Reibungsloser Datenaustausch zwischen Onlineshop und ERP-Systemen

Von der allgegenwärtigen Digitalisierung und den überall sprießenden Onlineshops spüren Einkäufer vielerorts nur wenig. Selbst mit einem ERP-System müssen sie Bestellungen oftmals manuell aufgeben und Daten via Excel-Tabellen übertragen. [...]

Das Auffüllen von Lagerbeständen und die Materialbeschaffung werden so zu aufwändigen und ungeliebten Aufgaben. Nicht jedoch für Kunden der Armaturenwerk Hötensleben GmbH (AWH): Im vergangenen Jahr launchte der Hersteller von Edelstahlkomponenten seinen Onlineshop, der sich nicht nur über den Webbrowser nutzen, sondern auch flexibel an ERP-Systeme anbinden lässt. Über die OCI-Schnittstelle können Unternehmen innerhalb ihres eigenen Warenwirtschaftssystems auf den Onlineshop von AWH zugreifen. Die ausgewählten Artikel werden über die EDI-Schnittstelle ins ERP-System importiert, wo die Bestellung anschließend alle betriebsinternen Prozesse durchläuft. So können Übertragungsfehler gar nicht erst entstehen und es kommt auch nicht zu zeitaufwändigen Bestellkorrespondenzen. Seit 2022 ermöglicht der neue Onlineshop zudem eine komplett digitalisierte Verwaltung von Konsignationslagern sowie zukünftig auch von Wechselbrücken.

2017 fand eine Studie der HTWK Leipzig und Mercateo heraus, dass digitalisierte Einkaufsprozesse durch einen reduzierten Arbeitsaufwand Kosteneinsparungen von mehr als 40 Prozent gegenüber manuellen Verfahren mit sich bringen. Am stärksten profitieren hiervon die Bedarfsanforderer sowie der Einkauf. In der Realität wird dieses Potential bislang allerdings kaum genutzt. Mit 71 Prozent sieht sich sogar ein Großteil der Befragten nicht gut auf die fortschreitende Digitalisierung vorbereitet. So verursachen das Auffüllen von Lagerbeständen und die projektspezifische Bestellung von Edelstahlkomponenten vielerorts noch immer einen enormen Verwaltungsaufwand. Denn ist der Bedarf einmal ermittelt, sind im Warenwirtschaftssystem zunächst Bestellungen anzulegen, die intern geprüft und anschließend exportiert sowie etwa als Excel-Liste an den Zulieferer übersendet werden. Dieser wiederum muss Verfügbarkeiten, Preise und Lieferzeiten kontrollieren, bevor er die Bestellung bestätigen kann – oder stornieren muss. Verzögerungen lassen sich kaum vermeiden. Kunden von AWH haben nun jedoch die Möglichkeit, 24/7 auf den Onlinekatalog sowie alle Artikelinformationen zuzugreifen und dort direkt zu bestellen. Alternativ lässt sich der gesamte Einkaufsprozess bequem aus dem eigenen ERP-System heraus abwickeln.

Mit digitalen Schnittstellen zur automatisierten Warenlogistik

„Unser Katalog umfasst insgesamt etwa 30.000 Artikel und -varianten, sodass vor allem umfangreichere, manuelle Bestellungen für unsere Kunden wie auch für uns selbst einiges an Aufwand verursachen“, erzählt Mandy Bode, Leiterin Marketing bei AWH. „Um den Prozess für unsere kleineren und größeren Abnehmer gleichermaßen zu erleichtern, lässt sich der neue Onlineshop nun auf zweierlei Arten nutzen: über direkte Bestellungen auf der Website oder über OCI- und EDI-Schnittstellen.“ Die zugrunde liegende Datenbank kann Produktinformationen über verschiedene Dateiformate zur Verfügung stellen. Mit diesem Service unterstützt AWH seine Kunden bei der Datenpflege in deren eigenen Systemen. Über die OCI-Schnittstelle lässt sich der Produktkatalog außerdem in Warenwirtschaftssysteme einbinden, sodass Artikel im Warenkorb automatisch ins ERP-System importiert werden – inklusive sämtlicher Produktinformationen wie Beschreibung, Preis, Menge und Lieferzeit. Dort kann die Bestellung dann alle internen Prüfungen und Genehmigungsprozesse durchlaufen, bevor sie aufgegeben und per EDI-Schnittstelle – ebenfalls automatisch – an AWH übermittelt wird. Flüchtigkeitsfehler bei der Übertragung können sich so gar nicht erst einschleichen. Auch mangelnde Produktverfügbarkeiten, lange Lieferzeiten sowie passende Alternativen sind auf einen Blick ersichtlich, sodass entsprechende Bestellungen nicht mehr in zeitaufwändigen Korrespondenzen manuell bearbeitet oder storniert werden müssen.

„Die Integration unseres Onlineshops via Schnittstellen kam bei unseren Kunden so gut an, dass wir das System im Juni dieses Jahres um ein Tool zur Verwaltung von Konsignationslagern ergänzt haben“, berichtet Bode. „Davon betreiben wir in Deutschland derzeit ca. 25 Stück.“ Über eine spezielle Anmeldung können Kunden auf die eingelagerten Materialien zugreifen und die jeweils entnommenen Artikel bequem mit ihrem Smartphone oder Tablet abscannen. Da die Shop-Browseranwendung über einen Barcode-Scanner verfügt, ist dafür keine App-Installation notwendig. Auch der Check-out über den Warenkorb läuft im Vergleich zum herkömmlichen Bestellvorgang noch einfacher und schneller ab. AWH verarbeitet die Daten automatisiert und managt die Auffüllungen des Lagers gemäß der jeweils vereinbarten Taktung. Ein positiver Nebeneffekt: Das automatisierte System erleichtert es den Kunden von AWH ganz allgemein, einen besseren Überblick über ihre internen Workflows sowie den Warenfluss zu behalten. „Im nächsten Schritt soll das Tool auch auf Wechselbrücken ausgeweitet werden, von denen wir derzeit etwa 50 im Einsatz haben“, fügt Bode hinzu. „So kann der Bestand auch dort live überprüft werden.“