Etwa 1.400 Rechnungen gehen so pro Jahr von AutoScout24 an Daimler. Lange Zeit erhielt Daimler diese Rechnungen auf dem traditionellen Postweg und im Papierformat. [...]
Längst haben auch Automobilkonzerne das Online-Geschäft für sich entdeckt. So auch die Daimler AG: Vor allem Gebrauchtfahrzeuge werden so, beispielsweise über das Onlineportal AutoScout24, auf den freien Markt gebracht. Doch der Verkauf über das Internet bringt auch neue Prozesse in der Rechnungslegung mit sich: Bietet eine Daimler-Niederlassung oder ein Daimler-Autohändler Fahrzeuge über AutoScout24 an, zahlt er dafür eine monatliche Gebühr. Etwa 1.400 Rechnungen gehen so pro Jahr von AutoScout24 an Daimler. Lange Zeit erhielt Daimler diese Rechnungen auf dem traditionellen Postweg und im Papierformat – verbunden mit einem hohen manuellen Aufwand in der Bearbeitung. Alexander Wache, International Process Management Shared Services Purchase Accounting (FAO/G), bei Daimler, erinnert sich: „Ein externer Dienstleister kümmerte sich dann um das Scannen aller Papierrechnungen. Oft erwiesen sich jedoch Angaben auf den Rechnungen als nicht eindeutig oder der Scan stellte sich als fehlerhaft heraus. Am manuellen Ausbessern kamen wir also dann nicht vorbei. In seltenen Fällen gingen Rechnungen auf dem Postweg sogar verloren.“ Die Folge: Nach dem Rechnungsversand bei AutoScout24 benötigte Daimler bis zur Buchung im Schnitt 21 Tage.
Kein Wunder also, dass Daimler sich dazu entschied, AutoScout24 um eine digitale Übermittlung der Belege zu bitten – nicht zuletzt auch deshalb, weil der Konzern bereits in der Vergangenheit gute Erfahrungen mit elektronischen Rechnungen gesammelt hatte: Alleine im Jahr 2013 erhielt Daimler rund 1,35 Millionen elektronische Belege von 3.300 verschiedenen Lieferanten. Dabei arbeitet Daimler mit dem Purchase-to-Pay-Anbieter Basware zusammen, der die Rechnungen empfängt und über seine Plattform die Freigabe- und Buchungsabläufe bei Daimler steuert.
Doch auch bei AutoScout24 wird die Rechnungsbearbeitung extern abgewickelt – über Ximantix, einen Dienstleiter für elektronischen Rechnungsaustausch. Theoretisch hätte AutoScout24 also auch die elektronischen Rechnungen an Daimler senden können. Eine Kleinigkeit stand jedoch im Weg: die unterschiedlichen elektronischen Formate beim Versand und Empfang. Denn während AutoScout24 und Ximantix das XML-Rechnungsformat openTRANS verwenden, lässt Daimler die Rechnungen von Basware im EDIFACT-Format empfangen und senden.
GEMEINSAMER STANDARD
Hier kam den Unternehmen der „Verband elektronische Rechnung (VeR)“ zu Hilfe, in dem beide Dienstleister – Basware und Ximantix – Mitglied sind. Dabei handelt es sich um einen seit 2009 existierenden, unabhängigen Verband, der die umfassenden Kompetenzen von spezialisierten e-Invoicing-Anbietern, kompetenten Beratungsunternehmen und erfahrenen Marktteilnehmern bündelt. Ein erklärtes Ziel des Verbands ist es, Standards für den elektronischen Rechnungsaustausch festzulegen. Durch die Vereinbarung so genannter Roaming-Abkommen soll der digitale Rechnungstransfer für Unternehmen erleichtert werden.
So kam es, dass sich Basware und Ximantix im Frühjahr 2013 mit Daimler und AutoScout24 auf den VeR-Roaming-Standard einigen konnten. Nachdem festgelegt worden war, welche Pflichtangaben die Rechnungen enthalten sollen, trafen bereits wenige Wochen später die ersten Belege von Ximantix bei Basware ein, die an Daimler weitergeleitet wurden und in den jeweiligen Fachbereichen geprüft und zur Buchung angewiesen werden konnten. Das Prinzip ist dabei ähnlich wie das Roaming zwischen verschiedenen Mobilfunkanbietern: Autoscout24 übergibt die Ausgangsrechnungen in Verbindung mit strukturierten Rechnungsdaten im openTRANS-Format an Ximantix, das die strukturierten Rechnungsdaten in das VeR-Roaming-Format umwandelt. Anschließend gelangen die Informationen über eine sichere AS2-Verbindung an Basware. Der Lösungsanbieter überführt sie dann in den EDIFACT-Standard und gibt sie an Daimler weiter.
Heute vergeht etwa eine Stunde zwischen dem Versand der Rechnung bei AutoScout24 und dem Empfang bei Daimler. In dieser Zeit übernimmt Basware einen Check der Pflichtangaben, eine Vorkontierung und übermittelt den Beleg danach zur Freigabe an Daimler. Dort gehen die Belege im jeweils verantwortlichen Fachbereich zur Freigabe ein, werden geprüft und dann zur Buchung angewiesen. In den meisten Fällen verbucht Daimler die Rechnung so noch am selben Tag. Der Scanning-Prozess und die aufwändigen manuellen Korrekturen gehören somit der Vergangenheit an: „Seit dem ersten Rechnungslauf im April 2013 haben wir von AutoScout24 nichts mehr gehört“, so Wache. „Sie verschicken ihre Rechnungen, wir bezahlen sie. Es gibt keine Probleme mehr mit verloren gegangenen Rechnungen, Tippfehlern oder falschen Angaben. Bei weniger als zwei Prozent der Rechnungen weist uns das System auf eine Unstimmigkeit hin. Dann fehlt meist eine Pflichtangabe, wie beispielsweise eine Bestellnummer. Dabei handelt es sich aber nicht um technische, sondern um inhaltliche Fehler.“
Auch AutoScout24 profitiert von der Umstellung: Der Wunsch von Daimler nach elektronischer Zustellung im gewünschten Format konnte erfüllt werden. Druck, Kuvertierung und postalischer Versand der Rechnungen entfallen. In der Rechnungslegung gibt es nun keine manuellen Prozesse mehr, alles wird automatisiert abgewickelt. Zudem kann AutoScout24 jederzeit im Lieferantenportal von Daimler einsehen, ob eine Rechnung ankam, sich im Bearbeitungsstatus befindet oder bereits die Buchung durchlief.
„Durch das Scannen der Belege und die manuelle Bearbeitung war die Fehlerquelle deutlich höher“, so Sebastian Ullmann, Head of CRM Technology bei AutoScout24. „Wir mussten sehr viel mehr Zeit in Abstimmung und Korrekturläufe investieren. Heute drücken wir drei Knöpfe und der Rest läuft automatisiert. Durch den gemeinsamen Roaming-Standard konnten wir nicht nur die Anforderungen von Daimler als einen unserer wichtigsten Kunden erfüllen, sondern auch unsere eigenen Abläufe vereinfachen. Und darüber hinaus klopfen nun bereits weitere Unternehmen wie Audi und BMW an und erkundigen sich nach dem Projekt.“ (pi)
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