Kuhn-Gruppe modernisiert CRM

Einer der 80 größten Industriebetriebe Österreichs, die Kuhn-Gruppe, hat mithilfe des Wiener CRM-Spezialisten easyconsult ihr CRM-System modernisiert. Die Einzellösungen der verschiedenen Standorte wurden in ein zentrales System konsolidiert. Mit der neuen webbasierten Lösung von Aurea arbeiten die Mitarbeiter nun auf beliebigen Endgeräten on- und offline. [...]

Die Kuhn-Gruppe, mit rund 1.400 Mitarbeiter, ist Spezialist für Baumaschinen und Ladetechnik, sowie Produzent von Werkzeugmaschinen. Das Unternehmen betreibt sechs Produktionsstandorte und hat 48 Niederlassungen. Der Umsatz lag im Jahr 2016 bei 610 Millionen Euro, die Exportquote beträgt rund 75 Prozent.

Upgrade auf webbasierte Version

Nachdem der Support der bisherigen CRM–Lösung eingestellt wurde, entschied die Kuhn-Gruppe sich für den Transfer des Systems in eine webbasierte Version. „Der größte Vorteil des Upgrades ist der zentrale Zugriff von jedem Endgerät auf das zentrale CRM–System. Alle Anpassungen an neue Anforderungen im Unternehmen mussten im Altsystem in jeder Niederlassung nachgezogen werden – das geht jetzt auf einen Knopfdruck. Diese historisch gewachsene Ineffizienz wurde so mit einem Schlag behoben,“ berichtet Franz Schausberger, CIO der Kuhn-Gruppe und CRM-Projektleiter. Es wurde ein einheitliches System mit den gleichen Geschäftsfeldern für alle Ländervertretungen eingerichtet. Denn Ziel war es, eine gemeinsame Datenbasis für den Vertrieb zu schaffen, um noch professioneller mit den Kunden kommunizieren zu können.

Zukunftssicher mit dem Produktkonfigurator

„Oberste Priorität bei der Umstellung war, dass alle Funktionalitäten unseres Produktkonfigurators, dem Herzstück unseres CRM-Systems, erhalten bleiben sollten“, sagt Schausberger. Dieser spezielle Produktgenerator wird für das Erstellen aller Angebote benutzt – in der gesamten Kuhn-Gruppe an die 12.000 im Jahr. „Wir handeln mit Investitionsgütern wie Gabelstaplern, Lkw-Kränen und Baumaschinen aller Art“, erklärt der CIO. „Der Konfigurator führt die Vertriebsmitarbeiter – angefangen von der Auswahl des Modells, über den Typ bis zum Zubehör und dergleichen – durch die einzelnen Baugruppen, bis maßgeschneiderte Angebote an die Kunden verschickt werden können. Selbst Preise, Rabatte, ja sogar die Höhe der eigenen Provision können die Mitarbeiter mit diesem Tool einfach kalkulieren.“

Viele Firmen verwenden externe Tools für diese Anforderungen. Damit fehlt oftmals eine nahtlose Integration und resultiert damit aufgrund von suboptimaler Benutzbarkeit nicht zuletzt in zusätzlichen Kosten. Der exakt auf die Bedürfnisse der Kuhn-Gruppe zugeschnittene Produktkonfigurator wurde direkt im CRM–System implementiert und bietet damit maximale Benutzerfreundlichkeit im gesamten Vertriebsprozess.

Kontinuität gefragt

„Um unser Altsystem auf die neueste Version von Aurea CRM zu heben und damit vom aktuellen Stand der Entwicklung profitieren zu können, haben wir Unterstützung von einem Spezialisten gesucht“, sagt Schausberger. Nachdem die beteiligten Consultants des Wiener CRM-Spezialisten easyconsult direkt von der CRM-Herstellerfirma rekrutiert wurden, war die Entscheidung schnell getroffen. „Wir wollten einen fließenden Übergang und nicht wieder bei null anfangen. easyconsult konnte auf langjährige Erfahrung mit der beim Kunden eingesetzten Aurea-Software verweisen.“

Erfolgreiche Migration

In der ersten Jahreshälfte 2017 fiel der Startschuss für das Projekt, wobei die Umstellung zuerst in der Division Baumaschinen in Österreich erfolgte. Im ersten Schritt wurde im Zuge einer agilen Entwicklung die Standard-CRM–Software in die webbasierte Version transferiert und der Produktkonfigurator erfolgreich auf die state-of-the-art Technologie migriert. „Vorrangiges Ziel war es, dass der Konfigurator trotz großen technologischen Anpassungen genauso wie zuvor funktionieren sollte“, sagt Schausberger. Selbst die Wünsche der Mitarbeiter wurden in diesem Schritt bewusst hintangehalten. „Hätte man zu diesem Zeitpunkt das Paket aufgeschnürt, wäre man Gefahr gelaufen, dass es eine never ending story wird,“ vermutet Schausberger.

„Wenn die Umstellung erfolgreich abgeschlossen ist, sind die Verbesserungswünsche der Angestellten an der Reihe“. easyconsult nutzte ein KUHN internes Vertriebsmeeting, um die Migration an einem Wochenende durchzuführen. „Von einem Tag auf den anderen wurden alle Daten einwandfrei übernommen – es war ein richtiger Big Bang“, freut sich Schausberger. Damit wurde das Ziel, das CRM–System prozessseitig unverändert zu belassen, erreicht. Eine Herausforderung stellte die Umgewöhnung der Mitarbeiter auf das neue System dar. Um alle mit auf die Reise zu nehmen, wurden Umstellungsprobleme durch individuelle Schulungen gelöst.

Ein großer Vorteil für die gesamte Unternehmensgruppe ist die neu geschaffene, einheitliche CRM–Lösung für die ganze Gruppe, anstelle von parallellaufenden, dezentral geführten Systemen. Das Reporting sowie die Auswertungssysteme bei Kuhn sind nun einheitlich und können einfach auch auf die Niederlassungen ausgeweitet werden. Das Handling für die IT hat sich ebenfalls essentiell verbessert. Jeder Mitarbeiter kann nun über einen Browser in das CRM einsteigen. Zusätzlich hat man einen schnelleren Zugriff auf die zentralen Daten, die von überall abgefragt werden können. Auch das Einspielen von Updates verläuft effizienter, nachdem nur mehr ein zentrales System aktualisiert werden muss.

Mit der webbasierten Version läuft das System auf einer zukunftssicheren Technologiebasis und kann von den Endbenutzern sowohl on- als auch offline verwendet werden – für Schausberger äußerst wichtig, „da man in Österreich aufgrund der Topographie eben nicht überall online sein kann“.

Rollout in mehreren Etappen

Die Kuhn-Gruppe führte den Rollout in zwei Etappen durch. Nachdem das System in Österreich reibungslos funktioniert, kommen jetzt nach Tschechien auch sukzessive die Schweiz und Deutschland hinzu. Auch in der Slowakei und Ungarn, die bisher nicht an das CRM angebunden waren, soll der Rollout in nächster Zeit erfolgen. Bis dato wurde der Projektplan sowohl in finanzieller wie auch zeitlicher Hinsicht stets eingehalten. Projektleiter Schausberger ist mit der Zusammenarbeit höchst zufrieden und schätzt besonders den einfachen und direkten Draht zu easyconsult. „Man hat hier einen Ansprechpartner, von dem man sich wirklich gut betreut fühlt.“