Die Universität Wien hat in aufeinanderfolgenden Schritten das Matrix42 Asset Management, den Service Catalog sowie das Lizenz- und Vertragsmanagement eingeführt. Damit verfügen die IT-Verantwortlichen jetzt über eine einheitliche Arbeitsplatzverwaltung, die die verschiedenen Arten an Geräten sowie die komplexe Struktur berücksichtigt, automatisierte und standardisierte Softwareverteilung ermöglicht und einen klaren Überblick über Assets, Lizenzen und Kosten gibt. [...]
Die Größe und organisatorische Komplexität der Universität Wien stellte das Projekt vor große Herausforderungen. Neben dem Zentralen Informatikdienst sind rund 200 EDV-Beauftragte in den Fakultäten und Zentren für die IT verantwortlich. Diese müssen ihre Daten pflegen, Zugriff auf die richtigen Daten haben und über die richtigen Berechtigungen verfügen, um ihre Aufgaben erledigen zu können. Um das zu ermöglichen, mussten die umfangreichen Stammdaten – Kostenstellenstruktur, Personen, Organisationseinheiten -, auf denen die gesamte Logik des Systems – Bereitstellungen, Entscheidungen, Berechtigungen – basiert, berücksichtigt werden. Diese mussten sauber in einer granularen Hierarchiestufe importiert und verarbeitet werden, und zwar unter der Berücksichtigung, dass die Stammdaten sehr dynamisch sind und sich innerhalb kürzester Zeit ändern können.
Jetzt haben die Verantwortlichen im ZID als auch die EDV-Beauftragten einen klaren Überblick über die eingesetzten Geräte – sowohl „managed“ als auch „unmanaged“.
HOHE EFFIZIENZ
Über den Matrix42 Service Catalog, mit dem ein selbst programmiertes System abgelöst wurde, bietet der ZID den Anwendern der Universität Wien lizenzpflichtige Software an. Zuvor war Software der nutzenden Person, nicht jedoch dem Gerät zugeordnet. Um lizenzrechtlich korrekt zu arbeiten, muss aber klar sein, welche Software auf welchem Gerät installiert ist. Für „managed“-Geräte kann daher Software im Matrix42 Service Catalog per Klick bestellt werden. Nach der Genehmigung wird sie automatisch installiert. Bei „unmanaged“-Geräten erhält der Anwender eine Berechtigung, die gewünschte Anwendung vom Software-Verteilungsserver herunterzuladen. Dafür wurde eine eigene direkte Schnittstelle zu diesem Server erstellt. Die Anwender profitieren somit im managed Bereich von den Self-Service-Funktionalitäten, ohne sich um Updates, etc. kümmern zu müssen. Und zwar auch im Bereich der lizenzfreien Software, die direkt über Empirum zur Verfügung gestellt wird. Birnbacher: „TAP.DE hat ein sehr gutes Konzept für uns ausgearbeitet und für jedes Problem, das im Zuge des Projekts aufgetaucht ist, zeitnah eine Lösung gefunden. Diese Flexibilität und Kompetenz war ausschlaggebend für den Erfolg.“
MEHR ÜBERSICHT
Der genaue Überblick über Assets- und Softwarebestellungen ermöglicht den Verantwortlichen nun auch eine bessere Übersicht und Steuerungsmöglichkeiten im Lizenzmanagement. In Folge können die vielfältigen Lizenzverträge der Universität Wien auf den tatsächlichen Bedarf angepasst werden. Auch die Transparenz im Hinblick auf die Nutzung und die damit in Zusammenhang stehenden Kosten hat sich deutlich verbessert. (pi)
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