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung optimiert.

„Die Lösung von Esker ist ein unschätzbar wertvolles Tool in Bezug auf die ambitionierten Pläne unseres Unternehmens. Die digitale Transformation unserer Finanzprozesse war eine große Veränderung, bei der nichts schiefgehen sollte und die die unermüdliche Unterstützung aller Beteiligten erforderte“, erzählt Sylvie Luchier, Process Finance Manager bei Manutan. „Heute haben wir volles Vertrauen in die Lösung. Dank der Dashboards können die Genehmiger Rechnungen mit nur einem Klick anzeigen und freigeben.“

Die Vorteile im Überblick

Durch die direkte Integration in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV des Unternehmens konnte Manutan mit der Esker-Lösung die Verarbeitung aller Lieferantenrechnungen automatisieren und zahlreiche weitere Vorteile erzielen:

• 50 Prozent Produktivitätssteigerung in der Kreditorenbuchhaltung, wobei die Verarbeitungskapazität pro Mitarbeiter von 32.000 auf 57.000 Rechnungen jährlich gesteigert wurde (davon 40 Prozent automatisierte Verarbeitung)
• Erhöhte Transparenz und Nachverfolgbarkeit auf allen Ebenen
• Standardisierte Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung im gesamten Unternehmen
• Halbierung der Anzahl der Genehmiger dank eines Validierungs-Workflows
• Weniger Streitfälle mit dem Ziel, diese Zahl unter 4 Prozent zu halten, dank eines Workflows, der eine Verschlankung des internen Austauschs und einen agileren Umgang mit Streitfällen ermöglicht
• Kürzere Zahlungsfristen und die Möglichkeit, Rabatte mit Lieferanten auszuhandeln
• Neuausrichtung der Buchhaltung und Verbesserung der Mitarbeiterleistung, wobei die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung wieder mehr Zeit für Aufgaben mit einem höheren Mehrwert haben, z. B. Analysen und Bearbeitung von Streitfällen (zwei Mitarbeiter wurden für die Erfassung von Kundenbelegen abgestellt)

„Vor der Einführung der Esker-Lösung haben wir unsere Rechnungen ohne jegliche Kontinuität manuell bearbeitet. Heute erfolgt alles automatisiert und standardisiert. Der Nutzen ist besonders in Bezug auf die kontinuierliche Verbesserung enorm und kommt allen Abteilungen und Tochtergesellschaften zugute, da es sich um eine unternehmensweite Lösung handelt“, so Cherif Bengourina, Finance & HR IT Manager bei Manutan. „Wir haben unsere Best Practices für die Rechnungsverarbeitung in den verschiedenen Tochtergesellschaften angeglichen und können nun aufgrund der gemeinsamen Nutzung von Kennzahlen Vergleiche auf derselben Basis anstellen.“