Von der digitalen Personalakte zum smarten Vertragsmanagement

Case Study: RegionalMedien Austria vertraut auf die Vertragsmanagement-Software von Fabasoft. [...]

Seit Februar 2022 nutzen etwa 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Fabasoft Contracts zur Verwaltung der rund 500 Vereinbarungen der RegionalMedien Austria-Gruppe. Die DSGVO-konforme Abwicklung aller Dienstverträge über die Fabasoft Cloud App „Digitale Personalakte“ trug wesentlich zur Entscheidung bei, das gesamte Vertragsmanagement zu digitalisieren.

Im Gespräch mit Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH., geben Mag. Miriam Terner, Leitung Recht, Fuhrpark und Facility, und Andreas Graf, Recht, Fuhrpark und Facility, Einblick in das Vertragsmanagement des österreichischen Medienunternehmens und berichten über ihre Erfahrungen mit der Software.

Wie erfolgte die Vertragsverwaltung bisher und was bewog Sie zur vollständigen Digitalisierung?

GRAF: Vor Fabasoft Contracts dienten herkömmliche Netzwerk- bzw. Ordnerstrukturen zur Speicherung der Vereinbarungen unserer Gesellschaften im PDF-Format. Das stellte das Team der Rechtsabteilung durch die nicht immer einheitliche Logik, die redun-dante Ablage von Verträgen und die eingeschränkte Nachvollziehbarkeit oft vor große Herausforderungen. Auch die manuelle Terminkoordination im Outlook verursachte viel Arbeit und Fehlerpotenzial.

TERNER: Zusätzlich mussten die Verantwortlichen jede Seite der Vereinbarungen händisch paraphieren, was bei einem 30-seitigen Dokument wenig Freude bereitet. Der mangelnde Einblick in die Bundesland-Einheiten und die aufwendige Suche nach Unterlagen, Inhalten oder der aktuellen Version bei Anfragen kamen erschwerend hinzu. Das einfache, DSGVO-konforme Handling der Dienstverträge mit der „Digitalen Personalakte“ von Fabasoft in der HR-Abteilung verstärkte unseren Wunsch nach einem Dokumenten- und Vertragsmanagement-Tool. Der hohe Ressourceneinsatz überzeugte uns von der nötigen Digitalisierung.

Was waren die Anforderungen an die Vertragsmanagementsoftware und warum fiel Ihre Entscheidung auf Fabasoft Contracts?

GRAF: Eine Schlagwortsuche und die jederzeitige Nachvollziehbarkeit waren wichtige Kriterien. Dazu braucht es Künstliche Intelligenz sowie einen guten Überblick über die Vereinbarungen.

TERNER: Bei der Auswahl einer smarten Anwendung mit hohem Automatisierungsgrad zur Steigerung der Effizienz spielte eine integrierte digitale Signatur ebenfalls eine bedeutende Rolle. Die Marktbeobachtung zeigte klar, dass Fabasoft Contracts unseren Anforderungen am besten entspricht und sich zudem für die Verwendung im Rahmen von Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen eignet.

Apropos Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen: Setzen Sie Fabasoft Contracts auch dafür ein?

TERNER: Derzeit noch nicht. Geplant ist, in Fabasoft Contracts einen Vorbereitungs- und einen nur den Mitgliedern der Gremien zugänglichen, vertraulichen Bereich für unsere Aufsichtsratssitzungen, die jährliche Hauptversammlung, die Präsidiumssitzungen sowie die Vorbesprechungen einzurichten. Mit zentralen Datenräumen und dem intelligenten Berechtigungskonzept vermeiden wir den unsicheren E-Mail-Austausch und das unüberschaubare Speichern von Dokumenten auf verschiedenen Servern.

Welche Aufgaben wickeln Sie mit Fabasoft Contracts ab und wobei ist das Produkt besonders hilfreich?

GRAF: Wir verwalten rund 500 Vereinbarungen in Fabasoft Contracts. Vor der Implementierung fand eine Überarbeitung der Prozesse statt. Zur Vertragserstellung stehen jetzt von der Rechtsabteilung geprüfte Vorlagen zur Verfügung, die sofort über vorhandene Genehmigungs- und Freigabeworkflows zur Stabsstellenleitung und im Anschluss an den Vorstand zum Unterzeichnen gelangen. Bei externen Vereinbarungen leitet das System vor der Freigabe einen Prüfprozess der Rechtsabteilung ein. Nach dem Hochladen liest die Software mithilfe von KI-Technologien automatisiert relevante Parameter wie Vertragsart, Summen oder Fristen aus und stellt diese in strukturierten, individualisierbaren Listen dar. Durch die Filter- und Sortiermöglichkeiten gelingt es, Fragen in Sekundenschnelle zu beantworten oder beispielsweise jene Unternehmen zu identifizieren, mit denen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung im Sinne der DSGVO besteht.

TERNER: Den Import neuer Vereinbarungen nehmen nun jene Personen vor, welche diese mit Geschäftspartnern erstellen. Darauf haben wir etwa 40 Kolleginnen und Kollegen in internen Webinaren vorbereitet und durch „Gamification-Elemente“ schon im Vorfeld von den Vorteilen des Tools überzeugt – vor allem von den signifikant beschleunigten Abläufen. Außerdem ist die systemeigene digitale Signatur eine Erleichterung, denn damit unterschreiben Entscheidungsträger die Verträge auf Knopfdruck. Seit der Einführung konzentriert sich die Rechtsabteilung wieder auf ihre Kernkompetenzen, darunter die inhaltliche Prüfung sowie die Beratung und Unterstützung.

Welche Features stellen für Sie ein besonderes Highlight dar?

GRAF: Besonders hilfreich sind die Wiedervorlage und die Outlook-Anbindung mit Erinnerungen über E-Mails oder Push-Notifications, unter anderem bei (Neu-)Verhandlungen zu Verträgen, Rabatten oder Kündigungsoptionen.

TERNER: Die „Zeitreise“ bringt Transparenz bezüglich Version, Status und jedweden Änderungen. Dadurch erkennen wir zugleich, wenn jemand Hilfestellung benötigt. Wir sind mit Fabasoft Contracts und seinen umfangreichen Funktionen sehr zufrieden. Alle Angaben im Auswahlprozess entsprechen der Realität, daher empfehlen wir die Software weiter. Ein großes Lob geht auch an den Support für die Qualität und die Schnelligkeit des Feedbacks.

Über RegionalMedien Austria

Die RegionalMedien Austria-Gruppe besteht aus der RegionalMedien Austria AG und ihren Tochtergesellschaften sowie Kooperationspartnern in den einzelnen Bundesländern. Das unabhängige Medienunternehmen zählt österreichweit rund 800 Beschäftigte in 81 Geschäftsstellen. Laut Media-Analyse 2021 beträgt die Reichweite der 129 kostenlosen regionalen Wochenzeitungen (Auflage rund 3,5 Millionen Print-Exemplare) 41,9 %, jene der 121 Online-Ausgaben (etwa 2 Millionen Unique User) monatlich 28,6 %.

Über Fabasoft

Fabasoft zählt zu den führenden Softwareproduktunternehmen und Cloud-Dienstleistern für digitale Dokumentenlenkung sowie elektronisches Dokumenten-, Prozess- und Aktenmanagement in Europa. Zahlreiche namhafte Privatunternehmen und Organisationen der öffentlichen Hand vertrauen seit mehr als drei Jahrzehnten auf die Qualität und Erfahrung von Fabasoft.

Über Fabasoft Contracts

Das cloudbasierte Standardprodukt Fabasoft Contracts ermöglicht die effiziente Erstellung, Digitalisierung und Verwaltung von Vertragsdokumenten über den gesamten Lebenszyklus. Neben der systemeigenen fortgeschrittenen elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der Europäischen Union stellen auch die intelligente, semantische Volltextsuche, individuelle Workflows und das integrierte Fristenmanagement mit automatisierter Erinnerungsfunktion hilfreiche Kernfunktionen der Vertragsmanagement-Software dar.