ÖBB-Infrastruktur AG digitalisiert 9.000 Arbeitsplätze und führt KI-Agenten ein

Im Rahmen der Konzerninitiative „Digital Reach“ haben rund 9.000 Mitarbeitende neue mobile Endgeräte mit Microsoft 365 erhalten, um von überall vernetzt arbeiten zu können. In einem zweiten Projekt wurde der KI-basierte Agent „WITKO“ eingeführt, der den IT-Koordinator:innen das vorhandene, aber verteilte Fachwissen zentral bereitstellt. [...]

Der Digital-Engineering-Dienstleister Tietoevry Austria stellt die Weichen für den modernen digitalen Arbeitsplatz bei der ÖBB-Infrastruktur AG: Dank der Konzerninitiative „Digital Reach“ haben rund 9.000 Mitarbeitende – vom Gleisarbeiter über Reinigungs- und Wachpersonal bis hin zu Lehrlingen – neue mobile Endgeräte mit Microsoft 365 erhalten, um von überall vernetzt arbeiten zu können. In einem zweiten Projekt wurde ein KI-basierter Agent namens „WITKO“ eingeführt, der den IT-Koordinator:innen das vorhandene, aber verteilte Fachwissen zentral bereitstellt. Tietoevry Austria begleitete die erfolgreiche Einführung beider Projekte mit maßgeschneidertem Adoption- und Change-Management.

Jederzeit informiert sein, Dienstpläne von überall einsehen, mobilen Zugriff auf wichtige Unterlagen haben, die Kommunikation im Team und vieles mehr: Mitarbeitende der ÖBB-Infrastruktur profitieren im Arbeitsalltag auf vielfältige Weise von der gemeinsam mit Tietoevry umgesetzten ÖBB-Konzerninitiative „Digital Reach“. „Wir haben 9.000 Mitarbeitende erstmals digital vernetzt und mit mobilen Geräten sowie Microsoft 365 ausgestattet – ein bedeutender kultureller Fortschritt“, sagt Michael Kreuzer, Enterprise Architekt „Digitaler Arbeitsplatz“ bei der ÖBB-Infrastruktur AG. Das betrifft etwa die Hälfte der rund 18.500 Mitarbeitenden, die bislang keine Firmen-Endgeräte hatten, da sie vor allem draußen an Bahnhöfen und Gleisen oder in Werkstätten arbeiten. Lehrlinge können die neuen Laptops und Smartphones nun beispielsweise auch für ihre Ausbildungsprogramme in den Lehrwerkstätten nutzen.

Adoption- und Change-Management als Erfolgsfaktor

Tietoevry Austria arbeitet seit Jahren mit der ÖBB-Infrastruktur AG zusammen und unterstützt als Microsoft-Partner kontinuierlich die Weiterentwicklung der digitalen Arbeitsplätze durch maßgeschneidertes Adoption- und Change-Management sowie Expertise aus dem Microsoft-Ökosystem. „Bei aller Technologie ist es entscheidend, alle Mitarbeitenden – egal ob im Büro oder außerhalb – abzuholen und einzubinden, damit neue Tools und Arbeitsweisen auch angenommen und erfolgreich eingesetzt werden“, erklärt Robert Kaup, Geschäftsführer von Tietoevry Austria.

Für alle Mitarbeitenden wurden verschiedene Formate wie Workshops, Webinare und Sprechstunden organisiert, um kontinuierlich über Neuigkeiten bezüglich der Microsoft 365-Anwendungen zu informieren und auftretende Probleme zeitnah zu lösen. Diese Angebote richteten sich an Personen mit unterschiedlichen Niveaus an Computerkenntnissen. Unter dem Motto „Coding Express: Signal zur Innovation“ wurde zudem speziell für Lehrlinge ein eigener Microsoft Power Platform-„Hackathon“ veranstaltet, der sehr gut ankam und im April 2025 wiederholt wird. Die dort entwickelten Lösungen werden den Alltag der Lehrlinge in Zukunft vereinfachen.

Neuer KI-Agent unterstützt IT-Koordinator:innen

Die ÖBB-Infrastruktur AG hat früh das Potenzial der KI-Lösungen von Microsoft erkannt und setzte gemeinsam mit Tietoevry Austria für die IT-Koordinator:innen der ÖBB-Infrastruktur AG einen KI-basierten Agenten namens „WITKO“ (Wissensdatenbank IT-Koordinator) um. Als Technologie wurde dafür Microsoft Copilot Studio gewählt. Egal, ob Fragen zu Hardware, Software, Zugangsberechtigungen oder IT-Budgetverwaltung – sämtliches vorhandenes IT-Wissen wurde zuerst zentral in einem Dokument gesammelt, um anschließend einen KI-Agenten mit den Informationen zu trainieren.

Das gesammelte Knowhow steht den IT-Koordinator:innen und IT-Endanwender:innen nun mittels Chatbot zur Verfügung und ermöglicht eine effizientere Form des Wissensmanagements. Fragen wie „Wie kann ich ein neues Videokonferenzsystem bestellen?“ oder „Ich möchte PowerBI nutzen, was ist dafür notwendig?“ werden im Chat mit dem KI-Agenten nun rascher beantwortet, die aufwendige Suche nach den richtigen Informationen entfällt.

KI-Projekt mit Mehrwert – Präsentation bei Microsoft AI Tour

Das Sichern von vorhandenem Knowhow, der kontinuierliche Wissensaufbau und die damit verbundene Entlastung der Mitarbeitenden waren Ziele dieses KI-Projekts. „Diese Herausforderungen hat Tietoevry hochengagiert und professionell mit dem KI-Agenten gelöst. Solche Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte bringen großen Mehrwert und helfen uns zudem dabei, den Generationswechsel und den damit einhergehenden Verlust von Wissen abzufedern“, erklärt Kreuzer.

Auch diese Initiative begleitete Tietoevry Austria laufend mit zielgerichteten Adoption- und Change-Management-Maßnahmen wie Webinaren rund um Copilot-Themen, Teambuilding für IT-Koordinator:innen und Workshops für Führungskräfte. „Wir stellen die Menschen in den Mittelpunkt und nutzen modernste KI-Lösungen, um eine möglichst hohe Adoption-Rate zu erzielen“, so Kaup abschließend.

Am 6. März 2025 haben Tietoevry Austria und die ÖBB-Infrastruktur AG die erfolgreiche KI-Einführung auch bei der Microsoft AI Tour präsentiert.