Lösung für Zeiterfassung und Zeitabrechnung

Das Fintech-Ökosystem finleap hat mit der Cloud-Software ZEP einen automatisierten Prozess von der Zeiterfassung bis zur Zeitabrechnung eingeführt. [...]

finleap ist ein europäisches Fintech-Ökosystem mit Sitz in Berlin und Büros in Hamburg, Mailand, Madrid und Paris. finleap bietet Fintech-SaaS-Lösungen für verschiedene Unternehmen an und baut eigenständige Fintech-Unternehmen. Seit seiner Gründung 2014 hat finleap bereits 17 Unternehmen mit seiner Infrastruktur entwickelt und weitere durch Akquisitionen in sein Ökosystem hinzugefügt. Dazu gehören bekannte Unternehmen wie die solarisBank, der Versicherer ELEMENT, und der Inkasso-Spezialist PAIR Finance. Für die Erfassung und Abrechnung seiner geleisteten Projektarbeiten setzt finleap auf die cloudbasierte Software-Lösung ZEP der Firma provantis IT-Solutions.

Software-Implementierung als „Premierenprojekt“

Seit Ende 2017 ist Adina Constantin für das Finance-Team bei finleap tätig. Gleich als erstes Projekt bei ihrem Einstieg beim Fintech-Inkubator wurde sie mit der Einführung von ZEP als Softwarelösung für Zeiterfassung und Zeitabrechnung beauftragt. Sie erinnert sich: „In der Vergangenheit hatten die Kollegen mit der Zeiterfassungslösung eines amerikanischen Herstellers gearbeitet, war damit aber nicht sehr zufrieden.“ Aus diesem Grund sah man sich nach einer Alternative um, testete mehrere Tools und entschied sich letztendlich für ZEP. ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.

Bei finleap kommt ZEP im Rahmen der Betreuung neuer Firmengründungen zum Einsatz. Seit 2014 wurde mehr als ein Dutzend Fintech-Firmen gegründet. „Im Rahmen dieser Gründungen erbringt finleap eine ganze Reihe unterschiedlicher Projekt- und Beratungsleistungen, die diesen Unternehmen dann natürlich auch in Rechnung gestellt werden müssen“, erläutert Frau Constantin den Einsatz von ZEP in der täglichen Praxis. Darüber hinaus steht finleap auch nach der Gründung weitere Projektleistungen für die Portfolio-Unternehmen. Auch dafür ist eine zeitnahe, präzise und projektbezogene Abrechnung erforderlich.

Mobile Apps und Faktura-Modul

Während Frau Constantin hauptsächlich von ihrem Arbeitsplatz über die webbasierte Benutzeroberfläche auf ZEP zugreift, setzen die Kollegen in den einzelnen Projekten in der Regel auf die für alle gängigen Betriebssysteme (iOS, Android) verfügbaren mobilen Apps von ZEP ein. Sie sind so in der Lage, bereits vor Ort beim Kunden oder auf Reisen ihre Projektzeiten minutengenau zu erfassen und dem entsprechenden Projektkunden zuzuordnen. Sobald die Daten erfasst sind, stehen sie dann für Frau Constantin im System zur Abrechnung zur Verfügung.

Dafür nutzt Frau Constantin das optional verfügbare Faktura-Modul von ZEP. Das Modul greift für die Abrechnung direkt auf die in der ZEP-Zeiterfassung abgelegten Daten zu, verknüpft diese mit den in ZEP hinterlegten Zahlungsmodalitäten (Stundensätze, Zahlungsfristen, etc.) und erstellt automatisch eine Rechnung, die dann nur noch ausgedruckt, bzw. per E-Mail versendet werden muss. Frau Constantin bestätigt: „Die automatische Übernahme der Daten aus der Zeiterfassung in die Faktura ist für uns ein großer Vorteil: Der automatisierte Workflow in ZEP ist viel schneller als eine manuelle Übernahme. Darüber hinaus werden Eingabefehler vermieden, die Daten sind stets auf dem neuesten Stand.“

Automatischer Export in Microsoft Dynamics NAV (Navision)

Der automatisierte Workflow endet aber nicht bei der Rechnungsstellung. Über eine von ZEP zur Verfügung gestellte Schnittstelle können die Rechnungsdaten direkt in Microsoft Dynamics NAV (Navision) übernommen werden. Die Lösung wird bei finleap für die Finanzbuchhaltung verwendet, die von einem externen Steuerberater verwaltet wird. „Wir erfassen in ZEP vielfältige Projektinformationen und -daten wie z.B. Kostenstellen oder Kostenträger, die wir natürlich auch in die Finanzbuchhaltung übernehmen möchten. Dank ZEP-Schnittstelle ist dies ohne zusätzlichen Aufwand möglich“, freut sich Adina Constantin.

Betriebsmodell Cloud Computing

Beim Betriebsmodell kann ZEP sowohl im Inhouse-Betrieb beim Kunden installiert oder von diesem als Cloud Service genutzt werden. finleap entschied sich für letzteres und greift deshalb via Internet auf die cloud-basierte Softwarevariante von ZEP zu. Diese wird in einem ISO 27001-zertifizierten Hochleistungsrechenzentrum in Deutschland betrieben. Grundlage für die Nutzung ist ein jederzeit zum Monatsende kündbarer Online-Nutzungsvertrag sowie ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Abrechnung erfolgt nutzungsbasiert je Anwender und Monat.

ZEP: Anwenderfreundlich, modular, flexibel

Bereits seit Ende 2017 ist ZEP bei finleap im Einsatz. Derzeit nutzen ca. 100 Mitarbeiter die Lösung „ZEP bietet eine große Funktionsvielfalt und ist sehr benutzerfreundlich“, fasst Adina Constantin die bisherigen Erfahrungen mit ZEP zusammen. „Besonders toll finde ich die Möglichkeit, dass man die einzelnen Module einfach auf Knopfdruck testen und danach frei entscheiden kann, ob man sie weiter nutzt oder nicht.“