POLYchem setzt bei Prozessoptimierung auf NAVAX

Neue Unternehmensprozesse erforderten bei dem burgenländischen Anbieter von chemischen Roh- und Hilfsstoffen auch ein Upgrade der vorhandenen ERP-Lösung. [...]

POLYchem, ein internationaler Anbieter von chemischen Roh- und Hilfsstoffen mit der Zentrale in Markt Allhau, einer Marktgemeinde im südlichen Burgenland im Bezirk Oberwart, stand vor der Herausforderung, der zunehmenden Expansion der Unternehmensgruppe gerecht zu werden. Neben der Ausweitung der Büro- und Lagerkapazitäten wurde auch eine neue Auftragsabwicklung und Koordination der Logistik notwendig. Das starke Distributionsnetzwerk erforderte, neue Unternehmensprozesse einzuführen und die bis dato unabhängigen Auslandsniederlassungen an die Zentrale in Markt Allhau anzuschließen, um grenzüberschreitend auf einem einheitlichen System zusammenzuarbeiten. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, wurde nach einem Partner gesucht, der in dem IT-Systemhaus NAVAX gefunden wurde. Nach umfassender Beratung stand fest, dass eine Umstellung der bisher verwendeten ERP-Lösung Microsoft Dynamics AX 2009 auf Microsoft Dynamics AX 2012 notwendig war. Dadurch sollten die Mitarbeiter entlastet, die Abwicklungswege verkürzt und mehr Transparenz geschaffen werden.

ANFORDERUNGEN ANALYSIERT

Im Vorfeld des Projektes wurden die Anforderungen von POLYchem gemeinsam mit NAVAX genau analysiert und neue Prozesse definiert. Das Hauptaugenmerk lag auf der Umstellung von der bestehenden ERP-Lösung Microsoft Dynamics AX 2009 auf AX 2012, um die internationalen Tochtergesellschaften an die Zentrale anzubinden, eine zentrale Auswertung der Daten zu ermöglichen und die Logistik, die Personalverwaltung und das Finanzmanagement zu vereinfachen. Dadurch werden die Anforderungen unterschiedlicher Landesgesetzgebungen erfüllt und die Geschäftsprozesse der einzelnen Standorte harmonisiert und standardisiert.

Die Intercompany-Funktionalität wurde für POLYchem individuell angepasst und optimiert, um das Bestellsystem aller Niederlassungen zu vereinfachen und zu automatisieren. Dadurch konnte den Angaben zufolge die Fehleranfälligkeit massiv reduziert werden. Die neue Lösung ermöglicht nun verbesserte Arbeitsprozesse über eine Oberfläche, die sich funktional als auch layouttechnisch an Microsoft Office-Produkten orientiert. Zusätzlich zu den anpassungsfähigen ERP-Modulen, ermöglicht Microsoft Dynamics AX 2012 eine optimale Verbindung mit dem Business Intelligence Tool QlikView, das bei POLYchem neuerdings für statistische Auswertungen zum Einsatz kommt.

ZUSATZENTWICKLUNGEN

Die Integration zu einem globalen Artikelstamm war für POLYchem besonders wichtig, um länderübergreifende Bestellungen von über 5.000 Produkten zu vereinfachen. Zusätzlich zu den Standardfunktionen wurde von NAVAX eigens für das Handelsunternehmen die Kopierfunktion von Artikeln entwickelt, welche die Artikelanlage beschleunigt, und eine gemeinsam entwickelte Umsatzsteuer-Matrix ermöglicht es, alle Geschäfte steuerrechtlich einwandfrei abzuwickeln.

Die Buchhaltung wird nun zu hundert Prozent für alle Länder in einem System abgebildet. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern, wie Steuerberater und Lohnverrechnung, funktioniert einwandfrei, da auf demselben System gearbeitet wird. Durch die neuen, durchgängigen Prozesse mit einem System wurde das gesamte Berichtswesen vereinheitlicht und vereinfacht.

KEINE INSELLÖSUNGEN MEHR

Nach der erfolgreichen Migration von Österreich, die vier Monate gedauert hat, folgte die Anbindung von Tschechien an die Zentrale in Markt Allhau. Mit den gesammelten Erfahrungen konnte dann auch Kroatien ohne Probleme integriert werden. Die Mentalitätsunterschiede der verschiedenen Länder und die damit verbundenen unterschiedlichen Arbeitsweisen wurden bei diesem Projekt berücksichtigt und bewältigt, indem genügend Zeit für die Umstellung auf das neue System eingeplant wurde. Die Aufhebung der Insellösungen von Tschechien und Kroatien haben die Zusammenarbeit wesentlich vereinfacht und die Steuerung der Unternehmensgruppe verbessert.

Derzeit ist die Anbindung von Rumänien in der Umsetzung, Ungarn und Bulgarien sollen in Kürze folgen.

„Die Besonderheit dieses Projektes liegt darin, dass die Initiative dafür nicht von mir ausgegangen ist, sondern von meinen Mitarbeitern. Vor allem in Österreich war die Begeisterung der Key-User so groß, dass sie mich innerhalb kürzester Zeit von diesem Migrationsprojekt überzeugt haben. Ich bin im Anschluss wie ein Wanderprediger unterwegs gewesen, um deutlich zu machen, wie wichtig die Anbindung der Tochterunternehmen ist: Daten sind auf einer gemeinsamen Basis vorhanden, können ausgewertet werden und ermöglichen dadurch die Weiterentwicklung des Unternehmens, was mir ganz besonders wichtig ist“, fasst Alfred Fuchs, Eigentümer und Geschäftsführer von POLYchem, das Projekt aus seiner Sicht zusammen.

„Wir freuen uns sehr darüber, dass es uns gelungen ist, einen bereits verlorenen Kunden wieder zurück zu gewinnen und die Zusammenarbeit auszubauen. Mit der Möglichkeit der Zusatzentwicklungen unserer Spezialisten, die selbst Software-Lösungen von Microsoft Dynamics weiter entwickeln und programmieren können, konnten wir besonders punkten und somit auf die individuellen Bedürfnisse unseres Kunden POLYchem eingehen“, ergänzt Oliver Krizek, Eigentümer und Geschäftsführer der NAVAX Unternehmensgruppe. (pi)