VoIP: Effizienzgewinn für bare Münze

Viele Unternehmen gibt es nicht, die auf eine so lange Geschichte zurückblicken können: Am Heumarkt im Herzen von Wien werden seit 800 Jahren Münzen geprägt. In Sachen Kommunikation gibt sich die Münzprägestätte Münze Österreich AG allerdings gar nicht traditionell, sondern setzt auf VoIP mit Swyx. [...]

Mit dem Ablauf einer vertraglichen Verpflichtung waren die Verantwortlichen der Münze Österreich AG erpicht darauf, ihre analoge Telefonanlage gegen eine moderne, IP-basierende Lösung einzutauschen. „Das alte System war proprietär und aus unserer Sicht sehr unflexibel. Insbesondere die zugehörige Servicevereinbarung hat uns stark eingeengt und außerdem hohe Kosten verursacht“, erläutert Markus Collin, Systemadministrator bei der Münze Österreich AG. IT-Abteilung und Geschäftsführung zogen deshalb am gleichen Strang und setzten auf eine zügige Modernisierung.

Im Vorfeld der Erneuerung evaluierte die Münzprägestätte die Lösungen mehrerer Hersteller. „Wir wollten wissen: Was können die einzelnen Anbieter wirklich?“, erläutert Systemadministrator Collin. Um keine Fehlentscheidung zu treffen, leistete die IT-Abteilung rund ein halbes Jahr lang massive Vorarbeit, ließ sich neue Systeme vorführen und erstellte eine Kosten-Nutzen-Analyse. Unter dem Strich fiel die Entscheidung schließlich für SwyxWare. „Die Swyx-Lösung überzeugte uns, weil das System sehr einfach von uns selbst zu warten ist und alle Features bietet, die wir benötigen“, betont Collin. Beteiligt an der Entscheidungsfindung war auch das in Bochum und Wien ansässige Distributionsunternehmen ADN.

Mit der Umsetzung vor Ort wurde das in Wien ansässige Systemhaus TOOL IT Services & Solutions GmbH beauftragt. Das 1996 gegründete Unternehmen erreichte im Jahr 2008 den Status „Swyx Gold Partner“, im Jahr 2012 erhielt TOOL IT als erfolgreichster Swyx-Partner Österreichs den „Swyx Partner Award 2012“. Für rund 210 Nutzer wurden die benötigten Sprach- und Faxkanäle freigeschaltet und auch neue Endgeräte von Swyx angeschafft. TOOL IT realisierte zudem nach den Wünschen des Kunden auch einige Speziallösungen und sorgte so dafür, dass intern problemlos Callcenter-ähnliche Aufgaben und Arbeiten erledigt werden können.

Die meisten Schreibtische zieren jetzt SwyxPhones – Tischtelefone der L-Serie von Swyx. Diese sind für ein Zusammenspiel mit anderen Swyx-Komponenten optimiert und bieten Funktionen wie etwa die Nutzung eines globalen und eines persönlichen Telefonbuchs, Namenstasten mit Anzeige des Gesprächsstatus, Anruf- und Wahlwiederholungslisten und vieles mehr. Ein Vorteil ist, dass die Geräte durch einen Ethernet-Anschluss direkt mit dem lokalen Netzwerk verbunden werden. Mit Hilfe von Plug-and-Play Technologie sind sie sofort einsatzbereit. Das ist besonders praktisch, wenn beispielsweise ein neuer Arbeitsplatz eingerichtet wird oder ein Mitarbeiter hausintern umzieht. Früher kosteten solche alltäglichen Aufgaben nicht nur mehr Zeit, sondern sie erforderten auch die teure Anreise eines Servicetechnikers. „Diese und viele andere Aufgaben erledigen wir heute völlig unproblematisch selbst“, erläutert Collin.

Aufgrund enger zeitlicher Vorgaben durch den Netzbetreiber blieb kaum Zeit für einen Parallelbetrieb des alten und des neuen Systems – zur Sicherheit erfolgte eine Mobiltelefon-Integration als Backup-Lösung. Dank der guten Vorbereitung konnten aber alle Notfallpläne in den Schubladen bleiben: „Der Umstieg klappte reibungslos“, betont Systemadministrator Markus Collin. Doch wie bewältigte die Münze Österreich AG den zügigen Wechsel hin zur neuen Telefontechnik für die Mitarbeiter? „Wir haben an einem Arbeitstag rund 40 Key-User gründlich geschult“, erläutert Collin. Diese Kollegen konnten dann ihr neues Wissen an alle Teams weitergeben. Zudem hatte jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, sich im Intranet eine Kurzanleitung und weitere Informationen anzusehen. Damit waren innerhalb weniger Tage alle Arbeitskräfte mit der neuen Swyx-Kommunikationslösung bestens vertraut.

Nach einigen Monaten Betrieb hat die Swyx-Lösung bei vielen Anwendern bereits zu einem veränderten Nutzungsverhalten geführt: Insbesondere die praktische Wählfunktionalität aus PC-Anwendungen heraus wird heute von nahezu allen Mitarbeitern genutzt. Diese Veränderungen tragen zu spürbaren Verbesserungen des Workflows bei. Einsparungen bescheren zudem die gesenkten Servicekosten und die Möglichkeit, das System selbst zu konfigurieren. (pi)