PwC Österreich und Microsoft gestalten interne Abläufe neu

In enger Zusammenarbeit mit Microsoft Österreich hat PwC Österreich die bestehende Applikation in der Wirtschaftsprüfung durch eine effizientere Lösung ersetzt. [...]

In der Welt der Wirtschaftsprüfung haben hohe Qualitätsstandards und Effizienz oberste Priorität. Das gilt auch für PwC Österreich, das mit über 1.400 Mitarbeitenden zu den größten Beratungsunternehmen des Landes zählt. Dabei ist die Wirtschaftsprüfung neben der Steuer- und Unternehmensberatung ein elementarer Geschäftsbereich. Konfrontiert mit einer zunehmenden gesellschaftlichen und technologischen Komplexität und einer wachsenden Anzahl an Aufgaben sowie dem allgegenwärtigen Fachkräftemangel sah sich PwC Österreich vor der Herausforderung, die internen Arbeitsabläufe in der Wirtschaftsprüfung zu optimieren. Dabei war klar: Die bestehende Applikation sollte durch eine effizientere Lösung unter Beibehaltung der bewährten Prozesse ersetzt werden.

Um den Anforderungen und Bedürfnissen der Kunden in Zukunft noch besser gerecht zu werden, setzt PwC Österreich in enger Zusammenarbeit mit Microsoft nun einen Schritt in Richtung effizienteres und automatisiertes Arbeiten. Über eine Projektlaufzeit von neun Monaten wurde mit der Microsoft Power Platform die bestehende Applikation neu aufgesetzt. Das Resultat ist ein innovatives Ticketsystem, das schon etablierte Abläufe beinhaltet und um technologisch zukunftsweisende Funktionen ergänzt.

Ein Kompass für klare Anweisungen und effiziente Zuweisung

Das 18-köpfige Team des Report Service in der Wirtschaftsprüfung kontrolliert und lektoriert jährlich rund 1.500 Prüfberichte. Der Fokus im Qualitätsmanagement liegt darauf, die Texte mit den Zahlen abzugleichen sowie sicherzustellen, dass die geltenden rechtlichen Standards eingehalten werden. Darüber hinaus werden eine Vielzahl an Aufgaben wie Übersetzungen und Korrekturlesen von wichtigen Dokumenten wie Kundenpräsentationen in hoher sprachlicher Qualität durchgeführt. Diese Präzision ist für Unternehmen entscheidend, um das Vertrauen von Investor:innen und Stakeholdern zu gewinnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Als Simone Miriam Goertz, Leiterin des Report Service in der Wirtschaftsprüfung, vor 17 Jahren ihre Reise bei PwC begann, war der Arbeitsablauf nur auf Postits und einfachem A4-Papier skizziert. Im Laufe der Jahre hat sie gemeinsam mit ihrem Team kontinuierlich an der Optimierung und Verfeinerung der Prozesse gearbeitet. Das neu implementierte Ticketsystem hat die Arbeitsweise ihres Teams um einen weiteren großen Schritt revolutioniert: Die neue Lösung ermöglicht eine einfache und präzise Abstimmung der Arbeitsprozesse zwischen den Wirtschaftsprüfer:innen und den Mitarbeitenden des Report Service.

Die Wirtschaftsprüfer:innen können nun Aufträge wie Lektorate, Standardkontrollen der Prüfungsberichte, Übersetzungen sowie PDF-Erstellungen direkt und präzise als Ticket über das System buchen. Früher erfolgte dieser Prozess per E-Mail, während die Wirtschaftprüfer:innen demnächst ihre Aufträge mit dem Ticketsystem an das Team Report Services übermitteln können. Damit erhält der Report Service Aufträge samt klaren Anweisungen: Wer ist zuständig? Welche Ressourcen werden benötigt? Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein? Und vor allem: Welcher Schritt folgt als nächstes?

„Die Einbindung der Fachabteilung war entscheidend für den Erfolg des Projekts. Die enge Zusammenarbeit mit unserem Team ermöglichte einen nahtlosen Übergang zu einer Softwarelösung, die genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist“, erklärt Simone Miriam Goertz, Leiterin des Report Service der Wirtschaftsprüfung bei PwC Österreich. „Die Einführung des Ticketsystems hebt unsere Arbeitsweise auf eine neue Ebene, indem sie bewährte Prozesse beibehält und gleichzeitig moderne Lösungsvorteile bietet.“

Das Team des Report Service hat mit dem Ticketsystem eine an seine Bedürfnisse angepasste Lösung erhalten, die es ihm ermöglicht, in der Zukunft noch effizienter zu arbeiten. Mit derselben Anzahl an Mitarbeitenden agiert das Team von Simone Miriam Goertz heute wie ein gut geöltes Uhrwerk und schafft in gleicher Zeit mehr als je zuvor.

„Never change a working system – dieses Prinzip steht im Zentrum unserer Power Platform. Sie ermöglicht es unseren Kunden, insbesondere in diesem Fall unserem Partner, Lösungen zu entwickeln, die ihre Arbeitsprozesse erheblich vereinfachen, während das vertraute Look & Feel erhalten bleibt. Unsere Plattform befähigt Fachabteilungen, genau die Werkzeuge zu erstellen, die sie benötigen, und reduziert gleichzeitig die Einstiegshürden für deren Nutzung”, erklärt Tamara Tomanic, Business Group Lead Azure bei Microsoft Österreich.

Erfolgreiche Zusammenarbeit, die Innovationen antreibt

Das nahtlose Zusammenwirken des Report Service, der Entwickler:innen der PwC Digital Factory und des Projektmanagements hat es ermöglicht, dass das Projekt in rekordverdächtig kurzer Zeit umgesetzt wurde: Nur sechs Monate hat es bis zur Fertigstellung und neun Monate bis zum geplanten Go-Live gedauert. „Die Bedeutung eines gut durchdachten Change Managements darf dabei nicht unterschätzt werden; es gibt ein kleines Zeitfenster, in dem Fehler akzeptiert werden, bevor Vertrauen und Motivation verloren gehen könnten. Transformation gelingt am besten, wenn alle involviert sind und aktiv mitgestalten können“, so Lukas Wenzel, Microsoft Business Applications Lead bei PwC Österreich.

Der Countdown für den Go-Live läuft bereits. Nach erfolgreicher Umsetzung stehen nun die abschließenden User Acceptance Tests an, bevor im Juli der reguläre Betrieb beginnt, was eine neue Ära der Effizienz und Zufriedenheit bei PwC Österreich einläuten wird.

„Die langjährige globale Partnerschaft zwischen PwC und Microsoft hat sich immer als außerordentlich wertvoll erwiesen. Es war daher ein logischer Schritt, unser jüngstes Projekt mit Microsoft zu realisieren. Die umfassende und integrative Plattform von Microsoft hat es uns ermöglicht, von der Abhängigkeit verschiedener kleinerer Anbieter wegzukommen, deren Produkte oft nicht miteinander kompatibel waren. Für uns ist es besonders vorteilhaft, dass wir mit einem einzigen, verlässlichen Anbieter sowohl unsere internen Projekte als auch die Arbeit mit unseren Kunden effektiv gestalten können“, unterstreicht Thomas Steinbauer, Partner bei PwC Österreich.