Der Elektronische Datenaustausch (EDI) wird zunehmend zum Standard in der Warenbeschaffung, aber viele kleinere Unternehmen verfügen nicht über die nötigen Ressourcen für eine volle EDI-Integration in ihre Systeme. [...]
Hier sollen die webbasierten Portallösungen von EDITEL Abhilfe schaffen, für die lediglich ein Internetzugang benötigt wird: So können auch kleinere Lieferanten einfach, sicher und papierlos Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen mit ihren Auftraggebern austauschen. Ein Beispiel dafür ist das kürzlich vom EDI-Dienstleister EDITEL umgesetzte Lieferantenportal für den Facility Management-Dienstleister ISS Österreich.
Größere Unternehmen mit eigenem ERP-System und integrierter EDI-Lösung können jederzeit und rasch mit Geschäftspartnern ihre Daten elektronisch austauschen. Kleinere Unternehmen sind oft aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen nicht in der Lage, Geschäftsdaten automatisiert auszutauschen – aber auch mit diesen Partnern ist strukturierte, digitale Kommunikation möglich, und zwar in Form eines webbasierten Lieferantenportals. „Lieferantenportale ermöglichen es jedem einzelnen Geschäftspartner – unabhängig ob EDI-fähig oder nicht – einfach und kostengünstig in die digitalen Geschäftsprozesse eingebunden zu werden“, sagt Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL Austria. Eine Lösung wie diese wurde nun von EDITEL für „taste’njoy“, die Eigenmarke für gehobene Mitarbeiterverpflegung von ISS Österreich, erfolgreich umgesetzt.
EDI verbindet und beschleunigt die Geschäftsprozesse
Mit „taste’njoy“ bietet ISS Österreich österreichweit an über 20 Standorten gehobene Mitarbeiterverpflegung an. 2022 wurden insgesamt 1,8 Millionen Speisen direkt vor Ort beim Kunden zubereitet. Was es dafür braucht, sind jede Menge Zutaten von ausgesuchten Lieferanten. Diese Lieferanten kommen aus den verschiedensten Bereichen und haben unterschiedliche IT-Konfigurationen. „ISS war gefordert, eine gemeinsame Lösung zu finden, um mit allen Geschäftspartnern in einer digitalen Sprache kommunizieren zu können“, erklärt Erich Steinreiber, CEO von ISS Österreich, und: „Bereits seit vergangenem Jahr setzen wir für die Warenbeschaffung auf eine direkt in unser Warenwirtschaftssystem integrierte EDI-Lösung von EDITEL. Wir profitieren von EDI und können schnell, einfach und sicher Daten mit Geschäftspartnern austauschen, die bereits über eine vorhandene EDI-Anbindung verfügen. Für all jene Lieferanten, denen das aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen – meist aufgrund einer kleinen Betriebsgröße – nicht möglich ist, nutzen wir nun das in Zusammenarbeit mit EDITEL errichtete Lieferantenportal.“
Nutzerfreundlichkeit im Fokus
Die Nutzung des webbasierten EDI-Portals für Lieferanten ist einfach, aber bedarf sorgfältiger Vorbereitung. Um die optimale Anwendbarkeit für den Kunden zu gewährleisten, müssen bei der Einrichtung eines Lieferantenportals alle Details berücksichtigt werden, die für die Abwicklung der Geschäftsprozesse wichtig sind. Besonderer Fokus liegt auf der Nutzerfreundlichkeit: Das Portal muss für den User auch visuell gut und übersichtlich gestaltet sein, um die Dateneingabe so einfach wie möglich zu machen. Diese individuellen Einrichtungen erforderten seitens ISS und EDITEL in der Projektumsetzung einige Abstimmungen mit den einzelnen Lieferanten. „Aus jahrelanger Erfahrung empfehlen wir bei der Umsetzung eines Lieferantenportals, die Prozesse davor genau zu analysieren und idealerweise zu vereinheitlichen. Damit können bereits im Vorfeld etwaige Stolpersteine vermieden werden. Diese Schritte machen sich in weiterer Folge aber schnell bezahlt“, so Marlovits.
Mittlerweile nutzen Dutzende Lieferanten von ISS Österreich das neu errichtete Lieferantenportal und profitieren von der vereinheitlichten Kommunikation via EDI im Tagesgeschäft: Artikelkataloge (PRICAT), Bestellungen (ORDERS), Lieferscheine (DESADV) sowie inzwischen auch Rechnungen (INVOIC) werden ausschließlich auf digitalem Weg ausgetauscht. Erstes Fazit seitens ISS: „Die Prozesse laufen wesentlich schneller und genauer, da das gesamte Papierhandling und damit die manuellen Eingaben wegfallen“, so Harald Denk, Head of Country IT bei ISS Österreich. „Das Ziel, eine einfache und praktikable Lösung zu finden, deren Weg auch sämtliche Lieferanten gerne mitgehen, wurde erreicht und läuft zur vollsten Zufriedenheit aller Beteiligten – was nicht zuletzt auch an der guten Zusammenarbeit mit EDITEL liegt. Die fachliche Kompetenz und Flexibilität des gesamten Teams von EDITEL hat uns nachhaltig beeindruckt.“ Weitere Geschäftsbereiche wie etwa Lieferanten aus dem Facility Management-Bereich, Reinigung, Gebäudetechnik oder Security sollen nun ebenfalls bald digital an ISS Österreich angebunden werden.
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