Finden statt suchen: Digitale Vertrags- und Vermittlerakten

Mithilfe von Kendox InfoShare hat die Wiesbadener Firma Jung, DMS & Cie. neue, maßgeschneiderte digitale Aktenarten für den Einsatz in Rechnungswesen, Vertragswesen und Kundenmanagement entwickelt und eingeführt. [...]

Der Service- und Technologie-Dienstleister Jung, DMS & Cie. (kurz JDC) bietet innovative Prozess- und Verwaltungstechnologien für Finanzdienstleister, Versicherungsgesellschaften und Versicherungsmakler in Deutschland und Österreich an. Im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts wollte der Konzern eine konzernweit einheitliche Dokumenten-Ablagestruktur über alle Standorte schaffen. Alle Dokumente sollten künftig in einem zentralen digitalen Archiv verwaltet werden, sodass ein ganzheitlicher Blick auf den Dokumentenbestand und eine Standardisierung der Ablageprozesse möglich ist.

Zudem wollte JDC neue, maßgeschneiderte digitale Aktenarten für bestimmte Geschäftsanforderungen im Berater- und Vertragsmanagement einführen. Neben einer zentralen Vertragsakte für die Verwaltung sämtlicher vertragsrelevanter Dokumente mit Wiedervorlagesystem suchte JDC auch eine Lösung, mit der die Verwaltung der „Beraterkommunikation“ vereinfacht wird. Denn mehr als 16.000 Finanz- und Versicherungsberater nutzen die Technologieplattform von JDC für ihre Neukundenabschlüsse, Provisionsabrechnungen, E-Mails, Vermittlerbögen und den Schriftverkehr. Um die Ressourcen für den Betrieb innerhalb der eigenen IT-Abteilung entsprechend gering zu halten, sollte das neue System als SaaS-Lösung in der Cloud betrieben werden. Das veranlasste JDC, sich nach einer neuen Archiv-Lösung für alle Unternehmensbereiche umzusehen.

Im Rahmen eines umfangreichen Ausschreibungsprozesses entschied man sich für die Einführung der Dokumentenmanagementlösung Kendox InfoShare. „Nach der Evaluation unterschiedlicher Anbieter kamen wir zu dem Schluss, dass die cloudbasierte SaaS-Lösung von Kendox für uns der richtige Weg ist. Ein großes Plus war, dass sie so einfach und schnell verfügbar ist. Auch hatten wir den Eindruck, dass Kendox InfoShare eine außerordentlich flexible DMS-Gesamtplattform ist, mit der wir unsere spezifischen Anforderungen an die Einführung neuer Aktenarten lösen können. Zudem fühlten wir uns von Anfang an sehr gut verstanden und betreut“, erklärt Dr. Werner Stein, Chief Technical Officer bei Jung, DMS & Cie.

Umfangreiches Migrationsprojekt und Einführung neuer Aktenarten

Zum vereinbarten Projektumfang gehörte die API-Anbindung der neuen Lösung an bestehende IT-Systeme, wie die FiBu und das iCRM-System, zur revisionssicheren Dokumentenablage. Zudem sollte ein digitales Vertragsverwaltungs- und Wiedervorlagesystem neu umgesetzt und implementiert werden. Hinzu kam die Aufgabe, den umfangreichen Altbestand an Akten abzulösen.

Neben der technischen Migration der Daten wurden vier Teilprojekte für die Einführung und Ausgestaltung der neuen Dokumentenmanagement-Lösung definiert: 1) Die Neuentwicklung und Einführung einer digitalen „Berater-/Vermittlerakte“; 2) Die Anbindung des von JDC selbst entwickelten iCRM-Systems: Sämtliche Dokumente aus dem täglichen Betrieb sollten per API direkt zentral abgelegt und aus dem CRM wieder aufgerufen werden können; 3) Die Anbindung der bestehenden Finanzbuchhaltungs-Lösung und Umstellung der Archivschnittstelle auf das neue Archiv; sowie 4) Die Einführung und Umsetzung einer „Digitalen Vertragsakte“ für die zentrale Verwaltung von Vertragsinformationen mit der dazugehörigen Korrespondenz.

Agile Projekteinführung verkürzt die Einführungsdauer

Für die Umsetzung der vier Teilprojekte wurde ein agiles Vorgehen vereinbart. Auf Basis eines Workshops übertrug das Kendox Projektteam die definierten Anforderungen des Kunden zunächst in ein Testsystem, das gleich zur Schulung der Anwender und Anwenderinnen am noch nicht fertigen Basissystem genutzt wurde. Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Mitarbeitenden sofort mit der Anwendung vertraut gemacht werden und sich schneller in die neuen Funktionen einarbeiten können. Dank der agilen Umsetzung konnte bereits zweieinhalb Monate nach der Übergabe des Anforderungskatalogs an Kendox ein Key-User-Team von JDC produktiv mit der Lösung arbeiten. Weitere zwei Monate später folgte das offizielle Go-Live.

Cloud-Migration und Zusammenführung der Bestandsdaten

Im Rahmen der Migration der Dokumente des Rechnungswesens wurden rund 27.000 Bankdokumente, 160.000 Buchungsbelege/Eingangsrechnungen und weitere rund 98.000 Versicherungsabrechnungen mittels Kendox Batch in das neue System übernommen. Als besondere Herausforderung entpuppte sich bei der Anbindung an das iCRM-System die sichere und performante Übertragung der rund 10 Terabyte Bestandsdaten aus dem lokalen JDC-Netzwerk per Internet in das neue digitale Cloud-Archiv. Gemeinsam wurden die Schnittstellen so entwickelt, dass der Datenaustausch über die Kendox InfoShare Web-API sicher und stabil direkt zwischen dem lokalen Netzwerk und der Kendox Lösung stattfinden konnte. So gelang die sichere Migration der Bestandsdaten kontinuierlich während des laufenden Betriebes, ohne dass die Anwender und Anwenderinnen der CRM-Software die Änderung des Archivsystems im Hintergrund bemerkt haben.

Mission erfüllt

Mithilfe von Kendox ist es Jung, DMS & Cie. nicht nur gelungen, die Digitalisierungsstrategien konsequent umzusetzen, sondern auch zusätzliche Aktenarten wie z.B. Berater- und Vermittlerakten einzuführen. Der Servicedienstleister für die Finanz- und Versicherungsbranche verfügt nun über eine zentrale digitale Ablage, die einen ganzheitlichen Blick auf den Dokumentenbestand erlaubt und gleichzeitig die Grundlage für die Implementierung IT-gestützter Vertragsbearbeitungsprozesse bildet. Zudem bietet das System die Sicherheit, dass die Dokumente verlässlich und rechtskonform in der Cloud verwaltet werden. Das ermöglicht eine Fokussierung der internen Ressourcen auf das Kerngeschäft.

Über den Erfolg freut sich insbesondere Dr. Werner Stein, der Projektleiter und Initiator bei JDC: „Zusammen mit Kendox ist es uns gelungen, auf eine wartungsfreie- und betriebssichere SaaS-Lösung für das Dokumentenmanagement umzusteigen, sowie die Einführung elektronischer Vertrags- und Vermittlerakten erfolgreich zu meistern. Dadurch können bei der täglichen Bearbeitung allein rund 30 Prozent an Zeit für Suchen und Ablegen eingespart werden.“