Uni Graz: Vom Intranet zum Social Enterprise

Dass der Umstieg auf SharePoint 2013 kein normales Upgrade, sondern eine Weichenstellung der besonderen Art bedeutet, war den Projektverantwortlichen von Anfang an klar. Denn es war das erklärte Ziel, ein Intranet zu schaffen, das durch die intelligente Mischung aus Workflow- und Strukturverbesserungen, intuitiver Informationsbereitstellung und sozialen Interaktionsangeboten einen Maßstab für eine neue Kultur der Zusammenarbeit setzt. [...]

SharePoint 2010 war bei der Universität Graz schon seit längerem im Einsatz, aber eben nur in Bezug auf Teamsites für Arbeitsgruppen. Dabei wurden konkret innerhalb des Uni-Webauftritts geschützte Bereiche definiert, in denen die interne Zusammenarbeit in Projekten abgewickelt werden konnte. „Nicht mehr und nicht weniger“, wie Peter Obersteiner, Projektleiter bei der Universität Graz ergänzt: „Ohne Active Directory Einbindung und damit auch ohne intelligente Zugriffskontrolle, was dazu führte, dass wir sowohl in punkto Sicherheit als auch in punkto Usability entscheidende Abstriche machen mussten.“

Vor diesem Hintergrund gehörte es zu den Kernaufgaben des im Mai 2012 gestarteten und seit Oktober 2012 in acht Pilotgruppen ausführlich getesteten Intranet-Projekts, zunächst einmal ein eigenständiges internes Webportal mit sauberer Ablagelogik und rollen-basierter Berechtigungsstruktur (durch eine nahtlose AD-Integration) zu schaffen, die das Speichern, Verteilen und Auffinden von Inhalten auf neue Beine stellt.

Doch „Intranet“ hieß für die Uni Graz von Beginn an viel mehr als die Etablierung eines zentralen Dokumentenmanagements. Im Zuge des Projekts wurden auch die internen Abläufe der Uni (von der PC-Bestellung bis zum Urlaubsantrag) elektronisch abgebildet und als InfoPath-Formulare für alle Mitarbeiter verfügbar gemacht. Dass sie auch auffindbar und jederzeit aktuell sind, dafür sorgen eine einheitliche Beschlagwortung und eine zentrale Suche – kombiniert mit einer verteilten (aber eben nicht lokalen) Ablage, damit sichergestellt wird, dass die Formularwartung direkt in den zuständigen Bereichen passiert – also dort, wo die Kompetenz liegt.

DIE LÖSUNG
Christian Ekhart, Geschäftsführer des Microsoft Partners Icomedias, weist darauf hin, dass gerade die erweiterten Suchmöglichkeiten (Fast Search) ein wichtiges Entscheidungskriterium dafür waren, bereits im Herbst 2012 – also noch in der Betaphase des neuen SharePoint Server – auf den „2013er-Zug“ aufzuspringen: „Wir haben in diesem Projekt die ganze Suchsystematik quasi vom Kopf auf die Füße gestellt; weg von der Expertensuche – bei der man eigentlich schon im Vorfeld wissen muss, was man finden will – hin zu einem praxisnahen Finden. Mit dem entscheidenden Vorteil, dass man sehr allgemein und bereichsübergreifend beginnen und dann die Trefferliste immer weiter und intuitiv verfeinern kann, in-dem man über Formateinschränkungen, Zuordnungen, Kategorisierungen, etc. den Filter immer enger zieht. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, etwas Brauchbares zu finden, um ein Vielfaches.“

Parallel dazu ist es das visionäre Thema Social Enterprise, dem sich die Universität Graz auch in ihrer Vorreiterrolle als Bildungseinrichtung von Anfang an verschrieben hat, wie Stephan Leiter, CIO der Universität Graz, betont: „Wir müssen ja auch ein bisschen weiter und an die Mitarbeiter denken, die in Zukunft bei uns anklopfen werden. Sie werden ein Arbeitsumfeld und Kulturen der Zusammenarbeit voraus-setzen, in denen Social-Media-erprobte Werkzeuge zum Alltag gehören. Das Tolle am neuen SharePoint Server 2013 ist, dass man die Features, die man dazu braucht, quasi Out-of-the-Box bekommt.“

Wobei im Falle Social Enterprise damit eigentlich erst alles beginnt. Denn natürlich ist Herrn Leiter auch klar, dass man an dieser Stelle die klassischen Implementierungsroutinen verlassen muss, „weil es erstens mit den Features nicht getan ist und man zweitens neue Kulturen nicht verordnen kann. Aber man kann von den Strukturen und von der Plattform her die Rahmenbedingungen schaffen, dass sich diese neuen und intuitiven Formen der Zusammenarbeit entwickeln.“

Wie diese Entwicklungen konkret aussehen werden, ist offen. Das liegt in der Natur der Sache bzw. in der Natur sozialer Prozesse. Anreize für eine intensive Nutzung der neuen internen Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit, die seit Anfang März für alle 3800 Mitarbeiter der UNI Graz zugänglich ist, finden sich jedoch zur Genüge. So gibt es einen eigenen News-Sektor mit Terminen und Neuigkeiten, der von der Presseabteilung der Uni Graz direkt und automatisiert gespeist wird. Es gibt sogenannte „Frequenzbringer“ wie Speise- und Fahrpläne der öffentlichen Verkehrsmittel und einen eigenen Veranstaltungskalender, die über XML integriert werden. Es gibt einen technischen Informationsbereich über Wartungs- und Servicetermine. Es gibt Quicklinks zu wichtigen Unternehmensanwendungen der UNI Graz. Und es gibt auch so etwas wie ein schwarzes Brett als Tauschbörse für alle MitarbeiterInnen.

Entscheidend bei all diesen Dingen ist jedoch, „dass es mit dem Publizieren der Inhalte nicht getan ist, sondern eigentlich erst beginnt“, wie Stephan Leiter festhält: „Social Enterprise forciert neue Formen der Zusammenarbeit UND kollektives Lernen – was nicht nur für Bildungseinrichtungen, sondern für jedes Unternehmen spannend ist, das sich dem Thema Innovation öffnet.“ So kann man im neuen Intranet der Uni Graz nicht nur Personen, sondern auch Themen oder Bereichen folgen und damit immer wieder neue Aggregationen von Wissen erzeugen. Ähnliches leisten die LIKE-Möglichkeiten, eine Art „virtuelles Schulterklopfen“, wie Stephan Leiter es nennt, die nicht nur zur Reputation aktiver Nutzer beitragen, sondern auch dabei helfen, immer neue Bezüge und Querverbindungen herzustellen.

Ein zusätzliches Goodie gibt es mit der neuen mySite, wo jeder Mitarbeiter seine persönlichen Informationen ablegen, Dokumente und Bilder über ein spezielles, internes SkyDrive-Laufwerk teilen und sehr individuell freigeben kann. Damit soll nicht nur der Wildwuchs bei persönlichen Dokumentenablagen vereinheitlicht, sondern auch ermöglicht werden, dass man innerhalb des Uni-Intranets ganz gezielt nach Kompetenzen suchen kann.

Dass in dieser hier nur angedeuteten Vielfalt der sozialen Interaktionen ganz nebenbei auch die Grenzen zwischen Produktion und Konsumation verwischt werden, ist ein Nebeneffekt, den sich Stephan Leiter wünscht: „Es gilt, die Mitarbeiter zu Autoren im Rahmen von Enterprise Social Collaboration Lösungen zu machen; so wie diese das bereits auf Facebook, Twitter und Co. sind. Und diese Autorschaft beginnt beim Lesen und Kommentieren, das eigentlich schon wieder ein Vernetzen ist. Damit wird aus Daten, die zuvor in diversen Ablagen schlummerten, wertvolles und lebendiges Wissen.“ (pi)