Volle Kontrolle in Einkauf und Vertrieb

Dass Business Intelligence auch bei mittelständischen Unternehmen gewinnbringend ist, beweist Expert Ziegelwanger. Der Elektro-Fachhändler spart dank eines modernen Reporting-Tools Zeit und Kosten ein. Der IT-Spezialist insideAx unterstützte mit Beratung und Umsetzung. [...]

Seit 70 Jahren bietet Expert Ziegelwanger Elektroinstallationen, Haushaltselektrogeräte, Unterhaltungselektronik, Sat-Anlagen und alle zugehörigen Serviceleistungen. Das Sortiment des Handelsunternehmens umfasst knapp 10.000 Standardprodukte, die mit Hilfe einer ERP-Software verwaltet werden. Um einen genaueren und schnelleren Überblick über die Umsätze, Kosten, Personal und Lager zu bekommen, suchte Ziegelwanger nach einem passenden Tool für das Berichtswesen. „Bisher hatten wir die relevanten Informationen aus dem ERP, der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung in Excel-Tabellen zusammengeführt, um einen monatlichen Überblick zu erhalten. Das war ziemlich umständlich und zeitaufwändig“, berichtet Geschäftsführer Alexander Ziegelwanger.

Alle Informationen auf einen Blick

Die monatlichen Auswertungen verursachten regelmäßig einen großen Aufwand. „Das Zusammenstellen der Reports aus unterschiedlichen Quellen wie Leistungsgruppenumsätze, Montagezeiten oder Kundenumsätze war mühsam und außerdem ungenau. Wir wollten daher ein Cockpit-Tool, das alle Informationen auf einen Blick darstellt, und das auf Knopfdruck“, erklärt Ziegelwanger. Die eigene EDV konnte diese Herausforderung nicht lösen, weshalb sich das Unternehmen nach einem externen Partner für die Umsetzung umsah. Durch Zufall stieß Ziegelwanger auf den Artikel einer Fachzeitschrift, in dem eine ähnliche Aufgabenstellung beschrieben wurde. „Dabei ging es um die Power BI Reporting-Lösung, die der IT-Spezialist insideAx einsetzt. Da uns der Ansatz gefiel, haben wir gleich mit dem Dienstleister Kontakt aufgenommen“, so Ziegelwanger.

Millionen an Daten im Überblick

Nach der Entscheidung für insideAx als Beratungs- und Umsetzungspartner startete die Zusammenarbeit mit ersten Gesprächen und einem Workshop. Dabei erläuterte insideAx die Möglichkeiten mit dem Power BI Tool anhand von Praxisbeispielen. Als erstes gemeinsames Projekt sollte die Vertriebsstatistik auf die neue Basis gestellt werden. „Ziel war es, auf Knopfdruck eine Auswertung pro Kostenstellenmodul, Artikel, Mitarbeiter und Region erstellen zu können, inklusive ABC-Analyse“, beschreibt Ziegelwanger die Aufgabe. Dafür mussten zuerst die Datenbanken und Quellen ausfindig gemacht und geprüft, gesäubert und gefiltert werden. Über acht Millionen Daten enthielt die bisherige Datenbank, die seit 30 Jahren im Einsatz war und keine Online-Schnittstelle besaß. Daher empfahl insideAx die Umstellung auf eine neue, moderne Datenbank. Dann ging der Dienstleister in die Umsetzung sowie die Anpassung des Power BI Tools und des Layouts. „Aufgrund der hohen Datenmenge hat sich der Rechner immer wieder aufgehängt. Nach einiger Zeit aber war die Konsolidierung abgeschlossen und wir konnten die ersten Auswertungen mit der neuen Lösung erstellen“, freut sich Ziegelwanger.

Berichte auf Knopfdruck

Das neue Business Intelligence Tool ermöglicht nicht nur wesentlich einfachere und schnellere Auswertungen. „Es zeigt auch an, welche Artikel im Verkauf gut laufen und welche wir forcieren müssen, aber auch welche einen hohen Deckungsbeitrag einspielen und lukrativ sind. Die Informationen aus der Vertriebsstatistik sind außerdem ausgesprochen nützlich für die Mitarbeitergespräche“, meint der Geschäftsführer. Ebenso hat Ziegelwanger mit den Erkenntnissen aus den Auswertungen sein Sortiment bereinigt und neu aufgestellt. Darüber hinaus fließen die Erfahrungen aus dem Projekt in die Neugestaltung des Geschäftslokals ein.

Volle Kontrolle auch im Einkauf

Nachdem sich das Auswertungs-Tool bereits nach kurzer Zeit bewährt hatte, nahm Ziegelwanger gemeinsam mit insideAx das zweite Projekt in Angriff. Dabei sollte eine Einkaufsstatistik-Lösung entwickelt werden, die sämtliche Preisinformationen der Lieferanten umfasst und mit den wöchentlichen Preisentwicklungen vergleicht. „Wir wollten ein Werkzeug, das Preisveränderungen sofort anzeigt. Bisher konnten wir solche versteckten Veränderungen nur mit hohem Aufwand oder per Zufall entdecken“, erläutert Ziegelwanger. Das Projekt war nicht nur für den Elektrohändler, sondern auch für insideAx Neuland. Zu Beginn mussten erst Schnittstellen zu den Lieferanten eingerichtet werden, um die Artikelstammdaten und Preisänderungen übertragen zu können. „Die eigentliche Herausforderung aber bestand darin, den Artikelstamm so aufzubauen, dass eine exakte Auswertung möglich ist. Das ist insideAx schließlich gelungen“, so Ziegelwanger.

Preis-Check in Echtzeit

Nun werden die vereinbarten Einkaufspreise am 1. Jänner des Jahres eingespielt und den Artikelnummern im ERP-System von Ziegelwanger zugeordnet. Über die ABC-Analyse kann man selektieren, welche Preiserhöhungen tatsächlich relevant sind. Zusätzlich lassen sich mit dem Tool die Konditionen verschiedener Lieferanten vergleichen und die preisgünstigsten Artikel anzeigen. „Wir verwenden die Lösung, um die vereinbarten Einkaufspreise regelmäßig zu überprüfen. Denn darin steckt ein enormes Einsparungspotenzial“, ist Ziegelwanger überzeugt. Das belegt auch die Praxis, denn seit Start des Kontrollsystems sind massive Sprünge der Einkaufspreise ausgeblieben. „Jetzt können wir proaktiv die Konditionen überwachen und Kosten einsparen“, zeigt sich Ziegelwanger zufrieden.

Erweiterbare Lösung

Sobald die Installation der neuen Datenbank abgeschlossen ist, werden automatisierte Auswertungen möglich sein. Dann steht noch das Einrichten des Berichtswesens und der Zugriffsrechte an. „Zukünftig wollen wir auch die Bonusvereinbarungen mit Großhändlern im System abbilden. Da die Lösung flexibel ist, können wir sie beliebig um neue Funktionen erweitern. insideAx bringt hier immer wieder neue Ideen ein“, so Ziegelwanger. So sind nach den laufenden Projekten ein Controlling-Tool für das Bestellwesen geplant, aber auch die Lageroptimierung. Zudem sind Auswertungen im Personalwesen angedacht, um auf Knopfdruck einen Überblick zu Arbeitszeiten, Krankenständen und Urlaub zu bekommen. „insideAx hat uns mit viel Erfahrung, Kompetenz und Engagement überzeugt“, meint Alexander Ziegelwanger.