Das nationale ungarische Eisenbahnunternehmen, die MÁV-Gruppe, wollte ihre Kreditoren- und Einkaufstätigkeiten vollständig und durchgängig automatisiert abwickeln. Die Purchase-to-Pay-Lösung von Basware unterstützt das Unternehmen dabei, diesen Wunsch umzusetzen. [...]
Das Schienennetz der Ungarischen Eisenbahn hat eine Gesamtlänge von 7.664 Kilometern. Nicht nur dieses Schienennetz wurde in den vergangenen Jahren modernisiert – auch die Prozesse in den Kreditoren- und Einkaufsabteilungen sollten optimiert werden, um die Anforderungen von 20.000 Mitarbeitern und die Bearbeitung von 250.000 Rechnungen pro Jahr effektiv zu erfüllen. Da eingehende Rechnungen bisher manuell bearbeitet wurden, fehlte dem Einkauf und der Buchhaltung oft der Einblick in den aktuellen Status verschiedener Rechnungen. Letztlich führte das immer wieder auch zum Zahlungsverzug und zu Mahnungen.
Die Ungarische Eisenbahn wünschte sich ein innovatives, durchgängig automatisiertes System zur Verwaltung ihrer Finanz- und Einkaufsprozesse. In einem ersten Schritt identifizierten sie die Kernbereiche für Prozessverbesserungen und die Anforderungen an eine automatisierte Lösung. Unter der Leitung von Zoltán Werle, Corporate Services Direktor, wurden in Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Unternehmensberatung eine öffentliche Ausschreibung durchgeführt und elf Purchase-to-Pay-Anbieter evaluiert. Dabei hatte die Ungarische Eisenbahn mehrere Anforderungen an ein automatisiertes System: Es sollte eine Standardlösung sein, die transparentere Prozesse liefert, alle Informationen an einem Ort zentralisiert, detaillierte Analysen bietet sowie Kosteneinsparungen und Prozessverbesserungen ermöglicht. Zusätzlich musste die Lösung dem Unternehmen bei dem Problem mit verspäteten Zahlungen helfen.
Nach einem gründlichen Prüfungsverfahren wählte die Ungarische Eisenbahn die Purchase-to-Pay-Lösung von Basware. Ausschlag gaben dabei die Funktionalitäten, die Tatsache, dass es sich um eine vollständige, durchgängige Lösung für die Kreditoren- und Einkaufsabteilung handelt und das Preis-/Leistungsverhältnis. Das Unternehmen war auch von den umfangreichen Berichtsfunktionen, der 3-Wege-Abgleichsfunktion von Rechnungen/Einkäufen und Bestellungen/Verträgen sowie dem fortschrittlichen Katalogsystem beeindruckt. Der umfangreiche Support war ein weiterer wichtiger Faktor für die Entscheidung der Ungarischen Eisenbahn. Die Lösung wurde von DoqSys Business Solutions Ltd., einem Implementierungspartner von Basware in Ungarn implementiert. MÁV Informatika Zrt., der externe IT-Anbieter und Systemintegrator der Ungarischen Eisenbahn, agierte als Projektleitung.
Die Ungarische Eisenbahn entschied sich bei der Automatisierung ihrer Purchase-to-Pay-Prozesse für einen ganzheitlichen Ansatz, einschließlich des Entwurfs von Best Practices für die Verwaltung von Lieferantenverträgen, Einkauf und Rechnungsbearbeitung. Mit der Unterstützung von DoqSys wurden bei der Ungarischen Eisenbahn und zwei Niederlassungen daraufhin der Rechnungsbearbeitungsablaufs automatisiert und die Basware-Lösung nahtlos mit dem Oracle ERP-System der MÁV Gruppe verbunden.
„Wir waren sehr beeindruckt von der schnellen Implementierung der Invoice Automation-Lösung und bemerkten sofort erste Ergebnisse“, sagt Andrea Kunné Porkoláb, Leiterin Corporate Accounting, Ungarische Eisenbahn. „Während zum Beispiel früher die Bearbeitung einer Rechnung 30 Tage oder länger dauerte, können wir das jetzt in nur vier bis sechs Tagen abschließen. Basware Invoice Automation hat uns nicht nur dabei geholfen, das Problem verspäteter Zahlungen zu lösen. Auch Finanzberichte können wir nun schnell und einfach erstellen.“
Der automatisierte Prozess konnte zudem die Produktivität der Kreditorenabteilung der Ungarischen Eisenbahn verbessern, indem unnötige Rechnungsbearbeitungszeiten und -kosten reduziert wurden. „Unser Ziel war es, soviel wie möglich zu automatisieren. Die 3-Wege-Matching-Funktion bietet ein enormes Leistungspotential: Da abgeglichene Rechnungen automatisch und ohne manuelles Eingreifen bearbeitet werden, konnten wir die Prozesskosten senken und Personal freisetzen, das sich jetzt auf gewinnbringendere Aufgaben konzentrieren kann“, sagt Kunné Porkoláb. Auch Bilanzprüfungen sind nun viel einfacher: „Jetzt müssen wir lediglich auf eine Taste drücken, um alle Informationen zu finden, die für eine Prüfung benötigt werden“, fügt Kunné Porkoláb hinzu. Die Rechnungsautomatisierung hat zudem bei der Verbesserung der Lieferantenbeziehungen geholfen, da Lieferanten nicht länger Zeit aufwenden müssen, um Zahlungen ausfindig zu machen und eine einzige Anlaufstelle haben.
Gleichzeitig kann die Ungarische Eisenbahn durch den zentralisierten und automatisierten Einkauf ihre Ausgaben besser überschauen und kontrollieren. „Wir suchten ein Einkaufssystem, das in der Bedienung so einfach ist wie das Internet und wir fanden es in unserer neuen Basware-Lösung“, sagt Zoltán Werle, Corporate Services Direktor, MÁV Gruppe. „Das Katalogbeschaffungssystem macht es Anwendern leicht, zu finden, wonach sie suchen, auch wenn die Artikelnummer oder der genaue Produktname nicht bekannt sind. Da die Anwendung so leicht zu bedienen ist, ist die Akzeptanz der Benutzer sehr schnell gestiegen. Das Management nutzt die Möglichkeiten für Auswertungen, um sich auf eine bessere Verwaltung der Ausgaben zu konzentrieren.“
Zusätzlich wollte die Ungarische Eisenbahn das Vertragsmanagement automatisieren, damit es einfacher überwacht werden kann und um Berichte über Lieferantenprozesse innerhalb der Supply Chain zu erstellen. „Die Contract Management-Funktion ist ein essentielles Werkzeug bei der Erstellung von Aufträgen. Es hilft uns dabei, die Risiken der Supply Chain zu senken, indem es sicherstellt, dass Bestellungen den Verträgen entsprechend erstellt werden“, fügt Werle hinzu.
Die Purchase-to-Pay-Automatisierung ermöglicht es der Ungarischen Eisenbahn, Kosten für Einkauf und Rechnungsbearbeitung zu senken, eine vollständige Transparenz zu erzielen und ihre Anforderungen an Konformität zu erfüllen. „Dank der Anwendung von Basware konnten wir eine neue Kultur implementieren, die sich auf den Einkauf als strategischen Prozess fokussiert. Jetzt beginnt die strategische Planung für Einkäufe bereits auf Ebene der Bedarfsermittlung, anstatt als Reaktion auf den Empfang der Rechnung. Es hebt unsere Tätigkeiten auf eine ganz neue Ebene“, sagt Werle.
Die Ungarische Eisenbahn sucht auch weiterhin nach Möglichkeiten, um Cashflow, Ausgaben und Kapital effektiv zu verwalten: Beispielsweise evaluiert das Unternehmen Volumeneinkäufe und anderes Einsparpotenzial. Die Organisation wird dazu demnächst einige Key Performance Indikatoren (KPIs) messen, so zum Beispiel das Volumen der Einkaufsabteilung, vertragsbasierter Ausgaben und katalogbasierter Ausgaben im Verhältnis zu Freitext-Einkäufen, das heißt wenn Einkaufsanforderungen nicht im Katalog enthalten sind.
„Unser Management und unsere Systemanwender sind so zufrieden, dass wir die Ausweitung der Automatisierungsvorteile auf zehn Niederlassungen planen. Wir erwarten, dass die Anzahl an Rechnungen auf eine Million im Jahr steigen wird. Auf Grund der höheren Effizienz der Anwendung sind wir allerdings in der Lage, das Volumen mit unserem bestehenden Personal abzuwickeln, ohne dass wir zusätzlichen Support benötigen“, schließt Werle ab. (pi)
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