In Rekordzeit zur komplett digitalisierten Warenwirtschaft

Mit einem neuen ERP-System hat der europaweit tätige Solarspezialist SKE Engineering seine Warenwirtschaft durchgängig digitalisiert. Bei der Implementierung stand der Digitalisierungsspezialist insideAx zur Seite. [...]

Die SKE Engineering GmbH mit Sitz in Steyregg ist Huawei Value Added Partner für Österreich und CEE und bietet umfassende Dienstleistungen rund um Photovoltaiklösungen – von der Planung und Installation bis hin zu technischem Support und Schulungen. Das Unternehmen gehört zur SKE Holding, die unter anderem in den Bereichen Großhandel und Handelsvermittlung, IT-Consulting und Elektrogeräte tätig ist. Herzstück der Unternehmensprozesse war ein proprietäres Warenwirtschaftssystem, das in die Jahre gekommen war und durch eine standardisierte ERP-Lösung ersetzt werden sollte. „Das Altsystem stand unserem Wachstum im Weg. Wir wollten uns strategisch zukunftssicher aufstellen und haben uns daher für ein Standard-ERP entschieden, um alle aktuellen, aber auch zukünftigen Prozesse abbilden zu können“, erklärt DI Johannes Hainzl, Chief Information Officer (CIO), SKE Holding GmbH.

Zukunftsfähiges System gesucht

Das ehemals bestehende, selbst entwickelte Warenwirtschaftssystem von SKE war durch viele manuelle Arbeitsschritte, Medienbrüche, Rückfragen und Workarounds gekennzeichnet. Für das Finanz- und Rechnungswesen kam eine separate Softwarelösung zum Einsatz. „Mit der Einführung des Standard-ERP-Systems wollten wir einerseits die Prozesse optimieren, aber auch Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Logistik integrieren sowie eine hohe Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit erreichen“, so Hainzl. Die Implementierung der neuen Lösung sollte in einem großen Schritt erfolgen und in der Cloud betrieben werden können.

Ein Vorprojekt zur Bereinigung der Stammdaten lief bereits, um bei der ERP-Einführung auf konsolidierte Daten zurückgreifen zu können. Die große Herausforderung bestand darin, die neue Warenwirtschaft inkl. Konzernbuchhaltung in nur neun Monaten zu implementieren. „In dieser Zeit musste der Produktivbetrieb nahtlos weiterlaufen. Wir beliefern europaweit 16 Länder mit durchschnittlich einer Million Artikeln pro Jahr. Trotz der Softwareumstellung lieferfähig zu bleiben, war eine große Aufgabe“, erklärt Hainzl.

Von der Individual- zur Standardlösung

Als IT-Partner für die Prozessberatung und Umsetzung der vielfältigen Anforderungen entschied sich SKE für den regionalen Digitalisierungsspezialisten insideAx. „Das schlüssige Konzept, das tiefe Verständnis für unsere Prozesse und die kompetenten Berater haben uns überzeugt“, so Hainzl. Als Basis für die neue Lösung wurde gemeinsam das flexible Microsoft Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management System gewählt, das in der Cloud gehostet wird. Das garantiert Flexibilität und Skalierbarkeit in Bezug auf die Anzahl der Nutzer, ermöglicht aber auch einen ortsunabhängigen Zugriff und bietet höchste Sicherheit. „Die integrierte Systemlandschaft ist für uns wichtig, weil wir dadurch Medienbrüche, Interpretationsfehler und Schnittstellenprobleme vermeiden und schnellere Prozesse gewährleisten können. Außerdem sparen wir durch den Cloud-Betrieb Personal in der Administration und erhöhen die Systemverfügbarkeit“, so Hainzl.

In agilen Schritten zum Ziel

In einer umfassenden Analyse verschaffte sich das Projektteam einen Überblick über die Prozesse und erstellte einen stringenten Umsetzungsplan. In agiler Vorgangsweise und mit schrittweisen Systemupdates konnte das Team rasch Fortschritte erzielen, die von den Key-Usern getestet und mit deren Feedback im nächsten Sprint optimiert werden konnten. „In zahlreichen Workshops konnten wir die Baustellen entlang des Weges schließen und uns mit jeder Iteration dem Ziel nähern“, berichtet Hainzl. Eine besondere Herausforderung sei es gewesen, die bestehenden Prozesse in das neue Standardsystem zu überführen – dabei waren Kompromisse gefragt. „Wir haben verstärkt internes Projektmarketing betrieben, um die Anwender abzuholen und ins Boot zu holen. Eine echte Herausforderung war zudem die knappe Zeit, um das Projekt in allen Tochtergesellschaften der Holding umzusetzen“, sagt Hainzl. Außerdem mussten die Stammdatenqualität verbessert, Schnittstellen zum CRM-System, zur Konsolidierungssoftware, zu Logistikdienstleistern und zu Lieferanten geschaffen und Schulungen durchgeführt werden.

Key-User-Konzept als Erfolgsfaktor

Dank des branchenspezifischen Know-hows von insideAx und eines schlagkräftigen Key-User-Teams konnte das komplexe Projekt erfolgreich innerhalb weniger Monate umgesetzt werden. „Wir haben alle Workshops aufgezeichnet und daraus die Schulungsunterlagen erstellt. Das Train-the-Trainer-Konzept zur Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an unseren Standorten hat sich in der Praxis bewährt“, so Hainzl. So konnten nicht nur die Prozesse rasch verbessert und automatisiert, sondern auch manuelle Arbeitsschritte und Fehler reduziert werden. „Trotz der kurzen Einführungsphase hat uns insideAx fast rund um die Uhr unterstützt, vor allem, um den operativen Betrieb während der Umstellung sicherzustellen. Die agile Strategie mit schrittweiser Umsetzung und Nachbesserungen hat sich bewährt“, so der CIO.

Hohe Prozess- und Zukunftssicherheit

Die Entscheidung für eine cloudbasierte ERP-Lösung, die Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Logistik in einem einheitlichen System abbildet, hat sich als richtig erwiesen. Neben dem durchgängigen und strukturierten Prozessablauf punktet die Software durch ihre Flexibilität und Skalierbarkeit. Alle wichtigen Kennzahlen stehen nun auf Knopfdruck zur Verfügung – von der Bestellhistorie über betriebswirtschaftliche Auswertungen bis hin zu Lagerbeständen. „Darüber hinaus ist der integrierte Wertefluss von Vorteil, denn er gibt uns Systemsicherheit. Mit der wachstumsorientierten Lösung können wir unser Geschäft skalieren und gleichzeitig einen sicheren Zugriff auf die relevanten Informationen sowie eine hohe Betriebssicherheit gewährleisten. Die mehrsprachige Cloud-Plattform unterstützt unser Wachstum und die Integration weiterer Systeme. Dank der kompetenten und engagierten Unterstützung von insideAx konnten wir das ehrgeizige Projekt in Rekordzeit über die Ziellinie bringen“, fasst Hainzl zusammen.